職業(yè)院校檔案管理信息化探討

趙淑威

摘 要：隨著社會(huì)時(shí)代的變化以及職業(yè)院校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足現(xiàn)如今的各項(xiàng)需求。基于此，本文通過(guò)探討職業(yè)院校的檔案管理信息化，進(jìn)而闡述個(gè)人對(duì)此方面的見(jiàn)解，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;信息化;探討

職業(yè)院校作為專(zhuān)業(yè)型人才的重要培育基地，不僅擔(dān)負(fù)著培育人才以及開(kāi)展各類(lèi)教育、教學(xué)活動(dòng)的重要責(zé)任，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作予以充分的重視。在此進(jìn)程中，需要緊隨時(shí)代前進(jìn)的步伐以及需求者的需要，來(lái)對(duì)其管理方式實(shí)施創(chuàng)新，通過(guò)運(yùn)用信息化的檔案管理技術(shù)來(lái)更加有效地落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，從而充分展現(xiàn)檔案所具有的運(yùn)用價(jià)值，起到推進(jìn)職業(yè)院校發(fā)展的效用。

1 職業(yè)院校中檔案管理信息化所具有的必要性

1.1 信息化院校系統(tǒng)應(yīng)用中所提出的需要

在現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中，各個(gè)職業(yè)院校在進(jìn)行教育教學(xué)活動(dòng)與工作的進(jìn)程中，不僅運(yùn)用了不少的現(xiàn)代化信息技術(shù)，還建設(shè)了不少的信息化教學(xué)系統(tǒng)跟教學(xué)平臺(tái)。在此環(huán)境的影響下，對(duì)于職業(yè)院校內(nèi)部的其他的各項(xiàng)工作而言，也應(yīng)當(dāng)在開(kāi)展的進(jìn)程中隨之進(jìn)行改變。通過(guò)運(yùn)用信息化系，各項(xiàng)較為重要的數(shù)據(jù)信息在錄入以及存儲(chǔ)等方面皆變得非常便捷。對(duì)此，檔案管理人員在實(shí)施檔案管理的進(jìn)程中，也應(yīng)當(dāng)實(shí)施系統(tǒng)化管理。唯有如此，方能夠保障檔案管理的有效性[1]。

1.2 發(fā)掘檔案價(jià)值所提出的需要

對(duì)于職業(yè)院校中的檔案管理工作而言，已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的把全部檔案實(shí)施集中管理。現(xiàn)如今的檔案管理更加注重對(duì)檔案信息的有效運(yùn)用。在運(yùn)用檔案信息的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理具有不便利的特性，對(duì)此就要求職業(yè)院校就構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這不僅有助于檔案使用者能夠通過(guò)系統(tǒng)快速、便捷的對(duì)其所需要的檔案信息進(jìn)行查找、檢索跟獲取，還有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效運(yùn)用跟有效開(kāi)發(fā)。由此可見(jiàn)，職業(yè)院校實(shí)施檔案信息化管理是發(fā)掘檔案價(jià)值所提出的需要跟要求。

2 職業(yè)院校中實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的有效策略

2.1 提升檔案信息化方面的管理意識(shí)

作為行動(dòng)的方向跟指示，意識(shí)會(huì)對(duì)人們的行動(dòng)起引導(dǎo)作用，從而保障行動(dòng)跟意識(shí)的統(tǒng)一性。對(duì)此，職業(yè)院校若想保障檔案信息化管理的目標(biāo)能夠達(dá)成，就應(yīng)當(dāng)先行提升檔案信息化管理方面的意識(shí)。職業(yè)院校中的各領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)以身作則的在此進(jìn)程中深入化的明確檔案信息化管理所具有的重要性，明確院校當(dāng)前所實(shí)施的檔案信息化管理存有的問(wèn)題跟不足。之后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過(guò)召開(kāi)會(huì)議等方式，一同來(lái)探究、討論檔案管理的信息化建設(shè)，并且為此工作的順利開(kāi)展更應(yīng)更多的資源、資金以及設(shè)備等方面的支持。與此同時(shí)，職業(yè)院校還應(yīng)選出一批較為優(yōu)秀且專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員來(lái)接受相應(yīng)的檔案信息化管理培訓(xùn)跟教育，從而令這些優(yōu)秀的工作人員更為切身的感受、認(rèn)知到檔案信息化管理所具有的優(yōu)勢(shì)。這在加快推廣檔案信息化管理的同時(shí)，也可以使得更多的工作人員擁有這一方面的工作意識(shí)跟認(rèn)知。

2.2 建立完備的檔案信息化管理制度

由于完善健全的制度能夠?yàn)楣ぷ鞯挠行鋵?shí)提供有效依據(jù)，因此，職業(yè)院校若想更好的達(dá)成檔案信息化管理目標(biāo)，就需要由制度方面進(jìn)行著手。在對(duì)制度實(shí)施構(gòu)建的進(jìn)程中，可以由檔案管理的職責(zé)制度方面予以著手。

