檔案數字化建設對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法

張慧

摘 要：高職院校的檔案記錄了院校的發展歷史，還能為高職院校的發展與規劃提供重要的依據，檔案管理工作在高職院校的發展與管理當中十分重要。隨著網絡技術、信息技術、大數據技術等的發展與運用，高職院校的檔案管理工作也在不斷地創新發展，逐漸的向智能化、數字化、信息化方向發展。通過將信息數字化技術科學合理的運用到檔案管理工作中，提高了檔案管理的水平和效率，促使檔案管理工作發揮更大的價值作用。本文主要分析了檔案數字化建設對提高高職院校檔案管理工作效率的意義，探討和分析高職院校檔案數字化建設的途徑，希望對高職院校檔案管理數字化、信息化、高效化發展有所幫助。

關鍵詞：數字化建設;高職院校;檔案管理工作;意義;途徑

檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成部分，高職院校在發展與管理中需要重視做好檔案管理工作。隨著信息技術的推廣與應用，高職院校也在推進檔案管理的數字化、信息化建設，通過這樣的方法提高檔案管理工作的水平和工作的效率，從而為高職院校的發展與規劃提供更加全面的、更加準確的信息和數據依據，促使發展與規劃更加的科學合理。通過強化檔案管理工作數字化建設，促使檔案管理工作不斷的發揮價值作用，更好地為高職院校的發展與管理服務。

1 檔案數字化建設對提高高職院校檔案管理工作效率的意義

1.1 促使檔案管理工作更好地滿足時代發展需求

隨著經濟發展與社會的變革，市場中對于實用性、綜合性人才的需求越來越大。而且高職院校在發展過程中所需要管理的信息更加的龐大，信息更加的復雜。高職院校通過加強檔案管理工作數字化建設，有助于對大量的檔案資料高效化的進行管理，降低了檔案管理的難度，提高了檔案管理工作的時效性。通過做好檔案管理工作，準確的分析、評價學生的情況，進而更加有針對性的展開教學，促使各項人力資源更加合理的配置，從而有效地提升學生的就業概率。通過強化數字化建設，促使高職院校的檔案管理工作更加符合時代需求。

1.2 有助于提高高職院校檔案管理工作的水平

高職院校通過構建信息數字化檔案管理系統，及時的收集、獲取、分析和整合相關的信息資源和信息資料，并做好信息的存儲、加工與利用工作，提高了檔案資源的利用效率，促使檔案資源的利用更加的便捷，有助于提高檔案管理工作的效率。通過強化數字化建設，有助于提高檔案資源的共享程度，提升了檔案信息和檔案資料的利用價值，促使檔案管理工作的整體水平不斷的提高。此外，通過推動檔案管理工作信息化、數字化、高效化發展，促使檔案更加的全面、準確、及時，也方便檔案信息的查詢與借閱，進而為高職院校的學生提供更優質的管理與服務，為學生的職業生涯規劃與就業指導提供幫助。

1.3 推動高職院校檔案管理工作的創新發展

高職院校在發展與變革過程中，內部管理的壓力在不斷的增大。隨著辦學規模的擴大，學生數量的增多，檔案管理的數據信息量也在不斷增大，工作也更加的復雜。高職院校需要不斷的實現檔案管理工作的創新發展，提高檔案管理的工作效率和水平。通過強化高職院校檔案管理信息數字化建設，促使檔案的分類、歸類更加的科學，更加的具體，能為學生檔案資料建設和管理提供更專業化的服務。而且有助于高職院校的教學評估，實現對學生檔案的動態化、綜合化的評估，更加準確地、更加全面地了解學生的需求，使高職院校的管理與規劃更加的科學，提供更具有針對性的管理與服務，促使學生全面的提高和發展。通過強化檔案管理數字化建設，促使考核評價體系不斷的發展、不斷的完善，促使高職院校的辦學能力、管理能力不斷的提升。

