企業(yè)設備檔案管理優(yōu)化對策研究

董月茜 唐蕾榮 王建剛

摘 要：隨著當今社會科技的不斷進步，信息化管理也在逐漸的上升。由于現(xiàn)在設備的性能逐漸提高，所需要員工技能也在上升，所以在企業(yè)購買檔案時應對設備進行全面的記錄在案，其中內(nèi)容包括購買、調(diào)試、運輸、使用、維護和報廢等。將整個設備的全過程記錄需要運用有價值的文字，表格等方式進行詳細記錄。使用設備檔案對今后企業(yè)的發(fā)展和研究提供有力的幫助。本文就是對企業(yè)設備檔案進行分析，對其中的問題提出相應的解決方法，對相關企業(yè)出現(xiàn)的問題提供一些幫助。

關鍵詞：企業(yè);檔案管理;優(yōu)化設備

1 企業(yè)設備檔案的作用

1.1 方便生產(chǎn)管理

設備檔案在記錄時主要是為了對生產(chǎn)進行管理，由于在整個企業(yè)的發(fā)展過程中，設備檔案具有很強的作用，所以它會對生產(chǎn)管理提供很多幫助。設備管理檔案不僅可以幫助企業(yè)發(fā)展，同時也是對想要了解本企業(yè)的其他外部人員提供一些資料。在一些招標過程中，招標人員為了能夠更加詳細了解中標單位，就需要了解該企業(yè)中的相關設備，但是由于施工過程中所用到的設備都是大型的，所以這時候設備檔案就起到了決定性作用，可以對整個競標過程起到?jīng)Q定作用。在整個企業(yè)發(fā)展過程中，可以通過設備檔案進行對設備使用，設備維修，設備維護有詳細的了解，這樣才可以對企業(yè)進一步發(fā)展和購買設備進行了全面的分析。設備檔案可以從不同的方面進行對設備全方面監(jiān)控。對于一個企業(yè)是否有完整的設備檔案充分體現(xiàn)了整個企業(yè)的實力，來獲得外部人員的信任。

1.2 提供使用依據(jù)

在整個設備使用過程中設備需要進行保養(yǎng)，管理，維修等多方面的對其進行記錄在全部檔案中。設備在使用過程中需要對設備進行定期保養(yǎng)，確保設備可以使用更長時間，更耐用，而定期保養(yǎng)就是在一定時間范圍內(nèi)的，這就需要設備檔案對上次保養(yǎng)時間的記錄。確保每一次保養(yǎng)間隔時間相似，使設備狀態(tài)良好，保證設備可以使用更長時間。對每次維修進行時間記錄，確保每一次維修的內(nèi)容，時間等所有詳細信息均記錄在檔案中，以便企業(yè)在后續(xù)對該設備如何處理提供方案。

1.3 提供購買依據(jù)

企業(yè)在整個生產(chǎn)過程中需要定期更換設備。定期更換設備的目的不僅是由于設備的老化和損壞導致設備無法使用，更重要的是為了提高生產(chǎn)速度。企業(yè)在購買設備時，應進行查看設備檔案對現(xiàn)代設備進行了解，查看企業(yè)需要什么樣的設備，設備的產(chǎn)量，設備的損耗等，設備檔案就會為其提供這些相關的所有信息。同時也可以通過這些信息了解到企業(yè)的需求量來進行購買不同參數(shù)的設備。同時又可根據(jù)企業(yè)設備檔案了解到當前設備的參數(shù)，性能還有完成指標等方面進行全面考慮。有些設備存在問題或者購買回來后需要經(jīng)常的進行維修，就可以實習在購買這些就可以是企業(yè)在購買這些設備時，盡量避免這些有問題的設備。再對整個設備檔案的仔細分析，可以了解到設備現(xiàn)存價值和是否可以進行繼續(xù)利用，為今后購買這些設備做出了對比和提供了相應的資料。

2 設備檔案存在的問題

2.1 資料建檔不及時

設備檔案是從設備購進一直到整個設備的報廢都需要進行分類存檔，在不同的階段，不同時期需要對設備進行全面的進行記錄，比如一臺設備從開始選購計劃開始時，選購的方案選購的原則都需要記錄。然后就是使用時出現(xiàn)的問題進行維護時間，還有修理階段都需要進行詳細記錄。由于在記錄過程當中，由于是分階段記錄，在整個工程快要結(jié)束之前才會對整個設備檔案進行整合，有時候可能會延期到工程結(jié)束的前一天，這樣就會給設備檔案整理提供很大困難，但是很多檔案記錄人員在進行記錄過程中，不會對檔案進行提前整理。這樣就會導致沒有時間對設備檔案進行整理，在整個工程結(jié)束之后，專家組進行驗收，工程師就會發(fā)現(xiàn)設備檔案出現(xiàn)許多漏洞，需要記錄人員進行后期整改，不僅浪費時間更會影響工作進程和工作質(zhì)量。