首先明確劃分電子檔案中的制作職責(zé)，令每位制作人員皆能夠明了自身工作的職責(zé)以及自身工作所具有的重要性。這有助于確保制作檔案信息的真實(shí)性以及有效性。然后，需要構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)管制度。管理人員對(duì)檔案信息予以保存后，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，是不可以進(jìn)行檔案外借的。對(duì)于檔案的使用，應(yīng)當(dāng)給予使用者一定的監(jiān)管，以確保檔案獲得合法使用。最后，應(yīng)當(dāng)對(duì)其獎(jiǎng)懲機(jī)制予以建立健全。盡管檔案信息化管理進(jìn)程中，自動(dòng)化、智能化的信息化系統(tǒng)在一定程度上精簡(jiǎn)了人員數(shù)量，節(jié)約了人工成本，但依舊是不能完全離開(kāi)工作人員進(jìn)行無(wú)人操作的。故而，為了提升人員的工作積極性，防止檔案信息化進(jìn)程中出現(xiàn)迷失狀態(tài)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建與完備獎(jiǎng)懲機(jī)制。

2.3 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)不但作為十分重要的存在，而且管理技術(shù)所具有的信息化水準(zhǔn)也會(huì)對(duì)檔案管理工作的有效落實(shí)具有重要的影響。對(duì)此，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理技術(shù)實(shí)施一定的創(chuàng)新。比如運(yùn)用加密、壓縮數(shù)據(jù)等技術(shù)[2]。

其中加密技術(shù)是現(xiàn)如今電子商務(wù)所普遍運(yùn)用的一種安全保密措施。主要是運(yùn)用技術(shù)手段將較為重要的數(shù)據(jù)信息變換為亂碼（加密）進(jìn)行傳送，抵達(dá)目的地之后再運(yùn)用相同或是不同的手段跟方式來(lái)進(jìn)行解密還原。對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，運(yùn)用此種加密技術(shù)，可以有效確保檔案信息、數(shù)據(jù)的安全性。

所謂的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，則主要是以不丟失有用信息為前提，通過(guò)減少數(shù)據(jù)量來(lái)減少所占用的存儲(chǔ)空間的技術(shù)。進(jìn)而起到提升傳輸、儲(chǔ)存以及處理效率的效果。此外，管理人員還可以對(duì)各種檔案實(shí)施分類(lèi)壓縮。不僅便于今后查找，還減少了檔案占據(jù)所占據(jù)的空間，一舉兩得。

2.4 整合當(dāng)前的信息平臺(tái)

對(duì)于職業(yè)院校之中的檔案管理工作而言，其在落實(shí)進(jìn)程中依然運(yùn)用了信息化手段構(gòu)建了不少的信息平臺(tái)。對(duì)此，在一定程度上還形成了較為復(fù)雜、混亂的狀況，不便于檔案信息查詢。對(duì)此，各職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)對(duì)目前所擁有的信息平臺(tái)實(shí)施一定的整合。在此進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)平臺(tái)所具有的功能、扮演的角色等實(shí)施深入化剖析，掌握實(shí)際狀況。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)之上，對(duì)各個(gè)平臺(tái)所形成的關(guān)系予以一定的梳理，探尋其中規(guī)律，之后再把眾多平臺(tái)整合為一個(gè)較為完整的一體化平臺(tái)。對(duì)此，需要把各個(gè)小平臺(tái)之中的檔案內(nèi)容實(shí)施歸攏、匯總進(jìn)而分類(lèi)、整合跟保存。此外，還可以通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)交換接口，來(lái)為檔案信息分享跟運(yùn)用進(jìn)一步提供便利，為各個(gè)平臺(tái)的檔案信息自動(dòng)化傳輸打下基礎(chǔ)，也為進(jìn)一步為達(dá)成檔案信息化管理的目標(biāo)提供保障。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)院校對(duì)當(dāng)前的檔案管理實(shí)施了一定創(chuàng)新。運(yùn)用信息化的檔案管理方式，有助于提升檔案管理的成效。對(duì)此，在今后的檔案信息化管理進(jìn)程中，職業(yè)院校還應(yīng)當(dāng)從切實(shí)現(xiàn)況出發(fā)，對(duì)檔案管理所存有的切實(shí)問(wèn)題予以深入探究，同時(shí)提出具有針對(duì)性地有效措施或是解決建議。從而進(jìn)一步保障檔案信息化管理得以有效落實(shí)，把檔案所具有的價(jià)值充分凸顯出來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]常民茹.如何實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案管理信息化[J].陜西檔案，2018，（5）：34.

[2]符曉陽(yáng).淺議高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2018，（11）：250.