試析職業院校檔案管理服務職能及其有效發揮

趙淑威

摘 要：本文將從職業院校中檔案管理服務職能方面所存有的問題予以著手剖析，進而探究怎樣才能更具成效的施展其職能效用，以供各位參考。

關鍵詞：職業院校;檔案管理;服務職能;有效發揮

對于現階段的職業院校來講，檔案管理工作不僅對于檔案的原始記錄具有非常重大的意義，還可以為教學管理工作提供其所需要的相關內容跟數據，以提升其工作效率。因此，職業院校有必要切實有效的落實好檔案管理工作，并且注重提升其工作成效，從而充分施展其服務職能所具有的各種效用。

1 現階段職業院校在檔案管理服務職能方面所存有的問題

由于職業院校的管理始終運用在各職業院校之中，不僅歷史悠久，而且也普遍地運用于之教學管理、教學服務理念、相關制度的構建以及科學研究等方面。但是其工作運用成效等方面依舊存有不足。因此，我們有必要對其存有的問題予以剖析，從而提升檔案管理服務職能的效用與水準。

1.1 檔案管理了解不到位

其一，不少職業院校皆將教學工作作為其重點，而對檔案管理工作未能給予足夠的重視。其二，對于絕大部分的職業院校來講，其檔案管理服務通常僅僅供應簡單的檔案查詢、檔案保管服務。這不僅會忽略了檔案信息所具有的價值，也會致使其工作內容、服務模式過于的單一，從而不能最大程度上對它加以充分的運用以及發揮效用，進而不能滿足現如今教學管理工作的相應需求，繼而致使檔案管理服務職能的發展過于緩慢以及職業院校對于檔案管理的了解、認知不夠到位。

1.2 檔案管理服務職能在收集以及應用方面所具有的問題

不少職業院校存有耗費大量時間、精力來進行檔案采集跟整理的現象，但是實際的檔案信息的運用率確實與時間成本的付出是不成正比的。此種問題與現象的出現，主要是由于未能對常用檔案以及非常用檔案之間的重要性予以充分的劃分。同時信息收集的單一化，也不能很好為的查詢服務提供更為精細化的數據支持，從而在一定程度上的也不利于檔案管理服務職能效用的進一步擴展。

1.3 檔案管理手段不合乎現階段需求

在現如今信息化的互聯網時代中，依舊有病不少的職業院校在其檔案管理服務方面運用著較為傳統的人工管理、人工服務方式又或是較為基礎的人工計算機數據查詢等，此些方式不僅工作效率較低，而且還不能為需求者更為精準快速、高效的匹配到其所需要的相關檔案信息。由此我們可以窺見自動化、智能化以及大數據等科學技術可以充分的運用其中，進而有助于提升檔案管理服務職能的工作效率、品質跟質量[1]。

1.4 檔案服務職能方面的運用率較低

運用率低的主要原因在于職業院校之中的檔案管理服務方式過于的單一化以及在對檔案了解不充分的前提下未能對檔案信息進行有效的歸整。

比如傳統且單一的人工柜臺或是部門管理，不但服務能力有限，而且溝通交流中所存有的表述不清或是理解差異，還會致使需求者所匹配到的信息不合乎自身的需要，進而致使檔案管理職能方面運用成效較低。

再比如，運用率常年在10%以內的財會類信息，跟運用率較高的教學類檔案以及學生檔案信息等，應當優先將后者錄入智能化的大數據信息庫中。之后再結合信息化時代的科學技術開拓服務渠道來有效改善服務職能運用率較低的問題。

2 提升職業院校檔案管理成效的有效策略

2.1 完備平臺提高成效

若想更好的發揮職業院校中檔案管理服務職能的效用，可以通過建立健全以及完備職業院校所構建的檔案管理網絡平臺來予以實現。比如，可以在其中增設些許譬如“online檔案館”、開通微信公眾號、微博以及論壇等網絡平臺的服務方式，進而給在校師生實時供應優質化的線上檔案服務。對于職業院校而言，應當先對本校中的檔案實施評估，之后再依據各不相同的特性來運用具有針對性的預警體系。對于那些有可能會產生的故障跟問題而言，需要實施相應的預防跟總結再給予相應的應對措施，從而為查詢者供應切實充足的服務保障。同時，信息化互聯網時代下的計算機網絡方面通信技術的運用不僅可以有效的提升檔案搜索以及分類工作的效率，還有助于提升職業院校在檔案管理服務職能方面的服務效率。

2.2 創新服務方式

信息化互聯網時代中，隨著網絡技術的迅猛發展，在對各個行業、領域構成影響的同時，對于各職業院校中的檔案管理服務而言亦是如此。對此，職業院校之中的檔案管理部門可以通過信用這豐富的信息資源，在確保傳統查詢基礎的同時來不斷地豐富、開拓自身服務的形式多樣化，比如運用自動化、智能化等現代化形式對需求者的問題予以處理，進而提升雙方的工作效率以及自身的服務質量。此外，檔案展覽活動、查詢流程活動等不僅能夠令需求者更為詳盡的了解其實施服務的流程，還有助于了解更多的服務渠道來滿足自身多樣化的檔案服務需求。

2.3完備檔案構架

對于職業院校來講，檔案與運用率的提升有助于更大程度上的施展檔案信息所具有的價值，這對于確保檔案類型齊備、結構完整等方面具有一定的重要意義[2]。針對此方面問題，我們可以對其資源結構實施一定的調整。比如明了資源收集方面的工作要點，并從工作要點予以著手，進而對管理服務人員進行強化管理。如此一來，整個檔案管理服務工作的成效就會獲得宏觀上的提升，最終有助于給需求者更應更加優質化的檔案管理服務。同時也有助于檔案管理服務職能更加充分的施展其所具有的效用。

2.4 加強各方面之間的溝通跟交流

就職業院校之中的檔案管理工作來講，此工作、服務是面向需求者進行的。所以，雙方之間的交流、溝通就顯得十分重要。唯有溝通到位且充分了解、掌握需求者的各項需求之后，方能夠依據實施需求對于自身工作進行反復調整，在改變檔案種類以及相關服務模式的同時，充分施展自身效用，進而為需求者提供更具品質的服務。

3 結語

綜上所述，職業院校在自身發展的同時，也為其中的檔案管理服務帶來了發展機遇跟挑戰。對此，工作人員更應當清晰的認知到自身的服務職能，更加充分的施展其職務作用，從而對檔案資源價值予以更加充分的開發，對服務手段進行改進，增強跟需求者之間的溝通等措施來提升其服務職能以及工作成效，進而給予需求者更為效率化的優質服務。

參考文獻

[1]常江.發揮職業院校檔案管理工作服務職能的有效途徑[J].長江叢刊，2018，（30）：252.

[2]沈麗瓊.職業院校檔案管理服務職能及有效發揮[J].辦公室業務，2018，（12）：162.