高職院校檔案信息資源共享策略分析

劉驊

摘 要：在當前信息化時代背景下，人們信息意識不斷增強，而且對信息需求也不斷增加，獲取信息時對準確、高效和便捷具有較高的期望。在這種情況下，檔案信息資源共享成為檔案工作中較為重要的一項內容。特別是對于高職院校檔案工作而言，通過積極推進檔案信息資源共享的步伐，能夠更好的發揮出檔案的重要價值，并為檔案利用者提供更滿意的檔案信息服務。文中從高職院校檔案信息資源共享的內涵入手，分析了高職院校檔案信息資源共享的意義，并進一步對高職院校檔案信息資源共享的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：高職院校;檔案信息資源;共享;內涵;意義;策略

檔案作為高職院校的重要信息資源，是高職院校在教學、教研及管理等工作中的真實記錄，是高職院校寶貴的財富。因此在當前高職院校檔案管理工作中，為了能夠實現對檔案的有效利用，需要積極推進檔案信息資源的共享，不僅要實現校內檔案信息的共享，同時還要增強校際之間的共享力度，更好的發揮出檔案信息資源的重要價值，使檔案能夠為學校和社會做出更大化的貢獻。

1 高職院校檔案信息資源共享的內涵分析

由于高職院校檔案信息資源形成于科研、教學和黨政管理工作中，因此在高職院校檔案信息資源共享工作中，宜重視提升檔案信息的獲取性，使檔案利用者能夠更便利的獲取到所需要的檔案信息。具體可以借助于網絡的優勢，將不同媒體互聯起來，以此來實現資源的共享，實現高校檔案信息資源的充分利用，并推進檔案信息資源共享的步伐。在具體檔案信息資源共享工作中，通過對檔案信息的數量、區域和時效進行協調，實現信息的科學布局，更好的滿足用戶需求。通過實現高職院校檔案信息資源的共享，能夠使師生更便利的獲取所需要的檔案信息。

2 檔案信息資源共享的意義

2.1 創新檔案服務方式的需要

高職院校檔案信息資源共享的實現，檔案的服務理念和服務方式加快了向更深層次的發展，廣大師生和公眾在利用檔案信息過程中不受時空限制，能夠享受到更安全、高效和便捷的檔案服務，為檔案部門與師生之間搭建起來有效的檔案信息溝通的橋梁。

2.2 提高檔案信息資源利用率

高職院校在發展過程中形成海量的檔案信息資源，在傳統的檔案信息資源管理工作中，檔案信息利用率不高，這也導致大量檔案都處于沉睡狀態。在當前檔案信息資源共享工作中，利用信息化手段激發出了檔案的活力，降低了檔案管理者的工作強度，檔案信息傳遞效率大幅度提升，為檔案利用者提供了更多便利，進一步提升了檔案信息資源的利用率。

2.3 提升經濟和社會效益

每所高職院校都具有自身的特色和學科優勢，高職院校檔案是高校師生智慧的結果，作為一種優質資源，通過實現共享，可以更好的推進檔案信息的開發利用，實現檔案的真正價值。而且在高職院校檔案信息共享過程中，還能夠促進高校間學術和科研的共同進步，進一步提升高職院校檔案的經濟效益和社會效益。

3 高職院校檔案信息資源共享策略分析

3.1 優化整合高職院校檔案信息

在當前高職院校檔案工作中，需要積極構建一個獨具特色的檔案數據庫，具體要結合高職院校自身的發展特點，即要針對學校最有價值的檔案信息進行深加工，并實現數字化存儲，基于不同檢索層次來合理進行劃分。在具體檔案數據庫構建過程中，還要遵循信息共享原則。在實際檔案信息數據庫構建過程中，還需要加大對檔案信息資源的整合力度，將分散和無序的信息集中在一起，進一步豐富檔案信息資源，從而為檔案信息資源的高效利用打下堅實的基礎。

3.2 創建檔案信息標準體系

高職院校檔案信息共享的實現，需要建立一個完善的檔案信息標準體系，以此來推進檔案信息化建設。檔案信息標準體系作為檔案信息化的頂層建設內容，其是針對檔案信息標準、管理標準、技術標準和采集標準等進行完善。在具體工作中，高職院校要基于自身的實際情況出發，積極創建與自身的相符保的檔案信息標準體系，具體還可能借鑒各種成功的經驗，從而為本校的檔案信息資源建設提供重要的參考。

3.3 構建數字檔案云計算平臺

由于高職院校數字檔案具有自身的特殊性，因此需要結合高職檔案自身特點及檔案管理工作要求，積極構建一個智能化和個性化的檔案云計算平臺，并在建設過程要根據用戶需求不斷對其進行完善，有效的保證數字檔案信息的安全性和私密性，為高職院校師生提供更具個性化的檔案信息服務。另外，對于建立的數字檔案云平臺，還需要建立相慶的協調機制和管理體系與其相配合，這樣才能夠在實際工作中做到職責分明，并協調好信息在各個平臺之間的有效流動。高職院校還要重視將辦公自動化系統與檔案管理系統相結合，全面提高數字檔案管理水平，更好的推進檔案云計算平臺的應用效果。

3.4 加強檔案數據庫建設

在當前高職院校檔案信息共享實現過程中，數據庫建設是關鍵所在。具體在建設檔案數據庫過程中，需要基于用戶需求來構建專題檔案數據庫。由于高職院校檔案信息資源分類十分廣泛，利用需求也呈現出多元化的特點，因此宜對各類檔案信息資源進行深入挖掘和加工，打造更具特色的專題檔案資源庫，更好的滿足多元化的利用需求。另外，在檔案數據庫建設過程中，還要重視異構檔案數據的整合，由于這些檔案信息具有分散性的特點，共建共享難度較大，因此要通過云計算平臺來針對不同系統中的異構檔案信息進行采集、編目和存儲，實現對檔案信息的統一管理，為檔案信息共享目標的實現打下良好的基礎。

3.5 構建云計算服務平臺

在當前高職院校檔案信息資源共享建設過程中，需要加快推進檔案服務模式的轉變。在實際工作中，可以通過構建統一的云計算服務平臺，實現檔案信息資源的跨庫訪問和利用。并利用云計算服務技術來連接不同數據庫中的檔案資源，構建一個統一的數據庫網絡，實現對云計算平臺的有效銜接，從而使用戶能夠享受到更便捷的檔案信息服務。另外，還要基于云技術特點來選擇相應的檔案服務模式。在實際工作中，高職院校檔案管理人員要需要重視對檔案信息的深層次分析和加工，借助于云計算的查詢功能，針對用戶關心的熱點問題進行檢索，并及時向用戶推送相關的檔案信息，更好的滿足檔案用戶個性的信息需求。

4 結束語

基于網絡環境下，高職院校檔案信息資源共享工作具有較強的復雜性和系統性特點，在實際工作中，需要結合自身的發展情況和檔案工作的需求，積極打造適合高職院校自身發展的檔案信息資源共享模式，實現檔案信息資源的高效利用，更好的發揮也檔案在高職院校發展中的重要作用。

參考文獻

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