加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

宋敏

摘 要：在社會快速進步的今天，事業單位檔案管理的工作方式也發生了巨大的變化。特別是在信息化時代中，推進事業單位檔案管理信息化建設，不僅使檔案管理的工作效率得到了大幅度的提升，還能夠使檔案管理工作更具規范性、時效性。這樣看來，事業單位檔案管理信息化建設是信息時代中的必然發展趨勢，因此事業單位要給予高度的重視，使信息化建設得已順利開展，使其進一步帶動事業單位的整體發展水平。基于此，本文主要分析了加強事業單位檔案管理信息化的方法。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

在各個領域都能看到信息化的影子，其建設逐漸成為時代的潮流。將信息化應用到事業單位檔案管理中去，從而推動其發展，實現信息化、數字化目標。為此，工作人員需了解信息化知識，優化相關制度和檔案管理手段，促進事業單位可持續發展。

1 檔案管理信息化影響

追溯到很久以前，檔案管理形式通常選為紙質材料，長時間下去，紙質材料在存儲期間極易被損壞，究其根本是受自然條件的限制，亦或是員工在保存或傳送環節不小心損壞。檔案對任何單位而言都是非常重要的，不但涉及所有員工的個人資料，還包括單位加入的一些社會活動，與單位后期發展有著直接聯系。所以，檔案若是被毀壞，數據和資料信息就會缺失，單位所面臨的經濟損失與社會負面影響會較為嚴重。基于信息化視域下的檔案管理，能夠再次復制檔案資料，以免遭遇自然環境和人為條件的損壞。

對于傳統檔案管理而言，首先區分檔案類型進而加強整理，緊接著在檢索過程中，需按照類別才能調取檔案數據，因此所消耗的時間非常多，人力資源成本嚴重浪費。在對資料進行檢索時，所面臨的問題非常多，最明顯的就是檔案不完善，另外在調取資料時，對整理好的檔案資料造成影響，打亂最初的順序，增加了后期歸類難度。基于此，倘若將信息化方式滲透至檔案管理中，利用電腦檢索形式，找出所需資源，提升檢索精準性，同時還能節省時間[1]。

2 事業單位加強檔案管理信息化建設的重要意義

2.1 推進檔案管理的不斷優化

隨著社會的發展，特別是信息化建設的逐步推進，在開展檔案管理時加強信息化建設能夠提升檔案管理的質量，使工作效率得到不斷提高。在信息化建設的過程中，計算機技術、信息技術等在其中所起到的作用是非常重要的，通過這些技術的有效使用，可以對檔案的內容以及形式都進行優化和整合，便于更好地從事管理。這種利用信息技術來管理檔案的優點包括很多方面，例如檔案資料便于儲存，可以非常方便地進行查詢，將檔案資料中的有關資源進行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都顯示出信息化管理方式的優勢[2]。

2.2 迎合信息化發展的工作趨勢

信息化已經成為各項工作中不可或缺的重要因素，而且影響了相關行業的發展。信息化建設會使人們的工作和生活變得更加便利。在事業單位中，不同的工作業務都需要信息化建設的有力支持。在信息化建設的重要推動下，可以讓事業單位的各項工作都得到整體的推進，并最終提高工作的總體質量。隨著事業單位中各項業務工作的不斷開展，將信息化建設融入其中并充分結合已經成為一種必然的工作趨勢。

2.3 檔案的信息化形式可以長久保存

在以往的檔案管理中，通常采用的是紙質保存的形式，將紙質作為檔案記錄的最重要的載體。盡管紙質版的檔案形式有著很多的優點，但是一些缺點也是顯而易見的，比如紙質版的檔案容易受到自然環境的影響，如果客觀環境非常潮濕的話，就會導致紙質版的資料出現腐爛的現象，使檔案的資料受到損失。信息化的管理形式出現以后，將存在的這些問題得以解決。信息化的檔案管理可以充分地運用信息的相關技術，將檔案的內容進行信息保存，存到信息介質中，這樣使得檔案的保存從空間上得到延展，而且檔案以信息化形式進行保存的話，可以使得檔案的資料在保存中得以完善[3]。

