新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點及優(yōu)化對策

張桑

【摘要】現(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和管理精益化、信息化、數(shù)字化、知識化發(fā)展趨勢迫切要求房企的檔案管理必須以企業(yè)知識管理為導(dǎo)向轉(zhuǎn)型，而工程檔案更是工程項目管理的重要核心組成部分和重要企業(yè)知識構(gòu)成。然而，如何做好全面精益的專業(yè)高效的檔案管理，是迫切需要解決的問題。在現(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)面臨的新形勢下，檔案管理新理念新原理認知，尤其是基于房地產(chǎn)企業(yè)知識管理的全面檔案管理體系和機制的全面研討，房企檔案管理的專業(yè)科學工具方法應(yīng)用和操作精益化實務(wù)的研討，快速提升、改進房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)各級各類檔案管理專兼職人員的專業(yè)化、職業(yè)化和標準化、規(guī)范化、高效化水平，為房地產(chǎn)企業(yè)全面系統(tǒng)建立基于企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和企業(yè)知識管理為導(dǎo)向的專業(yè)化。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;優(yōu)化

一、新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點

房地產(chǎn)檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。一是綜合性強，范圍與內(nèi)容廣。從歸檔范圍看，有前期準備過程中形成的材料，包括可行性論證、勘察設(shè)計等;有建設(shè)過程中形成的材料，包括施工建設(shè)、竣工驗收、交付使用等;有服務(wù)過程中形成的材料，包括銷售、售后等。從檔案內(nèi)容看，涵蓋了文書檔案內(nèi)容、工程技術(shù)內(nèi)容、經(jīng)濟核算內(nèi)容等。二是關(guān)聯(lián)性強，歸檔時間跨度大。房地產(chǎn)檔案的歸檔時間較長，時間跨度較大。一個普通的單體項目，從立項、決策等前期工作到施工建設(shè)、竣工驗收、銷售及售后服務(wù)，要經(jīng)過兩年左右時間，分期分批開發(fā)的綜合項目時間則更長。每個項目的資料，不論是哪一年形成的，都必須歸到該項目的房產(chǎn)檔案中，不受時間限制。三是資料來源廣，歸檔涉及部門與人員多。

二、新時期我國房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

作為房產(chǎn)行政管理部門，其主業(yè)務(wù)就是對其轄區(qū)的房地產(chǎn)實施產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，并依托產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，進行一系列的行政職能管理和經(jīng)營職能的管理。在其工作中形成的各類有價值的文件和材料，經(jīng)過整理立卷歸檔后，形成檔案。檔案室根據(jù)檔案類別，按照檔案管理的要求，依法對檔案實施管理，保管和利用。而房地產(chǎn)檔案與其他的檔案的管理和保管的方式又有極大的不同。房地產(chǎn)檔案是一種動態(tài)的管理——即依據(jù)其房產(chǎn)變化而變化的管理模式。從產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的要求來說，應(yīng)該是能從檔案中一次看出其變更的過程，但從檔案管理的要求上，這又是四個獨立的檔案。按照檔案管理的法律法規(guī)，一旦形成檔案歸檔后，檔案管理者是不能對其實施拆、并或更改的，檔案一旦形成，再進行拆檔，是檔案工作的大忌，這樣就會危及檔案的完整和安全。要達到從一個平面中看出其變化情況，中間就應(yīng)該有一個介質(zhì)——卡片。過去，任何產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍變化情況都是通過卡片的形式反映出來的。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理與其檔案的管理要有機的結(jié)合，只有采用卡片注記的方法，才能既保持檔案室的完整，又能直觀地反映產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的沿革。這種動態(tài)的管理只能通過卡片才能體現(xiàn)。當然，現(xiàn)在由于欠賬太多，已經(jīng)很少有人考慮該如何管理房地產(chǎn)檔案了，紙質(zhì)卡片早已放棄多年了，但是，我們現(xiàn)在有電腦，可以借助電子信息，將其串聯(lián)，合理地解決這個問題。

