解讀如何加強企業檔案數字化建設

吳為

摘 要：信息技術的不斷發展，改變了企業固有的經營和管理模式。數字化技術與檔案管理的結合，將促成檔案管理在管理能力、利用效率等方面的升級。本文就企業檔案數字化建設的意義從經濟效益、開發層次及安全性三個維度進行了分析，并對加強企業檔案數字化建設有效路徑進行了總結。企業檔案數字化建設的進程中，可通過在管理體系、軟硬件設施及人才隊伍等層面的發力，積極推動這一管理模式的實踐和發展。

關鍵詞：企業;檔案管理;數字化

檔案是企業的無形資產，是企業在發展中所累積的一種寶貴財富。一段時間以來，我國企業對于檔案的管理和利用意識不足，導致檔案管理的地位和價值受到的極大的沖擊。新時期的發展進程中，檔案管理的重要性再次突顯，并展開了法制化、規范化的建設進程，成為企業發展的內驅力[1]。隨著企業數字化管理進程的不斷加速，檔案管理的數字化建業也被提上了日程。如何基于數字化技術完成企業檔案管理的改造，實現其在管理能力、利用效率等層面的不斷升級成為一個重要的課題。

1 企業檔案數字化建設的意義

1.1 有利于檔案管理效益的提升

從某種意義上而言，企業檔案管理的數字化進程對信息時代發展的一種融合。信息化技術本身是以提升效率為顯性標識的，其在檔案管理領域的運用必然能夠達成檔案管理的效率和效能上的提升。在企業現代化管理進行日益緊迫的今天，組織管理效能的提升也就意味著創造出了更好的價值，對于企業的綜合管理效益有著積極地推動作用。數字化檔案管理技術的推行也將傳統地以紙質檔案為保存樣式發展為數字化為介質的保存樣式。而在這一變化也會帶來在檔案管理成本上一定程度的下降，縮減了在用紙、印刷機保存等方面的支出[2]。

1.2 有利于檔案資源開發和利用

一段時間以來，我國企業的檔案資源管理的開發和利用意識不足，使得檔案管理成為一種對于生產、銷售等機械地記錄，檔案管理的價值無形當中被打了折扣。企業檔案管理當中對于數字化檔案技術的引入能夠有效地盤活這些“沉睡的資源”，實現企業檔案在資源開發和有效利用上的升級。這一改變也將企業檔案管理部門的職能進行有效地拓展。檔案管理資部門可改造為企業數據存儲的中心。數據存儲中心的建立將為后期大數據等互聯網+技術的引入提供支點，在這些技術的應用下檔案管理能夠實現對企業戰略發展、風險管理等方面的多層次的數據服務，實現以信息數據對企業改革與發展的助力[3]。

1.3 有利于檔案資源安全性提升

企業檔案的真正價值將在數字化管理的體系下被充分地激發，成為企業經營管理、法律訴、安全生產等方面的重要推動力和保障力。傳統的檔案管理模式，因反復借閱等問題容易導致檔案的老化和損壞，同時傳統檔案管理模式在檔案資料的管理也較為粗放，部門資料在使用過程中出現泄密等情況在企業內部也時有發生。基于數字化的檔案管理系統可實現對檔案管理密級等方面的優化設置，較大程度上改觀了上述問題，進而提升檔案管理的安全性。檔案管理的存儲方式的變革也成為推動檔案管理安全性提升的一個重要因素，相對于紙質文件，數字化的文檔能夠有效地規避物理損害等方面的問題。

2 加強企業檔案數字化建設有效路徑

2.1 推進檔案的數字化管理

企業進行檔案數字化管理的主要目的是提升檔案資源的利用率，從而實現檔案資源對企業各項事業發展的推動。這一進程不是一蹴而就的，這就要求企業應首先建立一套數字化檔案管理的體制，不斷加大對企業檔案基礎工作的規范化和標準化建設。要依托國家法規和企業要求，在保障歸檔文件種類齊全，載體多樣的同時，提升企業檔案資料數字化比例。同時，要針對企業內部檔案資料的保存等級和使用頻率作出相應的數字化技術處理，如檔案資料提取頻率較高的要設定優先級，對使用頻率小的檔案資料要做縮微品處理。

2.2 提高管理軟硬件的支持

檔案數字化的建設是基于信息化技術的一種改造，而這勢必會對檔案管理系統的軟硬件建設提出一定的要求。檔案管理的數字化軟硬件水平，將直接決定了企業數字化檔案管理系統的服務效能。因此，在這一建設進程中，應首先對檔案數字化管理系統的硬件性能予以提升，選擇性能優越、運行穩定的硬件作為數字化檔案系統搭建的基礎。同時，對軟件系統進行優選，達成檔案管理系統與企業的辦公自動化系統的融合，實現檔案管理數字化軟件的無縫對接，從而為企業數字化檔案管理效能的發揮提供保障[4]。

2.3 專業化的人才隊伍建設

就企業檔案管理的未來發展趨勢而言，其數字化的管理進程是歷史的必然。這就要求企業的檔案工作者，不僅需要與專業化檔案管理知識，更需要具備相應的檔案資料的收集、處理及分析能力。企業對于檔案數字化建設進程中，受限于先期檔案管理的認知不足，檔案管理在專業化人才和數字化人才方面有所不足，成為橫亙在企業數字化檔案管理進程中的一大阻礙。在檔案管理數字化建設的進程中，企業應注重檔案資料數字管理的專業型人才和復合型人才的培訓力度，從而達成檔案管理人員廣博的知識結構、專業的問題視角及豐富的實踐管理經驗。從另一個維度而言，也應這在企業的人力資源管理中加大對檔案管理人才的引進力度，從而迅速提升檔案數字化管理隊伍的服務能力。

3 小結

信息技術背景下，檔案資料的數字化管理系統的建構，是時代發展的必然。重視企業數字檔案資料管理的數字化、規范化、制度化建設，才更好地服務于企業各項事業的發展。前期的實踐表明，企業的數字檔案建設不僅有利于提高檔案資源管理的經濟效益，同時對提升檔案管理的安全性及其開發和利用的層次有著重要的意義。企業數字檔案資料的系統建設是一個系統的建設過程，需在這一進程中，通過推進檔案的數字化管理、建立檔案信息傳輸平臺、專業化的人才隊伍建設等策略的實施，有效助推企業數字化檔案管理系統建設效能的顯現。

參考文獻

[1]王珺.如何推進新時代企業檔案數字化建設[J].信息記錄材料，2019，20（12）：45-46.

[2]孔瑾.國有企業檔案數字化建設探究[J].卷宗，2019，9（35）：79.

[3]陳麗娟.如何加快企業檔案數字化建設[J].人力資源，2019，（18）：41.

[4]楊洋.基于企業檔案數字化建設關鍵技術研究[J].卷宗，2020，10（3）：102.