加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點(diǎn)方法

宋敏

摘 要：在社會(huì)快速進(jìn)步的今天，事業(yè)單位檔案管理的工作方式也發(fā)生了巨大的變化。特別是在信息化時(shí)代中，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅使檔案管理的工作效率得到了大幅度的提升，還能夠使檔案管理工作更具規(guī)范性、時(shí)效性。這樣看來(lái)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代中的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此事業(yè)單位要給予高度的重視，使信息化建設(shè)得已順利開(kāi)展，使其進(jìn)一步帶動(dòng)事業(yè)單位的整體發(fā)展水平。基于此，本文主要分析了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

在各個(gè)領(lǐng)域都能看到信息化的影子，其建設(shè)逐漸成為時(shí)代的潮流。將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中去，從而推動(dòng)其發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化目標(biāo)。為此，工作人員需了解信息化知識(shí)，優(yōu)化相關(guān)制度和檔案管理手段，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理信息化影響

追溯到很久以前，檔案管理形式通常選為紙質(zhì)材料，長(zhǎng)時(shí)間下去，紙質(zhì)材料在存儲(chǔ)期間極易被損壞，究其根本是受自然條件的限制，亦或是員工在保存或傳送環(huán)節(jié)不小心損壞。檔案對(duì)任何單位而言都是非常重要的，不但涉及所有員工的個(gè)人資料，還包括單位加入的一些社會(huì)活動(dòng)，與單位后期發(fā)展有著直接聯(lián)系。所以，檔案若是被毀壞，數(shù)據(jù)和資料信息就會(huì)缺失，單位所面臨的經(jīng)濟(jì)損失與社會(huì)負(fù)面影響會(huì)較為嚴(yán)重。基于信息化視域下的檔案管理，能夠再次復(fù)制檔案資料，以免遭遇自然環(huán)境和人為條件的損壞。

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理而言，首先區(qū)分檔案類(lèi)型進(jìn)而加強(qiáng)整理，緊接著在檢索過(guò)程中，需按照類(lèi)別才能調(diào)取檔案數(shù)據(jù)，因此所消耗的時(shí)間非常多，人力資源成本嚴(yán)重浪費(fèi)。在對(duì)資料進(jìn)行檢索時(shí)，所面臨的問(wèn)題非常多，最明顯的就是檔案不完善，另外在調(diào)取資料時(shí)，對(duì)整理好的檔案資料造成影響，打亂最初的順序，增加了后期歸類(lèi)難度。基于此，倘若將信息化方式滲透至檔案管理中，利用電腦檢索形式，找出所需資源，提升檢索精準(zhǔn)性，同時(shí)還能節(jié)省時(shí)間[1]。

2 事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

2.1 推進(jìn)檔案管理的不斷優(yōu)化

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，在開(kāi)展檔案管理時(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠提升檔案管理的質(zhì)量，使工作效率得到不斷提高。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等在其中所起到的作用是非常重要的，通過(guò)這些技術(shù)的有效使用，可以對(duì)檔案的內(nèi)容以及形式都進(jìn)行優(yōu)化和整合，便于更好地從事管理。這種利用信息技術(shù)來(lái)管理檔案的優(yōu)點(diǎn)包括很多方面，例如檔案資料便于儲(chǔ)存，可以非常方便地進(jìn)行查詢(xún)，將檔案資料中的有關(guān)資源進(jìn)行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都顯示出信息化管理方式的優(yōu)勢(shì)[2]。

2.2 迎合信息化發(fā)展的工作趨勢(shì)

信息化已經(jīng)成為各項(xiàng)工作中不可或缺的重要因素，而且影響了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。信息化建設(shè)會(huì)使人們的工作和生活變得更加便利。在事業(yè)單位中，不同的工作業(yè)務(wù)都需要信息化建設(shè)的有力支持。在信息化建設(shè)的重要推動(dòng)下，可以讓事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都得到整體的推進(jìn)，并最終提高工作的總體質(zhì)量。隨著事業(yè)單位中各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的不斷開(kāi)展，將信息化建設(shè)融入其中并充分結(jié)合已經(jīng)成為一種必然的工作趨勢(shì)。

