工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制研究

張?zhí)K杭

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和工業(yè)生產(chǎn)發(fā)展水平的提高，越來越多的煉油化工工程項目投入建設(shè)，由于煉油化工屬于重大建設(shè)項目，具有投資數(shù)額大、單項工程數(shù)量多、管理層級和體系復(fù)雜等的特點，給工程建設(shè)項目檔案管理工作增加了不小的難度。要想實現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)性的項目檔案管理，關(guān)鍵就在于實施檔案管理過程控制，實現(xiàn)檔案管理工作前移，做好各個階段的文件管理，保證工程建設(shè)項目檔案管理的全面性和有效性。文章就主要圍繞工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制等相關(guān)問題展開分析和研究。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項目;檔案管理;過程控制研究

所謂工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制，其本質(zhì)上就是指將檔案管理工作進(jìn)行前移，變后期集中式的檔案收集為分散式的過程檔案收集，把工程建設(shè)項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)提前到各階段文檔制作和文件管理的階段，嚴(yán)格遵循檔案管理的規(guī)范性要求，保證各環(huán)節(jié)、各類文件與文檔的產(chǎn)生都能夠符合項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣能夠大大降低煉油化工工程項目建設(shè)檔案收集與整理的難度，從而確保工程建設(shè)項目管理檔案的準(zhǔn)確性以及完整性。[1]下面就主要針對煉油化工工程建設(shè)項目檔案管理的要點及過程控制的相關(guān)措施進(jìn)行分析，旨在為今后這類大型化工項目檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。

1 煉油化工工程建設(shè)項目檔案管理的要點

1.1 設(shè)定組織機構(gòu)實施專門管理

在我國一些大型的煉油化工工程項目則投資多達(dá)上億，在具體工程項目建設(shè)的過程中，單項工程數(shù)量多達(dá)上百個，而在管理上，又會涉及工程建設(shè)單位、承包單位、設(shè)計單位、檢驗檢測單位、供貨商及技術(shù)專利提供商等各類繁雜的單位體系，因此要做好工程建設(shè)項目檔案管理工作，做好組織協(xié)調(diào)是關(guān)鍵。[2]工程項目建設(shè)單位在實施檔案管理的過程中，就要設(shè)定專門的組織機構(gòu)來進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌管理。也就是說工程建設(shè)單位要在項目籌劃階段就要認(rèn)識到檔案管理的重要性，成立檔案管理部門或者檔案管理工作中心，實現(xiàn)文件控制和文檔管理的一體化，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工程項目建設(shè)過程中各類文件的產(chǎn)生與制作等的行為，以檔案管理部門為窗口，現(xiàn)對項目檔案的收集與流轉(zhuǎn)控制。

1.2 重視人力資源的投入

對于煉油化工工程項目來說，要提高檔案管理水平，強化檔案管理的過程控制，關(guān)鍵還在于加大人力資源的投入。在以往工程項目建設(shè)檔案管理工作中，往往存在著缺乏經(jīng)驗豐富的專業(yè)文檔管理人員的問題，在實施具體的文檔收集和標(biāo)準(zhǔn)化管理的過程中顯得力不從心，要改善這一現(xiàn)狀首先就要求工程項目建設(shè)單位要根據(jù)項目的建設(shè)規(guī)模來分析檔案管理的難易程度，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源配置，保證有足夠的專業(yè)人員參與到檔案管理工作中來，構(gòu)建一支專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。[3]其次就是要針對檔案管理人員組織必要的培訓(xùn)，通過授課或者幫帶等的形式使其盡快的熟悉煉油化工工程建設(shè)項目的管理模式以及特點，從而對各個階段所涉及的檔案種類、數(shù)量和文件形式有足夠的了解和掌握，從而為工程建設(shè)項目檔案管理工作的有效開展奠定重要基礎(chǔ)。

