淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

劉曉欣

【摘? 要】社會發展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創新和管理人員的培養。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;問題;對策

引言

對于事業單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據收集整理，一般以單位發展過程中的歷史資料為主，在事業單位發展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎，起到標準化的校對作用，因此，按照年限進行檔案管理的標準化管理，能夠為事業單位的檔案信息庫的抽取調查有很大的幫助。根據事業單位如今的檔案管理現狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的事業單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關單位重視。

1.事業單位檔案管理中存在的問題

1.1人員觀念意識淡薄

大數據時代的來臨使得處理大量的數據集成為了可能，而很多企業和個人也看中了大數據技術的優勢，開始利用大數據技術處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業單位由于長期受國家的管理，其內部人員在進行工作時普遍以穩定性優先，因此并不傾向于頻繁的使用先進的技術，因此我國很多事業單位在大數據時代依舊在使用傳統的方式管理檔案數據。但隨著檔案數據的增加，這種傳統的管理方式將逐漸難以適應大量檔案的管理工作。此外，事業單位的性質使得在其中應用先進檔案管理技術顯得非常困難，特別是對于部分保密性質較強的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會較為抗拒使用信息技術進行檔案的管理。

1.2檔案信息開發程度較低

對檔案信息的利用的有效途徑是開發檔案中的資源，在大數據時代，將檔案信息利用大數據進行管理的有效方式也是對檔案信息進行開發，只有充分的開發才能夠將現有的檔案信息轉移到數據庫中從而利用數據庫進行檔案的管理。但目前事業單位建立的檔案管理制度主要以儲存為主，缺乏對檔案進行開發的途徑，加之檔案數據的日漸增多，檔案數據的開發變得越來越困難，這同時也不利于事業單位的健康發展。

1.3電子信息的保密問題

信息時代計算機和網絡技術的應用大幅提升了人們的工作效率，事業單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，而電子檔案與紙質檔案不同的是其保密性將進一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發現的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2.檔案管理工作的創新路徑

2.1認識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業單位發展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創新，必須首先想方設法改變領導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠將檔案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業的管理人員，并對獎懲措施進行落實，對于表現優秀的管理人員給予獎勵，進而激發工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.2提高管理人員的綜合素養

檔案管理具有較強的實用性和專業性，檔案管理水平是由管理團隊的綜合素養決定的。管理人員的業務素質不高，會導致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應新形勢下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對管理思維進行轉化，并對信息化的認識和接受能力進行提高，從而優化檔案知識結構和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養，掌握檔案管理業務流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

2.3更新設備，實現管理信息化

單位需要加大對管理經費的投入，只有經費充足才能保證基礎設施的合理建設。在購買基礎設施時，單位需要結合檔案管理的實際需要和實際情況，將不符合檔案管理需求的設備進行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎。同時，還需要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統管理分類不完善、效率低的問題，可以提高檔案應用于管理的效率，進而實現對檔案的資源共享和有效管理。

2.4對規章制度進行完善

為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據單位的實際情況制定相應的規章制度，并確保規章制度的合理性和科學性。檔案管理的規章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好的引導和規范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

2.5以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網絡平臺和相應的信息數據庫的新型管理手段的出現，增加其在事業單位的利用率，事業單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學習新型網絡管理模式。網絡信息技術優秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網絡管理思想，以效率和質量的提升為保障，形成一體化全面建設數字化檔案信息管理數據庫。另外，新型科技技術，如云計算，大數據等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數字化管理也是全面更新事業單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現事業單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進行的事業單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進式的檔案管理數據庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進行區分放置，也為后續的檔案查找和確定減少了很多的負擔和問題。

2.6以規范統一的管理制度進行檔案體系化管理

規范統一的管理制度是檔案體系化建設的重要一環。從檔案的收集到整理就要開始區分檔案類別，對于收集好的信息資料進行組合，形成種類不同的編制文檔，后按照時間的順序逐一排列，形成管理秩序。對于查找率比較高的檔案可以進行標記，無論是線上的網絡管理平臺的標注還是線下的重檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對已經整理好的檔案的鑒定工作，一般對于事業單位歷史年代比較強的檔案信息要重點檢測，根據不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲存放置方式也會有不同。對于保留時間超過年限的可以及時進行銷毀，防止對于后續的檔案更新和線下檔案庫的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對于重點管理的檔案需要結合科技手段，增加其保密性。

3.結束語

檔案管理是事業單位的基礎工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合

參考文獻

[1]李秋菊.新形勢下事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019（04）：85.

[2]田岳海.事業單位檔案信息化管理路徑研究[J].記者搖籃，2019（08）：76-77.

[3]張新顏.新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探[J].辦公室業務，2019（14）：121.