2.2 建檔過程不夠系統(tǒng)

設備檔案一般建檔主要分五個階段：選購階段，驗收階段，安裝階段，使用階段，更新階段。這五個階段組成了設備檔案的主體，選購階段就是根據(jù)之前設備的運用，將需要更換的設備進行重新采購更換。選購階段也是最重要的一個階段，選購階段需要進行招標的文件，招標的意見，還有中標的通知書等都應將一律歸入設備檔案，但是由于許多人員不是足夠?qū)I(yè)，不會注意到這些細節(jié)性問題，就將導致設備檔案部分資料缺失等問題出現(xiàn)。在整個設備開箱階段，里面有設備說明書，授權(quán)許可書，包裝清單，機器原產(chǎn)地等關于機器的所有詳細信息，這些東西也是設備檔案中必不可少的，同樣這些東西也經(jīng)常會有人忘記錄入設備檔案中。由于剛接到新的設備，設備檔案需要記錄關于設備的許多問題，所以在設備失調(diào)過程中，設備檔案記錄人員可能忘記錄入設備試調(diào)過程也是其中一項問題。由于這些問題的存在，導致整個設備檔案記錄并不完整，沒有系統(tǒng)性的檔案記錄就不能保證設備檔案的有效性。

3 優(yōu)化設備檔案現(xiàn)存問題

3.1 重視設備檔案

設備檔案管理工作，不僅需要管理人員對整個工作認真的態(tài)度，更重要的是企業(yè)相關領導對設備檔案的重視程度。領導的重視程度越高，就可以促進檔案記錄人員對工作的重視性，并且領導應隨時進行對設備檔案檢查，確保設備檔案記錄人員對檔案記錄時刻保持全面的進行。在日常開會過程中，企業(yè)相關領導也應該經(jīng)常宣傳設備檔案管理，強調(diào)設備檔案在整個企業(yè)生產(chǎn)過程中的重要性，使整個設備檔案工作人員都有著積極的工作態(tài)度。整個設備檔案管理部門，應明確每一個設備檔案記錄人員的工作，對不同人員進行分工，把責任落實到每一個人，確保使人生有事干事事有人做。只有將責任落實到每一個人在設備檔案出現(xiàn)問題時可以將問題精確查找到并盡快解決，減少設備檔案中出現(xiàn)的錯。

3.2 建立完整制度

設備檔案的記錄過程中需要有一個完整的設備檔案管理制度，為所有設備管理制度制定一個標準，使其他所有的設備檔案像這個制度靠攏，這樣才可以保證整個設備檔案記錄過程中減少問題的出現(xiàn)。當然設備檔案管理制度也應該具有科學性，完善性，如果想做到這一點，就需要從根本出發(fā)對整個問題進行研究，然后在進行落實。并且在整個過程中如果發(fā)現(xiàn)建立的制度存在部分問題，應及時進行處理解決，使制度不斷完善。通過這種方法來減少設備檔案出現(xiàn)的問題，規(guī)范設備檔案的記錄整個過程。

3.3 提高檔案記錄人員水平

在設備檔案記錄過程中，雖然有相應的制度，設備檔案記錄的模板和方案，但是設備檔案記錄人員的業(yè)務水平也是非常重要的。設備檔案記錄人員首先要對各類設備都有相關了解，并且對設備的使用等有足夠的經(jīng)驗。現(xiàn)在科技的快速發(fā)展，計算機的使用也是檔案記錄人員必不可缺少的技能，可以通過運用計算機來加快設備檔案記錄人員的工作效率。運用計算機也可以更加確保設備檔案記錄人員在記錄過程中減少錯誤的出現(xiàn)。設備檔案記錄人員需要進行合理的培訓，和嚴格的考核后才可以上崗工作，確保其熟練掌握設備檔案記錄工作，以防出現(xiàn)知識漏洞等問題。

4 結(jié)束語

設備檔案對整個企業(yè)的發(fā)展有著間接性引導作用。在整個企業(yè)的發(fā)展過程中，設備是作為企業(yè)的一大重要資源，確保設備的良好，就需要設備檔案，對設備進行全方面記錄，確保整個設備使用過程中出現(xiàn)的問題及使用記錄都有詳細記載。設備檔案記錄的完整性可以促進企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展以可持續(xù)性發(fā)展的現(xiàn)狀進行不斷前進。

參考文獻

[1]趙艷.企業(yè)設備檔案管理優(yōu)化對策研究[J].黑龍江檔案，2018（06）：103-104.