1.3 構(gòu)建完善的項目檔案管理制度

構(gòu)建完善的項目檔案管理制度是實施工程建設(shè)項目檔案管理的重要保障。首先是要求工程建設(shè)單位建立相應(yīng)的文件管理制度。煉油化工建設(shè)項目立項、審批以及招投標(biāo)等各個階段都會生成相應(yīng)的文件，為防止這部分前期文件的丟失和制作混亂，就必須要有檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的負(fù)責(zé)管理，包括文件編碼、審核、版本制作、流轉(zhuǎn)以及保存管理等，都要遵循相應(yīng)的文件管理制度流程以及管理規(guī)范。[4]其次就是要針對施工單位建立專門的文件管理制度，針對施工的內(nèi)容，對于在施工過程中的設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等進(jìn)行明確的格式、份數(shù)以及質(zhì)量等的規(guī)定。最后就是要建立有效的歸檔驗收制度。主要是針對文件的完整性、成套性、規(guī)范性以系統(tǒng)性來進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的審查。

2 煉油化工工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制措施

2.1 合同控制

要做好煉油化工工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制，首先就要從合同控制入手，保證工程項目建設(shè)單位與施工單位在簽訂各類工程項目合同的過程中，都能夠遵循相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。要做到這一點第一就是要實現(xiàn)合同細(xì)分，煉油化工重大工程項目的合同簽訂主要就分為工程總承包合同、設(shè)計合同、采購合同、施工合同、監(jiān)理合同等，在進(jìn)行簽訂的過程中要針對文檔管理來設(shè)立專門條款，明確各類項目文件制作內(nèi)容、質(zhì)量、格式、版本以及份數(shù)時間要求等等，保證文件編制的合理性。第二就是要明確文檔管理的責(zé)任，工程項目建設(shè)單位可以將檔案的制作收集和整理納入最終的結(jié)算考核內(nèi)容當(dāng)中，如果在進(jìn)行檔案管理的過程中發(fā)現(xiàn)施工單位或其他合作單位的相關(guān)項目文件編制存在疏漏或者與工程建設(shè)不同步，那么則可以按照合同規(guī)定的責(zé)任要求給予一定的懲罰，這樣能夠極大的提升檔案管理的有效性和積極性。

2.2 變動控制

要實現(xiàn)對工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制，還要做好檔案管理的變動控制工作。對于工程建設(shè)項目檔案管理來說，其所設(shè)定的檔案管理內(nèi)容以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并不是一成不變的，而是要根據(jù)工程建設(shè)項目的施工進(jìn)度以及單位工程項目的調(diào)整來進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。因此這就要求檔案管理部門在實施檔案管理的過程中，一定要建立動態(tài)化的檔案管理機制，[5]針對建設(shè)過程中存在的一些特殊情況和變動現(xiàn)象，了解管理模式及特點的變化，來適時的調(diào)整檔案管理體系，從而提升工程建設(shè)項目檔案管理的有效性與適應(yīng)性，保證文件的制作、檔案的收集和整理能夠與工程建設(shè)項目保持同步。

2.3 執(zhí)行控制

要做好工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制，對執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督也是十分有必要的。檔案管理部門制定了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和文件管理程序，但要保證這些標(biāo)準(zhǔn)和程序的有效落實，就必須要進(jìn)一步強化監(jiān)督，確保相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的有效執(zhí)行。[6]在進(jìn)行檔案管理執(zhí)行控制的過程中，可以借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，開發(fā)相應(yīng)的檔案管理信息平臺，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對各類文件流轉(zhuǎn)的跟蹤管理，同時還可以提供各類文件的制作模板，明確文件內(nèi)容編制的要求，在統(tǒng)一的信息平臺上實現(xiàn)檔案的收發(fā)，不僅能夠提升檔案管理工作效率，還方便檔案管理工作人員能夠及時的審查和調(diào)取相關(guān)的文檔，對于其中存在的不規(guī)范問題進(jìn)行全面檢查，從而切實提升檔案管理質(zhì)量。

2.4 進(jìn)度控制

對于煉油化工項目實施檔案管理的過程控制，還要做好進(jìn)度控制等的相關(guān)工作。要保證項目檔案管理工作同工程項目建設(shè)的協(xié)調(diào)性和適應(yīng)性，就要針對檔案管理來構(gòu)建督辦機制和評價機制，對于檔案管理部門及其工作人員的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，避免檔案積壓，實施定期考核，確保檔案管理有序和有效運行。

3 結(jié)語

工程建設(shè)單位把握好檔案管理的要點，從合同編制、工程變動、執(zhí)行監(jiān)督以及進(jìn)度管理等各方面予以過程管控，能夠進(jìn)一步完善工程建設(shè)項目檔案管理體系，提升檔案管理質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

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