3 事業單位檔案管理信息化建設現狀

3.1 對檔案信息化建設的重視程度不足

有效的檔案管理能夠促使事業單位發展，定期整理、分類檔案可以使事業單位的工作更加有條不紊，同時實現資源共享的良好局面。但是，當前大部分事業單位的領導不重視檔案管理工作，片面地認為檔案信息化建設不重要，結果導致投入不足，信息化建設進展緩慢。

3.2 檔案信息化建設平臺更新速度緩慢

目前，事業單位檔案信息化建設工作的開展雖然具有比較完整的職工檔案信息管理系統作為基礎條件，但在實踐過程中受到的重視程度還是比較欠缺的。大部分單位內部的檔案管理信息化平臺模塊更新速度緩慢，一部分新入職的員工信息并沒有得到及時錄入和更新，從而為人才的優化和管理帶來了一定阻礙。

4 事業單位檔案管理信息化建設的路徑

4.1 提高檔案管理信息化建設的重視程度

首先，事業單位的領導深刻的認識到事業單位檔案管理工作的重要性，明確其在單位發展和領導決策中的作用，并把檔案管理信息化建設列入事業單位重點工作中，為事業單位檔案管理信息化建設的順利開展奠定良好的基礎。其次，事業單位要為檔案管理工作提供專門的辦公地點，提高檔案管理設備的配置水平，并設立專人專崗，增加事業單位檔案管理的保密性。在對檔案進行管理時，嚴格執行相應的標準和要求，使事業單位的檔案管理工作更具嚴密性。最后，事業單位要定期開展檔案管理知識的培訓，提高工作人員的業務水平和專業性，調動檔案管理人員的積極性，使其在工作崗位上提供良好的服務。

4.2 檔案管理信息化平臺建設

新時期，事業單位檔案管理工作若要真正實現信息化，則需依賴于信息化平臺建設，因此在建設過程中需要做好以下幾點：第一，硬件建設。單位在發展過程中能夠借助自身已有的管理平臺，開發出既統一且又相對獨立的檔案管理功能模塊，充分結合檔案管理職能和流程特點有針對性地設計功能模塊，并立足于企業業務發展需求建設合理化硬件，在實踐過程中完善和升級硬件環境，如此方可把系統平臺的價值充分發揮出來，讓檔案管理信息化建設真正落到實處。第二，資源整合。在將硬件建設做好后，信息化建設過程中另一項重要內容就是資源整合，若要使這一點成功實現，就必須借助相關管理軟件，諸如ERP、EDP 等。因此，除了硬件建設，軟件建設也必不可少，檔案管理人員可以此為著手點來實現信息化建設目標。

4.3 定期組織人員培訓

事業單位應定期組織員工培訓，提高員工專業技術和業務水平，更好的結合檔案管理信息化技術和傳統檔案管理內容。針對單位使用紙質資料進行管理的情況，需加以勸解和完善，引入創新型技術，推動事業單位檔案信息化發展。為了確保檔案管理人員的綜合素質，事業單位需舉辦技術講座，使員工熟練駕馭信息技術，更好的為單位服務[4]。

5 結束語

縱觀社會發展與進步，科技在其中發揮了強大推動作用，信息技術功不可沒。新時期，事業單位得到長足發展，檔案管理是不容忽視的一環。事業單位應以信息化作為方向，探索檔案管理的新模式，剖析發展中存在的不足，構建行之有效的解決策略，推動事業單位檔案管理工作向前發展。

參考文獻

[1]李維艷，關嫚.科研事業單位檔案信息化建設的對策[J].管理觀察，2019（16）：56-57.

[2]徐曉慧.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294-295.

[3]楊揚.濟南市事業單位檔案管理問題及對策研究[D].西安：陜西師范大學，2018.

[4]程文富.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業改革與管理，2016（2）：23.