淺談養老保險檔案的規范化管理

李海艷

摘 要：在社會經濟及人們生活水平不斷提升的時代背景下，我們國家的社會保障系統也獲得了空前的發展，進一步促進了社會和諧穩定發展。當前在我國的社會保障體系中涉及農村養老保險及社會養老保險兩類，前者主要的服務對象是農村非城鎮戶籍的居民，自我保障為主，集體調劑為輔的養老保險制度，后者則是為解決勞動者在達到國家規定的解除勞動義務后維持基本生活而建立的社會保險制度。在這些保障體系的落實中，需要對居民的檔案進行有效管理，因此，為了有效維護好居民的合法權益，就需要對其檔案管理進行優化與改善。

關鍵詞：農村養老保險;社會養老保險;檔案管理;規范化

自古以來，社會保障體系的建設深刻影響著國家的和諧穩定及長治久安，加強對社會保障體系的優化建設，不僅能夠有效維護公民的合法權益，而且也有利于國家穩定發展。目前我國的社會保障系統有農村養老保險及社會養老保險，由于其針對的受眾群體不一樣，因此在其保障原則、具體措施等方面均會有較大差異性。但是兩者均會面臨檔案管理這一問題，檔案管理中的各類數據及信息能夠為保障措施的執行有著很強的支持作用。基于此，就需要加強對其檔案管理工作的研究與規范化，從而最終使得上述兩種社會保障服務內容得以科學合理的繼續開展下去。

1 農村養老保險檔案管理的特點及現狀

1）農村養老保險檔案管理的特點。我們國家是一個農業大國，很大一部分居民分布在農村地區，其也就成為農村養老保險業務的服務對象。同時由于農村地區的經濟發展相對落后，所以社會保障體系的有效落實能夠積極促進農村地區發展的和諧穩定，也能切實維護農民的合法權益。其次，在農村地區，人們的文化水平以及法律意識均較為薄弱，這也就使得在農村開展各類養老保險業務活動時會面臨較多現實問題。同時，農村地區的參保人員及內向是相對比較復雜的，從而給檔案管理工作帶來一定的困難及挑戰。最后，農村地區的人員流動性是比較強的，尤其是近些年來隨著務工人員的持續性增大，均給農村地區養老保險業務的檔案管理造成困擾。因此加強農村養老保險的檔案管理，使得農民在以后的養老問題上能夠做到有據可依。

2）農村養老保險檔案管理的現狀。在走訪調查后發現，農村養老保險的檔案管理工作面臨的問題有：（1）資金不足：農村養老保險進行檔案管理時，所產生的費用均是有縣級政府來提供的，這就給當地的財政造成一定的壓力，尤其是對于一些比較欠發達的地區來說，政府提供的檔案管理資金遠遠跟不上實際需要。（2）材料收集不齊全：在農村地區的養老保險檔案記錄過程中，沒有統一的管理標準，并且在進行記錄方面存在一些明顯的錯誤及漏洞，進而在農民維護自身權益時出現一些困難，最終就使得群眾對養老保險的信任度逐漸降低。（3）缺乏專業的檔案管理人員：事實上，檔案管理工作也是一項知識性的工作，只有對其進行系統學習與熟練的操作之后才能完成系列工作。但是很多農村地區的養老保險檔案管理均是由鄉鎮的文秘人員完成，沒有進行系統專業化的學習，必然就會在檔案管理工作中出現錯誤。

2 社會養老保險檔案管理的特點及現狀

1）社會養老保險檔案管理的特點。首先，在社會養老保險中，其養老金的組成結構與農村養老保險金的組成是不一樣的，社會養老保險是由社會統籌基金支付的基礎養老金和個人賬戶養老金所組成的。其在我們國家的社會保障制度中處于重要地位，也是社會保險五大險種中最重要的險種之一。其次，社會養老保險金的主要服務對象是城鎮居民為主，是為了解決勞動者在達到國家規定的解除勞動義務的勞動年齡界限，或者因為年老喪失勞動力退出勞動崗位后的基本生活所建立的一種社會保障制度。由于社會養老保險的結構組成及受益群體與農村養老保險不一致，所以其在檔案管理中的特點也就不盡相同。