2 高職院校檔案數字化建設的途徑

2.1 組建檔案數字化管理隊伍，提升管理水平

1）加強檔案人員數字化技術培訓。做好檔案人員數字化技術培訓相關工作，不斷地提高管理人員的計算機水平、信息技術水平和信息技術的利用能力。促使信息技術與檔案管理有效的融合，不斷地提高檔案信息化水平，滿足檔案管理數字化建設的需要。

2）強化檔案管理人員的意識。一方面，強化檔案管理人員的數字化建設意識，促使其充分的、準確地認識到數字化建設對于提高高職院校檔案管理工作的意義，促使其了解數字化建設的方式、方法與相關知識，并在管理工作中去實踐和實施。另一方面，要增強檔案管理人員的服務意識，通過強化數字化建設，提高檔案資源信息的共享程度和利用效率，不斷地提高檔案管理工作的服務水平。

3）提升檔案管理人員綜合素質。高職院校檔案管理數字化建設需要管理人員不斷地提高信息數據的分析能力，要能夠準確的、充分的把握專業性較強的檔案資料;還需要根據檔案需求者的要求，提供更加全面的數據檔案信息;要提高電子文件的管理意識與管理水平，強化檔案管理的安全性;要不斷的提高學習的能力，要學習檔案數字化建設相關的新知識、新手段和新方法，不斷地提高管理人員的業務素質。

2.2 采取不同的數字化檔案管理方法

1）規范和完善各種制度和機制。一是，要做好安全責任制度的完善和落實工作，科學合理的制定檔案管理工作的目標、職責，并做好相關目標職責的分解工作，促使其層層的落實到具體的部門、具體的人員當中，由專門的人去保管，專門的人員去負責。二是，要不斷的完善檔案管理的立檔、保管、保密、統計分析、移交等方面的相關制度，強化制度的保障和約束，嚴格的依照制度辦事，促使這些方面的工作更加的規范化，更加的程序化，減少檔案管理工作中的失誤，提高管理的實效性、安全性和工作作效率。

2）實現檔案信息化管理。高職院校檔案管理數字化建設需要不斷的強化信息化管理，強化檔案數據資料的共享與利用。一是，科學合理的運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高級檢索等相關技術，建立和完善檔案數據庫和檔案查詢系統，及時的、準確的獲取檔案數據資料，更好地為管理與規劃、科學研究等服務。二是，要做好檔案數據資料的備份管理工作，定期的對電子文檔復制，降低各種不穩定性因素的影響，防止電子檔案的丟失、泄露等造成的損失。三是，強化檔案信息的網絡管理手段，通過科學合理的利用計算機技術、網絡技術等，建立和完善文獻信息采集體系、數據庫、信息服務體系。還需要引入數據加密技術、身份識別技術等，強化網絡管理，確保網絡的安全性。

2.3 安排專業人員負責檔案數字化建設工作

高職院校檔案管理數字化建設是一項系統性的工程，需要不斷的堅持、不斷的創新和完善。為有效地提高檔案信息資源的安全性和利用程度，可以安排專業的人員去負責檔案數字化建設工作。促使檔案管理工作更加的規范;促使檔案管理工作更加的高效化;通過指定專人逐一的審查檔案數字化建設成果，能及時的發現各種問題，并采取有效措施解決;更好地落實檔案管理相關制度，完成檔案管理的職責和目標。提高檔案管理的專業性、技術性、安全性和工作的效率。

3 結語

綜上檔案，社會經濟的發展和各類信息技術的推廣與應用，促使高職院校的檔案管理逐漸的向現代化、高效化、數字化、信息化方向發展。高職院校需要不斷地提高檔案管理人員的水平，采用多種管理方式和途徑做好數字檔案建，不斷地提高檔案管理的工作效率和水平，促使檔案信息更有效地發揮價值，更好地為高職院校的規劃與管理服務。

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