新時期人力資源和社會保障部門如何提高人事檔案管理的有效性

龐蜀冠

摘 要：人事檔案記錄人生軌跡，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，對單位的人才管理以及個人職業(yè)生涯發(fā)展有著重要的意義。在新時期背景之下，人力資源和社會保障局如何進(jìn)行相關(guān)人事檔案管理工作并提高其有效性是關(guān)系著未來發(fā)展的重要問題。本文將闡述新時期人事檔案管理工作的重要意義，從現(xiàn)狀及其存在的問題著手，探討在新時期加強(qiáng)人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障;人事檔案管理;有效性

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，人事檔案管理工作的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，人事檔案管理工作的要求也在不斷的提高。人事檔案管理工作不僅僅是對于檔案的管理，同時也是單位進(jìn)行人才培養(yǎng)，規(guī)劃未來發(fā)展策略的重要組成部分[1]。因此，人力資源和社會保障部門的人事檔案管理工作應(yīng)該提高高度，從策略和發(fā)展的角度來看待其對于社會的積極意義。

1 新時期人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案記錄著個人的身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)經(jīng)歷以及社會經(jīng)歷，這是中國人事管理的重要特征。人事檔案對于個人來說有著重要的意義。這不僅是人生經(jīng)歷的記載，同時是向用人部門提供對個人統(tǒng)籌考核評價特別是任用提拔的主要依據(jù)，在當(dāng)事人從業(yè)成長變遷中具有重要的意義。例如，個人在工作崗位調(diào)動，晉升等狀況下都需要考察人事檔案，人事檔案中記錄的個人經(jīng)歷以及其他相關(guān)的基本信息對于單位來說是重要的證據(jù)，能夠在很大程度上影響一個人的發(fā)展。人事檔案對于單位來說也具有重要的意義[2]。人事檔案中記錄的個人基本信息是企業(yè)或者單位考察個人基本狀況的重要信息，人事檔案中的信息往往能夠反映一個人的成長環(huán)境，工作狀況、培養(yǎng)潛質(zhì)，人一生工作涉及的所有人力資源部門在不能系統(tǒng)掌握人才信息的情況下，主要依靠從檔案信息上分析一個人在工作與生活中的狀況，對于企業(yè)或者單位的人才發(fā)展策略有著重要的意義。當(dāng)前，信息傳播更加的方便快捷，人事檔案的管理工作顯得更加重要。應(yīng)對當(dāng)前新時期的變化，人力資源和社會保障部門的人事檔案管理工作需要從現(xiàn)狀著手，不斷的進(jìn)行改善提升。

2 新時期人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

在新時代的背景下，人事檔案管理工作的不足日益凸顯，主要體現(xiàn)在以下三個方面。

1）人檔分離，加劇人事檔案管理的困難。隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的提高，全國的人員流動性越來越高。而在市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境中，大部分的企業(yè)公司都不需要人事檔案，很多流動人口實(shí)際所在地與人事檔案保存地點(diǎn)都不一樣[3]。很多人在一生之中甚至都不需要使用到人事檔案，直接棄檔。另外，隨著時代的發(fā)展，信息的電子化程度越來越高，無論是企業(yè)還是個人，都在使用電子化的信息記錄個人的經(jīng)歷和生活。企業(yè)在進(jìn)行招聘和人才管理的時候一般不需要通過原始紙質(zhì)人事檔案，而是通過企業(yè)內(nèi)部的個人信息，而個人的信息也在電子化程度日益提升的網(wǎng)絡(luò)時代在網(wǎng)絡(luò)中被記錄。因此，嚴(yán)重的人檔分離的狀況給人事檔案管理工作帶來很大的困難。

2）人事檔案信息不足，利用率不高。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理采用的是紙質(zhì)檔案管理，個人在工作調(diào)動等信息發(fā)生變化的時候需要經(jīng)過一系列的程序進(jìn)行變更與記錄。隨著人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中作用逐漸變小，非行政事業(yè)單位人員對于人事檔案的重視程度也越來越低，這就導(dǎo)致人事檔案不能及時記錄人們的個人信息變更、工作經(jīng)歷變化，其中的有用信息越來越少。而有用信息特別是新近個人信息的缺失又導(dǎo)致檔案對于個人和企業(yè)的用處也越來越小，保持人事檔案的利用率也就無從談起。