2.3 檔案的信息化形式可以長(zhǎng)久保存

在以往的檔案管理中，通常采用的是紙質(zhì)保存的形式，將紙質(zhì)作為檔案記錄的最重要的載體。盡管紙質(zhì)版的檔案形式有著很多的優(yōu)點(diǎn)，但是一些缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的，比如紙質(zhì)版的檔案容易受到自然環(huán)境的影響，如果客觀環(huán)境非常潮濕的話，就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)版的資料出現(xiàn)腐爛的現(xiàn)象，使檔案的資料受到損失。信息化的管理形式出現(xiàn)以后，將存在的這些問(wèn)題得以解決。信息化的檔案管理可以充分地運(yùn)用信息的相關(guān)技術(shù)，將檔案的內(nèi)容進(jìn)行信息保存，存到信息介質(zhì)中，這樣使得檔案的保存從空間上得到延展，而且檔案以信息化形式進(jìn)行保存的話，可以使得檔案的資料在保存中得以完善[3]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不足

有效的檔案管理能夠促使事業(yè)單位發(fā)展，定期整理、分類(lèi)檔案可以使事業(yè)單位的工作更加有條不紊，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享的良好局面。但是，當(dāng)前大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，片面地認(rèn)為檔案信息化建設(shè)不重要，結(jié)果導(dǎo)致投入不足，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。

3.2 檔案信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度緩慢

目前，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展雖然具有比較完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)條件，但在實(shí)踐過(guò)程中受到的重視程度還是比較欠缺的。大部分單位內(nèi)部的檔案管理信息化平臺(tái)模塊更新速度緩慢，一部分新入職的員工信息并沒(méi)有得到及時(shí)錄入和更新，從而為人才的優(yōu)化和管理帶來(lái)了一定阻礙。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

4.1 提高檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)深刻的認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，明確其在單位發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用，并把檔案管理信息化建設(shè)列入事業(yè)單位重點(diǎn)工作中，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位要為檔案管理工作提供專(zhuān)門(mén)的辦公地點(diǎn)，提高檔案管理設(shè)備的配置水平，并設(shè)立專(zhuān)人專(zhuān)崗，增加事業(yè)單位檔案管理的保密性。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使事業(yè)單位的檔案管理工作更具嚴(yán)密性。最后，事業(yè)單位要定期開(kāi)展檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)性，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，使其在工作崗位上提供良好的服務(wù)。

4.2 檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作若要真正實(shí)現(xiàn)信息化，則需依賴(lài)于信息化平臺(tái)建設(shè)，因此在建設(shè)過(guò)程中需要做好以下幾點(diǎn)：第一，硬件建設(shè)。單位在發(fā)展過(guò)程中能夠借助自身已有的管理平臺(tái)，開(kāi)發(fā)出既統(tǒng)一且又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理功能模塊，充分結(jié)合檔案管理職能和流程特點(diǎn)有針對(duì)性地設(shè)計(jì)功能模塊，并立足于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求建設(shè)合理化硬件，在實(shí)踐過(guò)程中完善和升級(jí)硬件環(huán)境，如此方可把系統(tǒng)平臺(tái)的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，讓檔案管理信息化建設(shè)真正落到實(shí)處。第二，資源整合。在將硬件建設(shè)做好后，信息化建設(shè)過(guò)程中另一項(xiàng)重要內(nèi)容就是資源整合，若要使這一點(diǎn)成功實(shí)現(xiàn)，就必須借助相關(guān)管理軟件，諸如ERP、EDP 等。因此，除了硬件建設(shè)，軟件建設(shè)也必不可少，檔案管理人員可以此為著手點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)。

4.3 定期組織人員培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)定期組織員工培訓(xùn)，提高員工專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)水平，更好的結(jié)合檔案管理信息化技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容。針對(duì)單位使用紙質(zhì)資料進(jìn)行管理的情況，需加以勸解和完善，引入創(chuàng)新型技術(shù)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展。為了確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)，事業(yè)單位需舉辦技術(shù)講座，使員工熟練駕馭信息技術(shù)，更好的為單位服務(wù)[4]。

5 結(jié)束語(yǔ)

縱觀社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步，科技在其中發(fā)揮了強(qiáng)大推動(dòng)作用，信息技術(shù)功不可沒(méi)。新時(shí)期，事業(yè)單位得到長(zhǎng)足發(fā)展，檔案管理是不容忽視的一環(huán)。事業(yè)單位應(yīng)以信息化作為方向，探索檔案管理的新模式，剖析發(fā)展中存在的不足，構(gòu)建行之有效的解決策略，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李維艷，關(guān)嫚.科研事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策[J].管理觀察，2019（16）：56-57.

[2]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（34）：294-295.

[3]楊揚(yáng).濟(jì)南市事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究[D].西安：陜西師范大學(xué)，2018.

[4]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理，2016（2）：23.