不動產檔案現代化管理探討

張玉君

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-083-02

摘 要 從目前的情況來看，我國不動產檔案的管理已經趨向于信息化，這與時代的發展有著密切聯系。要想從根本上實現不動產檔案管理的全面性、高效性，還應當注重完善傳統的管理體系。本文將會針對不動產檔案現代化管理等內容進行具體分析和論述，希望能夠為人們帶來一些幫助和啟發。

關鍵詞 不動產 檔案管理 現代化 管理探討

從實際情況來看，不動產檔案管理涉及的內容較廣，并且流程較為復雜，所以要想真正的進行全面、科學的管理并不是一件容易的事情，這需要相關部門工作人員制定全面、有效的管理體系，跟上時代的發展趨勢，將信息技術融入到現代化的檔案管理當中，尤其要引入一些先進的技術手段和技術理念，這樣能夠更好地滿足檔案管理需求，為推動不動產檔案管理的高效性奠定堅實基礎。

談及不動產檔案管理想必很多人并不陌生，如今信息技術飛速發展，所以一部分房屋產權檔案的管理工作已經落后于快速發展的檔案管理工作，久而久之，就留存了大量的歷史信息需要錄入，還有部分的新檔案需要記載。這就需要相關部門工作人員認識到現代化不動產檔案管理的意義，將這種先進的檔案管理形式融入到現代化的不動產檔案管理當中，這不僅可以實現快速、精準查找，還具有操作簡單、安全性高、存儲量大，成本低等特點。這些都是不動產檔案現代化管理所具有的優勢和特點，與傳統的紙質版檔案管理體系相比，現如今信息化的檔案管理可以擺脫傳統紙質版檔案管理的缺點，真正地實現科學化、標準化、規范化的發展。

一、不動產檔案現代化管理的特點

不動產是我國經濟發展的重要組成部分，在實際的檔案管理過程中，人們要想實現檔案管理的高效性、高質量性，就應當事先設定好管理體系，真正地做到與時俱進的發展目標，這樣才能滿足不動產檔案現代化管理的需求。一般情況下，不動產檔案現代化管理也具有一定的特點，分別為時效性、共享性、形式多樣性。其中時效性主要表現在現代化信息技術的快捷性，與傳統的檔案管理體系相比，現代化的檔案管理具有很多優勢，所有的流程幾乎都被信息技術所充斥。這一流程不需要消耗太多的人力和物力，依靠信息技術就可以完成。共享性主要指的是不動產檔案中數據信息量非常大，人們可以將這些數據壓縮成壓縮包，存儲在硬盤當中，這樣可以隨時隨地的對信息進行共享，這些都是現代化檔案管理所具有的特點。如今是信息化時代，在大數據背景下，不動產檔案管理也開始趨向于智能化方向發展，信息技術加快了信息的傳播速度，也提高了信息的利用效率。形式多樣性主要表現在不動產檔案現代化管理的形式是多種多樣的，與傳統的檔案管理形式相比，現代化的檔案管理可以不需要紙張，單純的憑借電子媒介就可以完成檔案的管理，這是一個質的飛躍，也是現代化不動產檔案管理的一大特點。

二、不動產檔案現代化管理方式

（一）不動產檔案的集約化管理

不動產檔案的集約化管理也分為多個部分，要想充分地發揮出集約化檔案管理的作用與價值，首先要做到制定嚴格全面的管理規范，其次要提升現有檔案管理質量，最后要將所有的業務進行處理并與現有檔案的登記相結合。嚴格制定管理規范是為了更好地提高現有業務質量，人們需要根據業務需求、流程及相關程序為基礎，在此基礎之上開展相應的集約化管理。有了規范化的管理，人們就需要嚴格地按照相關流程去履行，從根本上提升檔案整理質量，這一過程一定要做好統一、規范化的管理，要將信息平臺的作用充分發揮出來，尤其是對不動產檔案的流轉、交接等工作，這些環節千萬不能馬虎，做好這些工作也是為了進一步提升不動產檔案管理質量，為實現規范化、質量化的檔案管理給予更多幫助。最后一步是將業務處理以及檔案登記相互結合，這一環節看似簡單，但是要想真正的落實起來，并不簡單。這一環節需要人們采用聯動辦公的方式，從根本上提升不動產檔案管理工作效率。提升工作效率的形式有很多，例如可以建立相應的檔案管理系統，將較為常見的不動產檔案都列入其中，如居民住宅、商業房產、土地權限以及海域權限等，對這些信息進行搜集、整理，其目的是為了方便管理人員查找，為日后不動產檔案管理的智能化、集約化管理開辟新路徑。由此可見，集約化檔案管理具有諸多優勢，相關部門的工作人員一定要加以重視，充分地認識到集約化檔案管理的意義及價值，并將其融入到日常工作當中去。