3）人事檔案管理信息化程度不足，管理模式陳舊。當(dāng)前，不論是個人信息還是企業(yè)信息，大部分都采用電子化的手段進(jìn)行管理。但是，目前人力資源和社會保障局管理的人事檔案中，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，不論是人事檔案還是其相應(yīng)的管理方式，都已經(jīng)無法滿足信息時代人們的需求[4]。人事檔案管理的信息化程度亟待提升，而其管理模式也需要隨著人事檔案的變化和當(dāng)前人們對于人事檔案不同的需求進(jìn)行改變。

3 新時期加強(qiáng)人事檔案管理的措施

基于目前人事檔案管理的現(xiàn)狀，我們還應(yīng)當(dāng)結(jié)合時代的發(fā)展對人事檔案管理的需求，以及技術(shù)進(jìn)步對人事檔案管理工作帶來的利好進(jìn)行改善。

1）完善人事檔案信息，提升人事檔案利用率。人事檔案在一個人生活與工作中發(fā)揮的作用應(yīng)當(dāng)越來越大。但是，人們期望的人事檔案并不是傳統(tǒng)意義上的人事檔案，而是指人的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，過往經(jīng)歷中得到的評價等，這些信息組合在一起拼湊出一個人完整的基本信息。因此傳統(tǒng)的人事檔案信息應(yīng)當(dāng)隨著當(dāng)前時代的發(fā)展而變化，增強(qiáng)信息的完整性以及使用的便利性，要進(jìn)一步完善機(jī)制，暢通信息收集、匯總、梳理渠道辦法，通過電子化的信息系統(tǒng)完善人事檔案，同時對于傳統(tǒng)的信息整理程序進(jìn)行更新，尤其是對于異地人員的檔案信息申報，需要額外的考慮到異地人員檔案信息申報以及使用的便利性[5]。這樣才能夠提升人事檔案的利用率，發(fā)揮其應(yīng)有的價值和意義。

2）狠抓軟件硬件更新，提升人事檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理是基于紙質(zhì)檔案的管理，人事檔案的發(fā)展方向是電子化，因此其管理方式也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的升級。一方面，人力資源和社會保障部門要針對當(dāng)前的狀況更新電子化的管理工具，提升硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)，不斷優(yōu)化升級，為管理科學(xué)化提供必要的基礎(chǔ)。另一方面，管理人員要不斷地提升自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對于現(xiàn)代化檔案管理工作的理論學(xué)習(xí)，主動學(xué)習(xí)信息化新技術(shù)新應(yīng)用，并且在實(shí)際的工作中探索創(chuàng)新改革，以實(shí)干專業(yè)干的作風(fēng)不為人事檔案提供更好服務(wù)，適應(yīng)新時代的背景對檔案管理人員與時俱進(jìn)的要求。

3）建立科學(xué)管理模式，堅(jiān)持實(shí)現(xiàn)人事檔案管理長效規(guī)范。隨著檔案信息化水平的進(jìn)步，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的配套升級，管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不斷的加強(qiáng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也應(yīng)有科學(xué)化的變化。要逐漸的建立人事檔案的科學(xué)管理模式，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，按照現(xiàn)有的社會條件更新現(xiàn)有的檔案信息建立流程以及人事檔案使用流程[6]。要探索人事信息定期收集制度，明確收回信息整理歸檔要求，強(qiáng)化組織保障，進(jìn)一步落實(shí)專門機(jī)構(gòu)，專門力量，注重人事檔案管理考核，建立人事檔案管理人才專家?guī)欤ㄆ诜治鰠^(qū)域檔案管理風(fēng)險，及時調(diào)整補(bǔ)充專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的真正科學(xué)化、制度化，在實(shí)踐過程中不斷提升新時期人力資源和社會保障部門人事檔案管理工作的有效性。

4 結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前人力資源和社會保障部門的人事檔案管理工作主要存在著信息化程度不高，人檔分離，利用率不高的問題，應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)有的技術(shù)手段加強(qiáng)人事檔案的信息化程度，根據(jù)社會的需求不斷地提升人事檔案的真實(shí)性、針對性和系統(tǒng)性，提升使用率，并在實(shí)踐過程當(dāng)中逐漸建立科學(xué)的管理模式，不斷提高人力資源和社會保障部門人事檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)

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