網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理安全問題及對策措施

摘 要：當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展及其廣泛應(yīng)用，在為人們工作生活帶來便利的同時，也給個人或企業(yè)的信息安全帶來了一定的影響，而檔案管理這一工作也同樣受到了較大的影響。信息化的檔案管理模式提高了工作效率，但是其中也存在相應(yīng)的安全隱患，相關(guān)檔案管理部門若想保障檔案信息資料的安全性，就要明確網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特征，并根據(jù)信息化檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出有針對性的解決對策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代;檔案管理安全問題;對策措施

近幾年，我國計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展極為迅猛，推動著整個社會邁入了互聯(lián)網(wǎng)的時代，而計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也變得更加廣泛，并對各行各業(yè)造成了極大的影響，其中也包括檔案管理這一行業(yè)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息資料的數(shù)據(jù)化管理，讓整個檔案工作的效率得以提升，與此同時，網(wǎng)絡(luò)安全也成為影響檔案管理的重要因素，這樣需要相關(guān)部門予以重視。

1 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理的安全問題

1.1 互聯(lián)網(wǎng)時代帶來的安全問題

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代下，互聯(lián)網(wǎng)的開放性為人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活提供了充足的資源，但是也帶來了一定的信息安全問題。在信息化的檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)本身的開放性會降低電子檔案的傳輸安全，數(shù)據(jù)化的檔案信息容易被有心人修改或者竊取，而且相關(guān)惡意軟件以及黑客也會抓住其中的漏洞，對電子檔案信息資料進(jìn)行攻擊或惡意讀取，導(dǎo)致檔案信息受到損毀，影響檔案的完整性以及真實(shí)性[1]。另外，相關(guān)管理人員在對檔案進(jìn)行收集與整理時，通過都會應(yīng)用到現(xiàn)代化的技術(shù)手段，比如MSN、QQ等相關(guān)軟件，這些能夠起到傳輸作用的技術(shù)手段雖然具有加密認(rèn)證的效用，但是其加密認(rèn)證的級別比較低，對于技術(shù)水平比較高的黑客而言，很容易獲取到這些檔案信息，從而影響到檔案管理的安全性。

1.2 檔案備份保存制度缺乏完善性

雖然說，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息時代推動著檔案管理朝向信息化方向發(fā)展，而且各檔案管理單位部門也在積極開展信息化建設(shè)，但是，多數(shù)檔案管理單位在重要檔案資料的保存制度上還存在著一定的問題，在部分檔案管理單位中，并沒有設(shè)立重要檔案數(shù)據(jù)資料的備份制度，若是相關(guān)重要檔案資料被損壞，則會影響到整個檔案管理工作的高效性。比如，當(dāng)計算機(jī)發(fā)生病毒或者黑客入侵的現(xiàn)象時，計算機(jī)中的重要檔案文件資料就會受到攻擊，進(jìn)而出現(xiàn)損壞、丟失的情況;若是相關(guān)檔案管理者在進(jìn)行計算機(jī)操作的過程中存在失誤，也會有較大可能造成檔案數(shù)據(jù)的損毀，一旦沒有備份，這些重要的檔案資料將難以恢復(fù)如初，這樣就會給整個檔案管理工作帶來較大的損失。

1.3 檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)性

當(dāng)前，多數(shù)檔案管理單位部門的相關(guān)工作人員都存在專業(yè)性不足的問題，如缺少豐富的檔案管理理論知識，計算機(jī)操作水平不高等。這些工作人員在以往的檔案管理工作中能夠滿足相關(guān)用人需求，但是在現(xiàn)代的檔案管理工作中卻難以起到積極的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理工作規(guī)模及范圍的擴(kuò)大，及其工作內(nèi)容的不斷豐富，都對檔案管理人員的能力水平提出了更高的要求，在這種情況下，原本專業(yè)性較低的檔案管理人員將無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作難以順利開展[2]。