（二）不動產檔案中的隱私管理

人們在對不動產檔案進行管理的時候，一定要確保檔案管理的隱私性，因為不動產檔案中涉及了用戶大量的隱私信息，如果泄露可能會對用戶的生活帶來一定影響，所以要做好相關的保密工作。為了保護用戶隱私，我國相關管理部門采用了依法治國理念，對用戶的隱私進行了重點保護，以法律為保護屏障，對用戶不動產信息進行保密，這樣能夠從根本上實現不動產檔案管理的隱蔽性。不動產檔案管理的隱私一定要融入每一個環節中，例如不動產檔案的建立、不動產檔案管理、數據信息傳遞、移交以及使用等，這些環節都需要從根本上做到隱私、隱蔽，不能對外界隨意泄露用戶的信息，每一個流程都做到隱私，這樣就會從根本上保護用戶的權益。除此之外，工作人員在查找檔案信息的時候也要做好保密工作，需要針對登記人的隱私進行保護，這一點十分重要，在我國，房產交易是較為常見的一種交易形式，所以不動產檔案管理處的工作人員每天都要面臨繁重的工作壓力，即便工作量非常大，人們也不能有任何的忽視。不動產檔案管理涉及的內容越復雜，說明其管理的難度越大。在現代化的社會發展中，現代化的管理方式可以使檔案管理變得更加簡單、快捷，尤其是在隱私管理方面，更能夠做到全面、科學、高效。相關工作人員可以借助信息技術，提升不動產檔案管理的效率和工作質量，較為常見的就是電子識別，可以利用信息技術查詢人員身份與檔案記錄的一致性，與傳統的紙質版檔案相比，這種信息化的檔案管理形式可以節省一定的人力、物力，還能夠避免出現信息不對等或者欺騙數據信息情況的出現。

（三）提升不動產檔案安全管理質量

不動產檔案安全管理質量需要從多個方面考慮，通常情況下可以分為兩個方面，分別是管理人員的安全意識和技術水平，其中檔案管理人員的安全意識是最為基礎的內容，因為檔案管理人員是主要的操作者，人才的教育和培養是非常重要的，所以相關部門負責人需要定期對檔案管理者進行安全教育，讓其能夠用正確的態度去分析和看待問題，對于不動產檔案現代化管理有充分的認識，能夠為信息化的檔案管理提供更優質的保障，這也是為了實現與時俱進的發展步伐而努力。而技術水平的提升主要也是針對檔案管理人員來說的，因為技術水平的提升并不是一朝一夕就可以實現的，而需要不斷地學習、不斷的積累。首先檔案管理人員需要掌握現代化管理的基本操作技能，例如利用計算機完成整個不動產檔案現代化管理。此過程是一個循序漸進的環節，不僅要強化工作人員的積極性，還應當讓管理人意識到技術水平的重要性。因為先進的技術手段可以推動不動產檔案管理的發展，例如在安全方面，人們可以定期組織管理人員參加安全講座，從中可以學到很多新知識，保證認證服務功能的開展。

不動產檔案管理安全一定要引起人們的重視，提升現有不動產安全管理有多種途徑，不僅要注重工作人員職業道德能力和職業操守的培養，還應當注重完善現有檔案管理流程，要從根本上確保檔案管理的安全性。因為不動產檔案管理涉及到很多秘密性內容，所以檔案管理人員首先要有保密思想，不能隨意泄露用戶信息。另外相關工作部門還應當設置專門的內部網絡，尤其是在傳輸一些保密性文件的時候，更不能隨意使用外部網絡，這樣做不僅是為了確保不動產檔案管理的安全性，也是為了保護用戶的隱私。

（四）充分開發利用不動產檔案

不動產檔案管理不僅是為用戶提供一定的保障，還可以對其進一步開發，這一過程可以建立透明化的規則，這樣做也是為了實現公平、公正、公開的原則，不僅如此，建立透明化的管理制度，也是為避免出現不必要的情況，不動產檔案管理經常會遇到用戶查詢問題，對此人們可以將其設定為服務性質，不動產檔案企業與政府進行相應的溝通和交流。如今網絡技術非常發達，可以借助網絡進行宣傳，這樣的宣傳效果非常好，并且成本較低。借助多媒體等網絡技術對不動產檔案管理進行介紹、宣傳，讓更多的人認識到不動產檔案管理的重要性。針對企業，可以將不動產檔案相關內容發布在企業官網或者內部宣傳專欄當中，這樣的宣傳效果也非常好。這些是針對企業所采取的不動產檔案宣傳形式，而針對社會，相關部門可以采取海報、宣傳片等宣傳形式，這樣也會引起人們的關注，不動產檔案的利用和宣傳會在一定程度上提升現有檔案管理效率。

信息化背景下的檔案管理更趨向于智能化，雖然有了電子版的檔案，但是傳統紙質版的檔案也要留存，這樣做是為了達到雙重保險的目的，如果一方檔案出現了問題或遺失，那么可以借助另一方檔案將丟失的信息找回，避免出現不必要的損失，在保證整個不動產檔案現代化管理的全面性和有效性的同時，也會促進我國不動產檔案現代化管理朝著更好的方向發展。

三、結語

綜上所述，本文主要論述了不動產檔案現代化管理等內容，通過分析可以發現，在現如今的不動產檔案管理中，人們要不斷地探索和創新，用先進的信息技術與不動產檔案管理相融合，這樣既能夠提高不動產檔案管理效率，又能夠完善傳統的檔案管理體系，可謂一舉兩得。有了信息化的檔案管理體系，不動產檔案管理效率實現了質的飛躍，在日后的發展中，不動產檔案現代化管理必將朝著良好的方向發展。

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