事業單位檔案管理信息化建設探討

毛羽

摘 要：為了不斷提高事業單位檔案管理質量，要重視結合信息化時代發展，有效的加強事業單位檔案信息化管理能力，以此才能為事業單位日后發展奠定良好基礎。本文結合工作實踐，以事業單位檔案信息化建設為研究，總結了檔案管理過程應用信息化手段的意義，提出了具體的信息化建設對策。希望分析能夠不斷提高事業單位檔案管理工作水平。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

新時期，隨著事業單位各項工作的有效開展，進一步推進了社會穩步發展，在事業單位檔案管理工作中，通過運用信息化方式能夠大大提高工作質量，也利于加強檔案的利用效率，因此，作為事業單位檔案管理工作人員，要不斷學習更加先進的信息化技術，有效的開展信息化檔案管理研究，以此才能為事業單位檔案管理工作有效開展提供保證。

1 事業單位檔案管理信息化建設的積極意義

新時期下，隨著我國信息技術和互聯網技術的蓬勃發展，檔案行業在開發利用和管理手段等方面獲得了巨大的進步與革新，推動了檔案管理實現標準化、現代化、科學化以及信息化，對促進行業發展具有現實意義。

1.1 提升單位社會形象

事業單位是為民眾服務的重要政府職能部門，其具有較強的公益屬性，其檔案文件內容與民眾生活具有密切關系。檔案管理實現信息化建設，可以便于民眾查詢相關信息，促使政務處理公開化以及透明化。例如對電子檔案加強管理和開發利用，使用者可以通過訪問相關平臺查詢所需的信息，突破了空間和時間的制約，在提升檔案利用效率的同時，還有助于提升單位社會形象。

1.2 信息檢索更為便捷

隨著我國科學技術的蓬勃發展，社會全面進入到信息化時代，公眾希望以更加便捷和快速的方式獲取信息和文件。以往的紙質檔案不僅為管理增添了一定難度，同時檔案檢索也較為困難，檔案文件的開發利用效率較低，不利于事業單位的穩定以及可持續發展。在檔案管理中引入信息化技術，可以實現檔案文件的無遺漏、無重復檢索，使用者只需要輸入檢索關鍵字就能夠完成文件獲取，大大提升了檔案資源的利用價值，保證檔案檢索的快捷性和便利性。

1.3 優化檔案管理環境

當前，事業單位在開展檔案管理中，依然以紙質文件為主，由于檔案資源數量較多，檔案存放室的環境和空間無法滿足管理需求，容易導致檔案出現損壞或者丟失等問題。應用信息化技術可以改變以往紙質文件對存放環境的依賴情況，通過對電子檔案的科學管理，優化檔案管理環境，保證檔案文件的安全性和完整性。

2 加強事業單位檔案管理信息化建設的相關措施分析

2.1 建立事業單位檔案管理信息化標準

當前，信息化技術在事業單位的應用程度還有待加強，各單位都在探尋檔案管理方面的應用信息化技術的有效途徑，因此也沒有形成較為統一和完整的管理模式。為了輔助事業單位克服信息化技術的應用障礙，應首先建立一套科學的檔案信息化管理模式，充分發揮信息技術的優勢作用。第一，要按照國家統一的標準要求建立完整的檔案錄入規則，按照標準的原則、程序、結構等條件做好檔案的信息錄入，從而為后續的查閱與檢索環節提供良好的基礎前提。第二，針對所有參與檔案管理各環節的硬件、軟件、文檔形式及數據庫的建立等方面，都要制定標準的規范要求，統一管理所有事業單位的檔案資料，并依托網絡資源共享數據庫的信息，最終實現高水平的現代化信息管理效果。

此外，通過細化工作流程能夠做好各工作環節的控制，實現檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，推動檔案工作規范化和標準化。通過人才培養機制則能夠為事業單位信息化建設提供源源不斷的人才動力，挖掘管理人才的同時也能整體上提升單位的人才素質，將檔案管理工作人員的潛力激發出來。

2.2 完善事業單位檔案管理的服務設施

若想促使事業單位形成聯動效果的檔案管理，便需將所有的事業單位納入統一的管理范疇中，打破單位間的界限，將每個獨立的單位都通過必要的設備進行連接，從而發揮整體的作用。第一，要按照統一的標準和條件，對所有單位實施的檔案歸納與整理工作配置相同水平的硬件設施，借助網絡的作用實現數據和各類信息的收發與傳遞。第二，不同的單位還需結合自身實際條件和工作量等因素，配置相應數量的打印機等設備，從而提升管理工作效能。第三，要定期對參與管理工作的軟、硬件設備進行升級優化，使硬件性能與軟件系統等級保持在較高水平，從而能夠滿足實際管理工作的需要。第四，應利用科技手段提高資料存儲系統的安全性能，將單位內部的局域網絡與互聯網無縫連接，從而達到檔案保存、檢索與完善的鏈條化管理，提升管理的信息化水平。第五，要對系統的安全性能提高重視程度，搭建專業的安保系統，以信息化措施提升資料管理的安全性與穩定性。

2.3 提升事業單位檔案管理信息化安全性

當前，檔案管理的安全性是整個管理系統的核心要求，在以現代化的科技形式參與管理的過程中，也會隨之形成新的問題和阻礙，因此管理人員必須對此方面加大重視力度，實施必要的防護措施，以提升管理工作的整體安全性。第一，由于網絡信息是無界限共享的，因此其受眾更為廣泛，信息內容也有被篡改的可能。對此，技術人員要從訪問的權限入手，科學設定權限等級，對于一般性的訪問者，不授權查閱和修改重要性較高的文件資料，從而實現對資料的安全管理。此外，還需做好訪問者的身份識別工作，分層級設置訪問權限。第二，技術人員要時刻以安全作為管理工作的出發點，嚴格把控信息內容，做好系統升級與維護工作，提升其安全性能。第三，可通過設置等級較高的防火墻，以及質量較高的殺毒軟件對系統進行防護，定期升級和更新系統網絡，并對產生的漏洞進行修補，使系統達到標準性能。第四，要對設備加強維護與保養，定期實施除塵、干燥等工序，提升硬件設備的性能，同時也可保障設備降低資料丟失的可能，提高資料管理的整體安全系數。

2.4 落實動態化檔案管理機制

現代化的檔案管理打破了原有固化的管理模式，能夠根據現實條件和資料信息的形式確定具體的管理手段，其形式更為靈活，管理途徑更加多元。將現代的信息和網絡手段應用于管理工作中，可有效實現信息的完善和共享，確保各類檔案信息能夠準確、完整地進行保存，為信息檢索者提供最真實、可靠的信息資源。事業單位應建立更為細致和完善的原始檔案管理系統，并在管理的各環節運用適合的管理方式，從而不斷提升信息資料的整體管理成效。

3 結束語

總之，在新時期背景下，對事業單位檔案進行信息化建設符合社會發展規律，是檔案管理保質保量的主要途徑和正確選擇，事業單位在今后的工作中仍應保持著高度重視，給予較大的支持。同時，在實踐管理過程中，要結合工作實際，要從可行性的角度來制定各項方法，確保信息化建設的成效。

參考文獻

[1]徐維欣.大數據背景下事業單位檔案管理工作的分析[J].中外企業家，2019（36）：107.

[2]江云.事業單位檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業務，2019（23）：85+87.

[3]徐麗娟.事業單位檔案管理工作的優化路徑探究[J].信息記錄材料，2019，20（12）：63-64.