事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

劉燕

摘 要：隨著事業單位改革的不斷深入，對檔案管理提出了更高的要求，檔案管理在事業單位的經濟發展中有決定性作用。事業單位人事檔案中記錄了事業單位中的每個員工的基本信息，包括其所從事的專業，工作經歷，個人榮譽等基礎信息，為事業單位評價員工業績提供了有力依據，也對事業單位員工的成長有重要引導作用。可以說，事業單位人事檔案管理貫穿于員工的職業生涯，對人事檔案進行集中整理，保管能夠要求企業的人力資源配置，保證企業的正常運行。事業單位在人事檔案管理中出現了一些問題，阻礙了事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;對策

事業單位的檔案管理工作是國家文獻信息管理工作重要的組成部分，對于整個社會的發展都具有十分重要的作用。因為我國事業單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛等諸多的方面，參與了部分社會事務的管理活動。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據。提高事業單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業單位在工作中更合理地利用相應的信息資源，從而促進事業單位的健康發展。

1 事業單位檔案管理工作的重要作用和意義

1）檔案管理工作的作用。（1）事業單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業單位所有活動最真實、最可靠的數據情況。這些數據能夠為事業單位進一步發展規劃提供數據參考，這樣能保證事業單位制定出最符合本單位發展實況的規劃決策。（2）事業單位的檔案具有借鑒依據的作用。檔案與其他文獻最大的差異就是檔案比其他文獻更客觀，更具有公正性，同時還具有一定的法律效力。因為檔案形成的過程十分公正、客觀，具有較大的權威性和說服力，因此可以作為借鑒依據。

2）檔案管理工作的意義。事業單位的檔案詳細、真實地記錄了單位發展的歷程以及取得的各項優秀成果，因此，根據檔案能夠準確衡量事業單位發展的真實水平，同時還可以根據這些數據，綜合評析該單位的發展潛力，從而科學制定出發展規劃。這樣一來，就能為該單位未來的發展贏得更廣闊的市場空間，從而促進事業單位健康、有序發展。因此，加強事業單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

1）部分事業單位不重視人事檔案管理。目前來看，部分事業單位沒有認識到檔案管理的重要性，管理效率也比較低。對于事業單位來說，該工作是基礎工作，能夠為事業單位評選優秀員工，員工升職提供最佳科學的依據。從其工作內容來看，主要是將企業中工作的各個人員的個人檔案集中管理，根據員工在企業的職位分類管理。保證個人信息的完整性，在保存過程中，要減少信息泄露，信息損壞等情況，并且還要完善數據庫，及時更新數據信息，提供最新的員工信息。多數事業單位對該工作沒有正確的認識，放松了管理力度，導致檔案管理工作效率低。

2）負責檔案管理的人員素質低。部分事業單位運用沒有專業管理能力的人員進行管理，也沒有結合實際情況調整管理措施。沒有從根本上認識到事業單位人事檔案管理的性質，忽略了該工作連續性高的特征，降低了對管理人員的要求。而且多數管理人員是從其他單位臨時調劑過來的，沒有管理經驗。部分管理人員任意刪減檔案信息，導致信息缺失，不利于事業單位的長期發展。再一個是市場競爭的影響，部分企業單位減少了檔案管理這方面的資金投入，導致檔案管理人員跳槽，阻礙了企業發展的步伐。

3）人事檔案管理過程中沒有運用現代技術。雖然部分事業單位重視人事檔案管理工作，但是管理技術比較差，沒有利用大數據技術以及其他先進的管理技術，管理效率低，資源整合效率低，不利于實現人力資源的合理配置。從檔案的保存模式來看，還有部分事業單位運用紙質材料保存，不利于及時更改信息，也沒有統一的數據庫。影響事業單位評優，職位人員選擇，不利于事業單位優質資源的合理配置，沒有發揮檔案管理的重要作用。

3 事業單位檔案管理工作中存在問題的解決對策

1）提升管理者的管理觀念。針對目前我國部分事業單位管理者對檔案管理工作重要性缺乏正確的認知，管理觀念較為淡薄的問題，應加強宣傳教育，提高相關管理者的思想認識，促使他們認識到檔案管理工作的重要作用和意義，從而重視單位的檔案管理工作，制定出完善的檔案管理工作制度，并將制度落到實處。同時，積極引進先進的檔案管理技術，并采用培訓教育的方式提高檔案管理人員的綜合素質和能力。最后，還要重視檔案保管的安全性，只有這樣，才能做好單位的檔案管理工作，提高工作的效率。

2）加強對檔案管理工作人員的培訓。目前來看，部分事業單位檔案管理人員缺乏專業的管理能力，對于這種情況，事業單位應該加強對檔案管理工作人員的培訓，根據管理人員的特征選擇合適的培訓內容，提高他們的管理能力。培訓模式可以是多樣化的，如專家講座，知識競賽等。其次，事業單位還要完善考核體系，針對檔案管理人員的基礎知識掌握情況以及專業技能進行綜合性評測，設置崗位競爭制度，優勝劣汰，通過加劇內部競爭調動員工的工作積極性，還要將其成績與工資建立聯系，完善薪酬制度。

3）制定完善的檔案管理制度。在事業單位檔案管理工作中，核心的工作內容就是收集、整理檔案資料，并建檔保存。只有科學制定檔案管理工作的制度，合理分配檔案管理的權限，采用統一化的管理方法，才能提高單位檔案管理工作的效率，同時降低管理工作的成本。為此，相關事業單位應根據本單位檔案管理工作的實際情況，不斷調整、完善檔案管理工作的制度，使單位的檔案管理制度更加科學、合理，從而確保各項工作的可控性，促使檔案管理工作更適應單位的發展需求。在實際制定中，相關單位首先要科學制定用人制度，同時合理制定獎罰制度，只有這樣才能充分調動檔案管理工作人員工作的積極性，提高檔案管理工作的效率。

4）積極引進先進的檔案管理技術。事業單位要想提高檔案管理工作的效率，還必須積極引進先進的檔案管理技術。首先，相關事業單位應加強自身檔案管理基礎設施建設，先從物質層面為檔案管理部門提供專門的辦公室和閱覽室，并為其安裝必要的檔案管理器具，同時做好防火、防水和防盜的措施。其次，加強單位檔案管理信息化的建設。為此，相關事業單位應加大資金投入，積極采購信息化建設的基礎設施，同時充分利用信息化環境打造出多元化的檔案信息管理平臺，以此提高單位檔案管理工作的效率。

5）建立統一的數據庫。事業單位要將人事檔案信息放入特定的數據庫中。人事檔案管理單位要發揮其工作的作用，充分運用大數據以及其他信息技術對人事檔案信息進行統一整理，及時更新數據庫，事業單位調動員工資料提供詳細的數據庫。此外，事業單位各個部門也要建立聯系，做好信息更改的記錄，共同監督檔案管理工作。

4 結束語

綜上所述，事業單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據，對該單位今后各項工作的開展具有指導價值，同時，還能促進該單位的健康、有序發展。因此，事業單位管理人員必須轉變思想認識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發揮出應有的作用。

參考文獻

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