2 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理安全問題解決的有效措施

2.1 合理完善檔案管理制度

相關(guān)單位若想在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代下，提高檔案管理工作的安全性，首先就要對原有的檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)的完善，結(jié)合庫房管理、檔案借閱等多個方面的具體情況，詳細(xì)的制定相關(guān)管理制度，并以此對檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)致劃分，同時也要加大檔案管理制度的落實(shí)力度;其次，相關(guān)單位還要結(jié)合自身的實(shí)際情況，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，制定出合理的檔案安全管理機(jī)制，確保這一安全管理機(jī)制與信息化檔案管理模式相匹配，以此減少檔案管理工作中存在的安全漏洞，提高檔案管理的安全性;最后，相關(guān)單位在開展檔案管理服務(wù)工作的過程中，需要對各類原始檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的收集以及積累。同時還要將現(xiàn)代化的辦公條件有效應(yīng)用其中，并嚴(yán)格遵循電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行檔案目錄的輸入工作，保證檔案資料的集中性，提高檔案管理工作的規(guī)范性。而且還要在檔案管理過程中加強(qiáng)安全防范。

2.2 做好檔案信息的保密工作

相關(guān)單位要保證不將一些重要且不可以公開的檔案信息資料上傳到網(wǎng)絡(luò)中，比如，不能公開的少數(shù)人事檔案以及科研檔案，在管理保存這些檔案時，要做到不上網(wǎng)，以此確保相關(guān)重要檔案信息的安全性。另外，在檔案管理工作中會遇到電子檔案丟失或者損壞的情況，相關(guān)單位可以針對這一情況，利用信息技術(shù)建立電子檔案的后備系統(tǒng)，同時還要在這一系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的加密認(rèn)證，并提高級別，借此實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效備份[3]。一旦出現(xiàn)意外情況，相關(guān)管理人員就能夠啟動備份系統(tǒng)，將其中檔案備份提取出來以供使用，這樣不僅能夠提高檔案管理的安全性，還能夠保證檔案信息資料的完整性及真實(shí)性，避免檔案信息被修改。此外，相關(guān)單位還要加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，可以通過應(yīng)用防火墻技術(shù)或者安裝殺毒軟件，并且還要經(jīng)常對其進(jìn)行升級，以此保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，避免受到病毒及黑客的侵?jǐn)_。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)性

互聯(lián)網(wǎng)時代下，文檔一體化以及辦公自動化逐漸成為檔案管理的發(fā)展趨勢，在這一發(fā)展過程中，檔案管理對于工作人員的要求也變得更高?；诖?，相關(guān)單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，借助培訓(xùn)提高檔案管理人員的安全管理意識，同時還要在培訓(xùn)內(nèi)容中增加現(xiàn)代檔案管理知識以及相關(guān)技能，以此提升管理人員的專業(yè)知識水平及計算機(jī)操作能力，促使其現(xiàn)代化的檔案管理水平得以提高，這樣也更有利于開展檔案管理工作，而且其安全管理意識的提升，也會為檔案安全管理工作提供保障。

3 總結(jié)

通過上述分析，網(wǎng)絡(luò)時代對檔案管理工作的影響比較大，它在為檔案管理工作提供發(fā)展機(jī)遇的同時，也給檔案管理帶來了一定的安全影響，相關(guān)檔案管理部門若想做好這一工作，就要加強(qiáng)對信息化檔案管理安全的重視，通過應(yīng)用防火墻技術(shù)、殺毒軟件等方式提高檔案管理的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]馮晶.網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理安全問題及對策措施[J].河北水利，2016（10）：43-43.

[2]董中印.網(wǎng)絡(luò)時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策[J].通化師范學(xué)院學(xué)報，2015，36（2）：140-142.

[3]梁嬌.淺談網(wǎng)絡(luò)信息時代的檔案管理[J].中國科技投資，2014（1）：443-443.

作者簡介

韓放（1980-），女，漢族，遼寧省黑山人，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古師范大學(xué)，檔案館員，研究方向：檔案管理。