2）社會養老保險檔案管理的現狀。在社會養老保險的檔案管理中，主要存在問題有以下幾方面：（1）檔案管理意識不高：相關的調查數據表明，社會養老保險的參保人員的比率在持續性上升，但是隨著而來的檔案管理問題也是百出，在實證調查中發現，相關的保險業務部門只是重視保險業務的經辦工作，而對于檔案管理的意識相對較低。（2）檔案分類工作較差：由于在檔案管理的過程中未能及時對其進行有效的分類管理工作，因此在使用的時候，出現明顯的混亂現象，對于所需要的檔案不能夠及時調用，進而使得工作決策中缺少檔案內容的參考，最終造成參保人員的利益受損。（3）沒有形成規范的檔案管理辦法：由于管理辦法不規范，再加之工作人員的檔案管理意識淡薄，導致很多資源和時間方面的巨大浪費，影響整個保險業務處理效率。

3 如何促進養老保險檔案的規范化管理

1）提高檔案管理意識，投入保障。意識決定行為結果，所以為了加強養老保險檔案管理的規范化，就必須提升檔案管理工作人員及相關部門的檔案管理意識。在具體實施的過程中，可以利用一些實際案例，對檔案管理的從業人員進行教育，同時在實際工作中，要將養老保險業務的經辦人員責任進行落實，每一個保險業務內容均要記錄其經辦人，從而可以提升工作人員的檔案管理意識，最終也就能夠保障參保人員的自身利益不被損害。

此外，所有檔案管理工作的切實開展，均需要一定的資金作為保障，因此各級黨委、政府要投入一定比例的資金支持保險檔案的管理。一方面要積極從各高校、人才市場引進專業的檔案管理人員;另外一方面，要定期對檔案管理人員的業務水平進行培訓與提升。

2）構件檔案管理機制，提供服務水平。任何一項工作的順利開展，均需要參照一定的規范程序，從而能夠有據可依，有參照的標準及流程。因此，為了積極促進養老保險檔案的管理，要必須建立科學完善的檔案管理工作機制，并且要從居民參保人員的切身利益角度出發，對檔案管理工作中的各項細節及要求進行明確規定。同時，在該機制中還應該有監督管理辦法，從而督促檔案管理人員能夠認真開展工作，并且也能出現錯誤后及時被糾正。

3）積極推進養老保險檔案的信息化管理。在計算機技術及信息化技術不斷向前發展的社會背景下，對于養老保險的檔案管理工作來說，也應當積極與這些新型技術進行融合創新發展。因為在調查發現，一些地區在對檔案進行記錄及分類時依然材料手工的形式，不僅使得檔案在使用時不容易查找出來，而且隨著時間的推移，很多紙質內容上面的信息會有磨損。因此，加強養老保險檔案管理的信息化建設，確保其管理質量和效率的提高，使其與時代發展的要求相契合，更好的推動養老保險檔案的良性發展，最終為我們國家的養老保險事業發展奠定堅實基礎。

4）加強養老保險檔案的合理分類。對于養老保險的檔案資料來說，在查詢和使用的時候，均要按照其參保人員的各類信息即標準條件等進行分類管理，這樣一來，不僅能夠快速提升信息查詢的效率和準確度，同時也有利于檔案管理的監督工作。在檔案管理流程的監督及檔案分類工作齊頭并進的趨勢下，更能夠保證所有檔案管理的規范性和有序化。與此同時，在實際管理過程中，還應當根據本地區的社會經濟狀況，對其分類整理的技術和管理機制進行不斷優化與創新。

5）統一標準，加強各部門間的密切合作。在實際中要做到統一標準，以便借助網絡與其他相關部門實現自己的社會保險檔案數據共享。同時加強軟件開發，建立自己的檔案管理信息系統，由上級部門統一組織管理，在使用功能和標準上與上級部門協調一致。進而實現檔案的自動編目和自動檢索，必要時可以快速查詢統計出自己所需要的檔案信息。

4 結束語

本文對農村養老保險及社會養老保險的檔案管理特點及現狀進行分析的基礎上，對當前我們國家在養老保險檔案管理的規范化措施進行論述，加強對檔案管理的研究，能夠促進我國社會保障系統的穩定與發展。

參考文獻

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