大數據環境下加強檔案管理的對策研究

馮麗麗

摘 要：檔案管理是關系到我國現代化建設的一項重要工作，對大數據時代背景下檔案管理策略的探討具有十分重要的意義。本人對大數據的來源及重要意義進行了討論，并進一步找出了存在的問題，給出了分析，針對上述問題提出了相應的解決措施。

關鍵詞：大數據;檔案管理;策略

目前，檔案部門在檔案數據和信息資源管理中充分認識到大數據的特點，通過引進大數據技術進行檔案管理，對推動了檔案的信息化管理工作效果十分顯著，為促進檔案信息資源的整合和交流發揮了積極作用。

1 檔案大數據的來源

檔案的大數據信息是隨著檔案管理工作與大數據信息技術相結合而產生的，因此，檔案信息的大數據來源可以分為以下方面：

1.1 檔案本身的數據

檔案資料本身包括：檔案數字化后收集的電子文檔、視頻檔案和傳統檔案的所保存內容信息資料，也有電子資料形式的檔案內容，同時還包括檔案目錄、摘要、指南等資料信息內容。檔案信息本身是檔案大數據文件的重要組成部分，也是檔案大數據信息所構成的最突出的部分。

1.2 檔案部門開展業務活動產生的數據

這部分的信息數據是檔案部門開展業務時，所產生的業務領域的數據信息，主要由檔案部門以各種方式收集得來的信息，檔案部門將詳細的檔案資料如：概況信息、政策檔案、以及館藏內容動態資料等。

檔案信息的大數據來源主要來自以上數據的收集，其中，只有具備有價值的信息內容才能夠被信息系統收錄到大數據的檔案當中來。

2 大數據的檔案管理創新的重要意義

1）大數據技術擁有存儲速度快以及海量存儲的特性，而且處理能力也十分強悍，所以它具有很高的數據挖掘和分析價值，在當前互聯網技術飛速發展的形勢下，數據量在社會發展的過程中不斷增加，利用大數據技術處理這些信息數據不僅具有很高的處理效率，而且可以對數據信息進一步挖掘利用，實現專業化的數據處理能力，為檔案管理創造更加便捷的工作條件。

2）當前的檔案管理工作，大數據技術普遍得到應用，檔案信息得到了有效管理，并且在檔案管理工作中流程能夠進一步得到簡化，改進完善了檔案管理制度和方法，全面提高了工作質量和工作效率，實現了對檔案內容的快速檢索。檔案信息資源逐步完成電子檔案的轉化后，使檔案的歸檔和檢索更加方便，適應了不同用戶的對檔案查詢的需求，檔案管理人員的服務質量得到了顯著的提高。

3）目前，電子檔案已成為檔案信息的主要構成部分 ，電子檔案具有海量存儲的特點及簡單的分類存儲和快速的查詢檢索。在目前的電子檔案管理中，檔案管理的工作流程是通過使用最先進的信息管理技術，利用云存儲、網絡信息技術和智能終端設備等，來實現對檔案件信息的快速存儲和查詢，極大提高了檔案管理工作的效率。

4）在目前時信息爆炸的年代里，檔案信息內容也正在迅速增長，檔案信息所儲備內容不斷更新，針對大量檔案信息，我們將構建更加龐大的檔案數據庫，通過運用新的網絡技術，并依托云計算，以此來有效的管理檔案信息內容，逐步提高電子數據庫的利用率，創新檔案管理工作。

3 目前大數據檔案管理存在的問題

3.1 管理制度缺少系統化

當前國際上大力發展網絡及云技術的背景下，檔案信息化管理也正面臨這各種沖擊，各種數據信息內容對檔案管理的應用系統提出了更多更高的要求。使得檔案信息管理對網絡的依賴性太強，造成了大量的檔案信息安全出現問題。由于目前我國的檔案管理機構還處于發展時期，在自主創新的能力上還有所欠缺，對新技術的應用也有待改善，所以檔案管理工作與管理系統存協調性差，無法有效的保證信息安全性。

3.2 缺乏風險預判能力

然而，檔案管理部門在對數字檔案進行管理時出現的問題，就十分能夠反映出安全性對檔案信息的重要，這些各種各樣的問題都危及了數字檔案的安全性。數字檔案安全問題如果得不到重視，就會因為突發事件不能及時解決，從而使更多潛在的數字安全問題逐漸顯露出來，直接影響到數字檔案資源的安全。

3.3 信息安全存儲格式不一

目前，我國國內的數字檔案管理無論是自身和環境，都還存在著各種各樣問題，特別是檔案的長期保存更是檔案管理工作中的重點，只有專用的存儲設備和相關的存儲轉換媒介才能有效地讀取數字檔案信息，而且在一些情況下導致信息正常讀取失敗。

