檔案信息化建設的幾點思考

富秀晴

摘 要：檔案信息化建設是關乎企事業單位發展的一項重要工作，從某種層面來說，也是對我國經濟建設的一種推進。

關鍵詞：檔案信息化;問題;決策

1 前言

隨著信息化技術在我國各行各業的蔓延和應用，其已經成為我國發展必不可少的一項先進技術，信息化建設也是我國與世界接軌的一項重要的建設工作。在檔案管理過程中，如果可以用到信息化管理技術，將可以有效地提高企事業單位檔案管理效率。

2 檔案信息化建設的含義

檔案信息化指的是在檔案活動當中使用網絡技術、通訊技術等高科技手段來完成檔案信息資源的管理以及開發等。究其實質，是對檔案管理模式以及工作方式的一種轉變，逐漸的從傳統化的檔案實體保管邁向現代化的信息化管理。但是由于該項技術發展的比較短暫，關于檔案信息化建設的理解以及認識方面還存在非常多的偏差以及不足，因此在思想觀念上還需要持續性的更新以及突破。

3 檔案信息化技術與制度建設

1）檔案信息化技術。檔案信息化建設屬于一項技術型，涉及面比較廣泛以及資金比較密集的工程，在建設中一定要遵照相應的技術標準以及原則，最終可以實現全市檔案部門之間的信息資源共享，并且可以廣泛的開展一些聯機檢索以及聯合編目等業務，這樣可以進一步的促進交流，徹底改變之前各自為政的局面。在這種基礎之上，進一步的連接區域網以及廣域網，使得國家檔案信息資源的布局得到優化。與此同時，還要重視檔案信息化以及社會信息化之間的協調化發展，爭取把檔案信息化建設納入總格局當中，加快檔案事業的持續性發展，爭取推動國家得到持續的發展。

2）硬件設施。管理的信息化建設首先需要從硬件設施進行改革，硬件設施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設施的質量，檔案管理的質量也會受到影響。檔案管理的硬件設施包括計算機、存儲區域、數據庫、局域網等，這些組成了檔案管理的支撐平臺。

3）制度建設。要保障檔案信息管理模式的健全化，就需要和先進性，科學性的管理技術以及相應的管理理念相結合，在現代化的社會發展中，科技一直在不斷的進步，這樣以來就對檔案管理水平的提升起到了很大的促進作用。不斷的改進檔案管理的模式以及技術，可以進一步對檔案管理的發展起到拖動的作用。檔案管理的具體水平對檔案信息價值的發揮起到很大的影響，為了保障檔案信息可以在很大程度上發揮出比較大的價值，檔案部門的相關工作人員一定要持續的改進檔案管理的相關水平，還需要進一步完成檔案管理體系的持續優化，要不斷的改革之前傳統的檔案管理模式，這樣以來才會更好的和現代化社會的需求之間相適應。

4 檔案管理信息化的運用現狀

1）管理員綜合素質不高。目前由于一些單位的檔案管理人員對檔案的管理工作未進行深入的了解，導致絕大多數的檔案管理工作還是按照最傳統的方法開展。相比較于專業的檔案管理人員，缺乏先進的理論實踐知識，較少掌握先進的檔案管理方法，未能意識到檔案管理信息化建設的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的熱情，不思進取，不擅于主動學習先進的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質不足。

2）檔案檢索效率不高。雖然檔案的檢索已經不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對于經驗豐富的檔案管理人員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進行創新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

3）重視程度不夠。隨著互聯網的發展進步，不少單位都已引進檔案信息化管理模式，但是實際的運行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認識到檔案管理的便利性和重要性，對于很多檔案未能及時進行歸檔處理，從而導致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對檔案的管理仍然堅持紙質檔，人工操作，不能意識到網絡處理的方便和準確，對檔案的信息化管理起不到促進作用。

4）檔案信息化技術落后。檔案信息化建設屬于一項技術比較密集型的工程，在信息化的建設中，技術屬于比較重要的支撐。當前檔案信息化仍然處于發展當中，技術方面存在一定的差距，比如：壓縮技術，數據存儲以及檢索技術等，關于這些技術還不能比較熟悉的掌握。與此同時，非常的難以使用電子文件以及數字化來完成檔案的管理。因此如何更好的把關鍵技術應用到檔案工作中去，屬于迫切需要解決的問題。

5 進行檔案宣貫培訓

1）加強對檔案信息化建設的認識。隨著時代的發展，我國的信息化水平越來越高，檔案信息化也就成為大勢所趨。目前在各行各業中，由于計劃經濟時代將大部分的精力都放置在了經濟建設中，而在檔案管理系統中投入的資源較少，導致了目前眾多企事業單位的檔案管理水平并不高，歸根究底還是對檔案管理的重視不足。為了解決當前某些檔案管人員因為意識不足而導致檔案管理水平不高的問題，需要企事業單位強化各人員對于檔案管理信息化的認識，應用相應的媒介平臺撰寫宣傳文章將檔案管理信息化的優點和意義在企事業單位內大力宣傳。

2）宣貫培訓。一般來說，在進行宣貫培訓時，檔案管理人員要針對歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方式等方面的宣貫。其主要特點來確定歸檔的具體內容，且在后期檢查的過程中，可以針對上述的文件資料進行嚴格的審查，并給出相應的調整意見，這也是另一種形式的宣貫培訓。

3）全面提高檔案工作者素質。想要從根本上實現檔案的信息化建設，培養一批管理型、復合型以及技術型的人才是非常重要的。因此可以利用崗位培訓、法律學習以及繼續教育等方式使檔案人員掌握更多的法律、經濟、歷史等現代化的管理內容，發展為精通業務以及具備創新精神的有用人才。與此同時，廣大檔案工作者應該主動的學習信息技術以及現代管理等知識，只有這樣才可以成為檔案信息化管理當中的實用型人才。

4）加強檔案信息化技術的應用。檔案信息可以對人們的社會實踐活動進行比較真實的反映，為了給企業、政府以及人們提供相應的文件以及信息，我們一定要對檔案信息實施全面性的管理，這樣將會非常的利于人們進一步的完成決策。社會一直在迅速的發展，關于檔案信息的數據也在不斷的出現增加的趨勢，規模也變得非常大，如果在工作的過程中，利用之前比較傳統的管理模式進行處理這些檔案信息，在很大程度上會使得工作出現一定的失誤，這樣就會和社會的發展要求之間無法更好的適應。因此我們一定要使用一些比較先進的設備以及技術進行處理這些檔案信息，保障檔案在管理的過程中更加的面向信息化以及現代化，更好的造福于人類。

6 結束語

管理模式的變革是時代變遷下的必然產物，在過去20年，檔案的管理從紙質化過渡到了電子化，而經歷過信息技術革命后，從電子化過渡到信息化是趨勢所在，也是目前我國發展和社會進步的重要環節。在進行檔案信息化建設的過程中，需要注意多項問題，需要進行深入研究，希望本文提出的幾點可以為同行作出參考。

參考文獻

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