對電算化會計檔案管理的探索

郭峰

摘 要：電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有參考和查證作用。隨著計算機信息技術的飛速發展，會計電算化已逐步普及。目前已有許多單位用計算機取代了傳統的手工會計核算工作，實現了會計電算化，從而產生了大量的電算化會計檔案。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證，是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證，是電算化會計信息系統正常運行的保證。

關鍵詞：電算化;會計檔案

1 電算化會計檔案的特點

1）電算化會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案特性，而且還包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。這就使會計電算化檔案存儲的范圍和領域極大地擴大了。

2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。電算化會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

3）電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質質量、存放庫房環境等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

4）會計工作實行電算化的時間越長，產生的電算化會計檔案與后續產生的財務軟件版本數就越多，這就要求電算化會計檔案就更需要科學地管理。管理電算化會計檔案就要求要既懂計算機技術又懂財會專業知識的人才。隨著會計電算化的普及，傳統會計檔案管理的方法受到很大沖擊，過去是手工記賬，檔案利用率不是太高。實行會計電算化以后，檔案的利用率大大提高，會計檔案的管理、利用也可以借助計算機來實現。

2 電算化會計檔案管理應注意的問題

傳統會計檔案管理應該注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

1）電算化會計檔案的原始性界定問題。傳統會計檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據可言。因此，認定電算化會計檔案的原始性，是保證其憑證作用的關鍵。電算化會計檔案的易更改性和信息與特定載體的易分離性，使電算化會計檔案的形式或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電算化會計檔案是否與原來一樣，存在著認定上的困難。因此，科學界認定電算化會計檔案的原始性是會計檔案研究領域的新課題。

2）電算化會計檔案有受質量、濕度溫度、磁場等因素的影響較大，易受損壞的特點。在管理時應注意如下問題：一是在選用存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質;二是對于存放存儲介質上的會計檔案應標注保護字樣，要想辦法將其存放在防潮、放熱、防塵、防磁的場所;三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次最好復制雙份存放在不同的地點;四是可以對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換;五是應設法對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3）由于電算化會計檔案有易修改且不留痕跡這一問題。在進行管理時應注意如下兩個方面：一是可以對硬盤上的會計檔案，設立相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。而目前常用的安全保密措施有：用戶識別控制、操作日志管理、數據存取權限限制等;二是對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份，分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。

4）電算化會計檔案引發的法律效力問題。由于電算化會計檔案的原始性界定困難，也引起人們對電算化會計檔案的法律憑證作用產生懷疑，電算化會計檔案的法律效力的確立，需要解決兩個基本問題，首先要關注和利用先進技術，真正攻克電算化會計檔案原始性的界定關，這是解決電算化會計檔案法律效力問題的基礎;另外還要加強電算化會計立法工作，從法律上明確電算化檔案的憑證作用。

5）電算化會計檔案面臨的安全問題。在電算化會計檔案工作中，尤其要注意電算化會計檔案的物理生命與信息生命的保護。對電算化會計檔案信息生命的保護可以采取以下四個措施：一是保證電算化會計檔案的長期可讀性;二是預防計算機病毒;三是控制網絡中的電算化會計檔案系統的安全;四是備份處理，異處保存。

3 加強對電算化會計檔案的保管和利用

對會計電算化檔案的保管是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。例如，存有會計數據的磁性介質，與源程序有關的文件資料等。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計資料的范圍、存貯方式、存放環境、借閱會計檔案等都有相應的管理制度。

1）確定管理范圍。電算化會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務分析、開發設計說明書，以及源代碼文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。

2）制定管理措施。與手工方式一致，電算化方式生成的證件，賬目報表等會計檔案，應按照規定立卷歸檔保管。其保存期間應按照有關會計檔案管理辦法中的所列保存期限進行管理。而會計相關職能部門應該緊密配合，確認合法的會計檔案內容，制定嚴格管理措施。

3）電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度，把計算機系統中所有會計數據備份，存儲到磁性介質或光盤上，從而形成了脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

4）電算化會計檔案的管理與保存方面。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，并將原程序與數據盤分別存放，以做到安全保密。

5）要注意電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，所調閱的會計檔案一般可能會有三種情況供參考：一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將你所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可;二是所調閱的會計檔案的版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。

總之，規范管理、科學使用、維護計算機管理系統，做好電算化會計檔案的保管工作，才能做好單位內部信息資源的共享，充分發揮會計電算化的快捷、方便特點，有機地將會計核算、系統安全有效長期運行結合起來，使財會人員真正擺脫繁瑣、單調、機械的手工操作，達到會計工作電算化、效率化、制度化、規范化。