3.4 風險評估體系不健全

我國目前的數字檔案管理中對風險評估工作還存在一定的漏洞，由于信息安全制度的不夠完善，嚴重影響了數字檔案信息系統的安全。正是這種對安全防范工作的忽視和防范能力的缺失，都無法完全實現對數字檔案信息安全的保障。

3.5 人員不重視安全防范

在我國數字檔案管理從業人員中，年齡大的人員普遍學歷不高，并且缺乏專業的檔案管理人才。這也成為檔案管理人員綜合素質無法提升的重要因素之一，這就意味著數字檔案管理無法滿足專業化工作。專業化程度的缺失，在檔案信息管理的問題上，會損害其數字檔案的安全性，進而引發諸多問題。

4 大數據的檔案管理工作的策略

4.1 轉變觀念，加強檔案大數據管理能力建設

大數據已經成為目前檔案業務發展的主要內容，已經成為檔案工作和檔案服務今后的發展趨勢，在這種形勢下，檔案工作者必須緊跟時代脈搏，加強對大檔案數據的研究投入，運用大數據技術提升檔案管理工作的水平，更好地促進檔案工作在今后的發展，使檔案工作能夠在未來滿足人們對檔案信息服務的要求。

4.2 做好檔案數據源基礎建設，制定相關工作標準

在當前的數字檔案信息設計構建過程中，相關應用軟件和硬件設備的種類繁多，且相關標準互不兼容，在一定程度上阻礙了數字檔案信息資源共享的實現，針對檔案信息資源共享內容服務缺失現象的出現，在目前大數據技術飛速發展的今天，就必須重視檔案管理中數據源基礎工作的進展，進一步協調統一數字檔案工作標準，加快實施檔案信息資源交換和共享。

4.3 加強檔案資源集群建設，打造數據資源平臺

從信息技術的角度講，云計算技術的合理應用對我國不同檔案管理單位的整合，以及全國檔案云的構建與實施，距離實現這一目標已經為期不遠了。因此，我國檔案部門必將全力推進數字檔案信息的構建，為大數據時代的檔案工作創造堅實的工作和服務條件。

4.4 基于大數據檔案管理的創新技術的應用

1）物聯網。物聯網是基于互聯網信息內容所建立的的網絡技術，物聯網的創建實現了各種數據和信息的連接和集成，利用物聯網技術實現了檔案信息的共享和互聯互通，為檔案信息的安全管理提供了良好的基礎以及有效地整合。

2）云存儲。云存儲的應用主要是利用云服務器存儲空間來保存檔案信息，通過云服務的終端接收數字檔案信息內容，收集整理后存儲在云服務器中，應用與數字檔案的管理工作，有效解決了因檔案管理自身存儲空間不足而造成的問題，簡化了數字檔案的管理過程，為用戶共享和查索文件內容帶來了極大的便利。

3）移動終端。在大數據技術的應用過程中，必須以智能終端設備為基礎，以互聯網技術為核心，隨著互聯網技術的飛速發展，無線移動終端設備在各個領域得到了廣泛的應用。利用無線移動終端，管理人員可以隨時組織、管理和查詢檔案信息，有效提高檔案管理效率，進一步優化檔案服務質量。

4）做好檔案大數據的云服務。在大數據時代，檔案部門通過檔案管理的云服務，實現了一個需要良好工作的云服務平臺，有效地滿足檔案服務不同用戶的需求，逐步提高了數字檔案信息資源的使用效率，如現有的檔案云平臺架構和通過檔案云平臺的檔案信息網絡架構，采用大數據技術引導不同用戶分析以提高檔案數據服務質量，更好地滿足不同檔案用戶的需求。

5）加強用戶需求數據分析。大數據技術支持下的檔案管理工作的目的，是更好地滿足用戶所需要的服務，因此，在檔案信息管理中，必須用大數據技術分析用戶的需求行為，并根據具體的分析結果制定有針對性的提供檔案信息服務，全面提高用戶對檔案工作人員服務的滿意度。

6）提升大數據檔案智能檢索能力。在大數據時代，要提高檔案的綜合服務能力，必須做好智能檢索的設計，對圖書館的各類檔案進行分類，提高用戶檢索的效率，為縮短檢索時間，提高自身的檢索服務能力，技術人員還應做好可視化分析，直觀地向用戶展示更多的文件數據，以便查詢自己所需的文件信息。

7）大數據的技術檔案信息管理中運用已經成為我國檔案系統今后發展的必然趨勢。在我國一些地區已經建成了極具規模的大數據產業園，這些大數據產業園建成后，可以進行全面的數據集中處理，進行深層次的集成分析，有效保證數據信息的利用性。

5 結束語

檔案管理的目標是為社會和用戶提供更好的信息服務。為了加快檔案管理的創新，檔案管理者不僅要引進先進的管理理念，還要利用不同的新技術、新資源通過建立完善的檔案管理系統，提升檔案信息服務質量，擴大大數據資源的共享，加強檔案的安全保密能力，使檔案信息更好地為社會經濟發展服務。

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