新時期事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰

石紅

摘 要：伴隨著我國科技水平的發展，人事檔案管理工作也有了很大進步。面對新時代的挑戰和立足點，傳統的紙質檔案已難以適應相應的工作需要，檔案工作者的專業化程度有待提高，這在一定程度上限制了人事檔案管理的規范化和效率。文章從事業單位人事檔案管理的現狀出發，客觀、全面地分析了存在的問題，并從實際出發提出了有效的對策。

關鍵詞：新時期;事業單位;人事檔案管理;機遇;挑戰

創新是這個時代永恒的主題。隨著時代的發展，我們的觀念也在不斷地改變，創新變成了新時代的代名詞。一個社會和民族的進步離不開創新，一個國家的發展也離不開創新。在這個信息化的時代里，我們更要不斷地創新，才能夠得到更好的發展。同樣，一個單位的發展也離不開創新，人事管理也要不斷地尋求新的方式，檔案管理作為人事管理的重要組成部分，需要結合單位實際不斷地發展和創新，從而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事檔案管理效率，適應單位發展新需求，增強人事管理能力。

1 現代人事檔案管理工作的價值

當前企業在經營管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對崗位進行安排，這是對員工積極性進行強化，讓企業經營質量提高的有效方式。在經營管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點內容：首先，人事檔案是對工作人員信息進行記錄的載體，在管理和招聘的時候，企業可以對人事檔案進行完善，充分了解工作人員的實際能力和工作經歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對人事檔案進行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優秀人才的能力充分的挖掘出來，對企業的管理質量提升具有很大的幫助，其次，在企業發展的過程中，人事檔案也是保證企業員工利益的基礎，員工的離職、轉崗、退休等都需要根據人事檔案的記錄來進行操作，在員工工作的時候屬于原始憑證，在實際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 目前人事檔案管理中存在的不足

2.1 人事檔案的更新速度滯后

就目前而言，許多的事業單位其檔案往往都更新速度較緩慢，檔案陳舊，就這難以發揮檔案管理的真正作用。當前事業單位個人檔案中大多存檔的都是一些基礎的個人信息，干部的考察表以及任命的文件職稱評定的材料等等，往往僅僅只是對干部每個年份進行信息更新，是遠遠不夠的，還要進一步輸入信息與總結。而干部本人也沒有相關的意識，往往是在他人提醒的情況下才知道要提交相應的檔案等等。檔案室是檔案管理工作的基礎，如果檔案更新的不及時，信息不準確，信息過于滯后，將會在很大程度上影響檔案管理的效率。

2.2 檔案管理意識不強

人事部門是一個需要與多個部門進行溝通交流協調的部門。在履行工作職責的時候會涉及很多部門和職工，各部門的協調在進行人事管理工作中顯得尤為重要，可是很多領導干部沒有準確地把握到人事管理工作的要害，往往是只進行突擊檢查，卻不能制定出符合工作實際的長期有效的工作機制。

2.3 檔案管理人員的素質比較低下

針對我國現有機關單位人事檔案管理工作來說，相應的檔案管理人員的素質還普遍偏低，具體在以下幾方面體現出來：首先，檔案管理人員未有較高的專業素養，就我國機關事業單位人事檔案管理人員來說，專門的人事檔案管理經驗較為匱乏，隨著現代人事檔案管理工作的日趨復雜，已有無法勝任的現象開始在他們中出現。其次，現階段，機關事業單位中負責人事檔案管理工作的人員年齡均普遍偏大，他們中的很多人思維均較為落后，所采用的檔案管理手段已趨于被淘汰，且對接納和學習新事物較為抵觸，如此對機關事業單位人事檔案管理工作的有效開展造成了很大阻礙。

3 當前事業單位人事檔案管理現狀的改善措施

3.1 對管理制度和方法進行創新

制度是一份工作順利進行的保障，在實際工作中發揮著重要作用，對于人事檔案管理工作也一樣。首先要從制度創新入手，制定更加符合新時期人事檔案管理工作的制度，結合本單位的實際工作情況，制定行之有效的檔案管理辦法，貫徹落實檔案管理的長效機制。例如，在實際工作中，人事檔案管理人員要聯系單位內多個部門，可以在每個部門內設置一名兼職聯絡員，人事檔案管理人員有什么工作需要和問題可以與兼職聯絡員溝通，由兼職聯絡員進行檔案的整改和補充，同時進行檔案管理的工作反饋，這樣的工作模式打破了過去只由檔案管理員進行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.2 增加信息化工程項目

在事業單位人事檔案管理組織的領導下，應當積極推進信息化工程項目的建設工作，以此全面提升人事檔案管理工作的效率。傳統人事檔案管理工作中所采用的檔案保管主要是借助紙質法進行保存，而在信息化工程中，可將其轉換成音頻影像、文字圖片等形式完整保存在計算機系統中，這樣既不會由于時間久遠造成紙張損壞，也不會積累過多人力用于檔案保管及查找，從而有效提升事業單位人事檔案管理工作成效。從某種程度上而言，它可為事業單位提供更多空余的人力支持，尤其是在人事檔案記錄、整理、歸檔等環節中，以往需要花費過多精力與人力參與到此項工作環節中，而今信息化系統的應用為事業單位提供了較大便利。在信息化工程項目中，工作人員只需利用掃描儀將人事檔案信息錄入系統中，以便后期其他人員調取檔案時能隨時找到相關資料，從而為事業單位人事檔案管理機構提供一個良好且便捷的工作環境，也能最大化提高人事檔案保管的安全性。

3.3 提高人事檔案管理員工的素質

員工在人事檔案管理工作中發揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質將直接影響到檔案管理工作質量的高低，所以為了保證機關事業單位的人事檔案管理工作更好地進行，就一定要將員工自身的素質提高，進而必須把以下幾點做好：首先，定期開展員工素質培訓，以不斷提升員工的素質，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業素質提升，機關事業單位可鼓勵員工積極展開學習，促進自身相關素質的提高。最后，鼓勵進步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學習的良好氛圍形成于機關事業單位內部。

3.4 完善人事檔案全文數據庫

事業需要不斷的推動人事檔案管理的信息化進程，通過把文字資料轉變成信息數據資料，充分利用相應的現代化技術設備，比如掃描儀等，把那些很難有效保存的紙質文檔轉變成PDF文檔以及電子照片等等。在通過信息化系統進行統一整理與分類，利用相應的關鍵詞和標簽，實現文件查詢的智能化功能，進一步實現紙質人事檔案和數據人事檔案的同時存儲、管理和使用。

4 結語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，我國機關事業單位檔案管理網絡化的應用水平也有很大提升。為此，要求事業單位的人事檔案管理工作通過對開放化、網絡化的管理方式予以利用，以適應社會的需求，同時不斷提高自身的綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和質量，更好地為社會服務。機關事業單位檔案管理人員需牢牢把握住時代機遇，在創新上加大力度，加強改革，進一步將事業單位人事檔案管理工作做好。

參考文獻

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