三、強化房地產(chǎn)檔案管理工作的措施

目前，開發(fā)企業(yè)特別是中小企業(yè)，大多認識不到檔案管理的重要性，對檔案材料疏于管理，出現(xiàn)了無檔可查、資料不全或檔案斷層的現(xiàn)象。開發(fā)企業(yè)必須要正視存在問題，提高認識，強化措施，實現(xiàn)檔案的“四化管理”：

（一）調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，提高工作人員的素質(zhì)。房地產(chǎn)檔案管理工作是一門管理科學，開發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要進一步轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理的重要性，牢固樹立起“抓檔案管理，就是抓經(jīng)營促發(fā)展”的理念，把檔案管理作為一項基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入單位工作的重要日程。將檔案工作提前到實踐的初期階段，從源頭上把握，主動介入、實時征集，確定歸檔的范圍及要求，細化歸檔操作流程，及時、全面地將社會主義偉大實踐的決策、參考、實施過程和關(guān)鍵資料檔案化;工作過程要貫穿一個“實”字。“實”就是真實、扎實、踏實，做好過程把控。就是要把控好實施過程中檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立工作網(wǎng)絡(luò)，制定管理制度，規(guī)范開展檔案收集、整理，將檔案管理責任落實到部門、落實到個人，適時開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、執(zhí)法檢查，完善監(jiān)督考核機制;資料收集要突出一個

“全”字。“全”就是要全面、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有檔案接收到位、收集齊全，做到應(yīng)建盡建、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，分門別類，實行集中統(tǒng)一管理，切實保證檔案實體安全和信息安全。

（二）加強制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，對檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，使之能夠適應(yīng)經(jīng)營管理的需要，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)配備分管檔案工作的責任人，并配備專職（兼職）檔案員，由其負責所在科室的檔案搜集、整理、編目、立卷、移交等。要建立起綜合檔案室，作為檔案工作的專業(yè)管理部門，實現(xiàn)其輸入（搜集、交接）和輸出（利用）的雙重功能。同時，要制定出臺《檔案管理責任制》《檔案資料收集、保管制度》等規(guī)章制度，嚴格考核獎懲，確保工作有章可循。信息時代，檔案工作已經(jīng)滲透到社會的各個角落，而一體化的檔案工作管理體制卻不完善，海量的信息及數(shù)據(jù)安全存在諸多隱患。各級檔案部門要按照黨的十九大部署要求，把制度重新梳理一遍，應(yīng)該有但還沒有的制度要補充建立，已經(jīng)有但已不合時宜的制度要加以修訂;要按照加強檔案法規(guī)體系建設(shè)，按照科學立法、民主立法、依法立法的要求。

（三）注重工作質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的標準化。房地產(chǎn)企業(yè)檔案實用價值的大小，在某種意義上講，取決于檔案質(zhì)量的高低。在工作中，要把抓檔案質(zhì)量貫穿于檔案形成的每個階段、每個環(huán)節(jié)。一是要建立立卷審核制。各部門應(yīng)匯集立卷的材料須經(jīng)過部門負責人審核，經(jīng)綜合檔案室審核后再辦理入檔移交。二是要符合案卷質(zhì)量標準。如案卷要求、卷內(nèi)文件材料的質(zhì)量要求、文件材料的排列要求、案卷編目要求及裝訂要求等，都要一層一層檢查，環(huán)環(huán)把關(guān)。三是加強信息管理。開發(fā)企業(yè)在搜集施工技術(shù)檔案時，要求施工單位把資料完整齊全交給開發(fā)企業(yè)，可在合同條款中，增加移交檔案一項，規(guī)定檔案移交的質(zhì)量、時間和套數(shù)。

（四）強化培訓(xùn)提高，實現(xiàn)管理人員素質(zhì)的過硬化。房地產(chǎn)檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，檔案工作人員素質(zhì)的高低，直接影響到檔案工作的優(yōu)劣及檔案潛在價值的有效轉(zhuǎn)變，要從以下三方面提高管理人員素質(zhì)：一是提高文化素質(zhì)。要通過崗前培訓(xùn)等多種方式，提高其邏輯思維能力和文字表達能力，使得能夠從大量檔案中提煉有用信息。同時，還要熟練掌握計算機操作知識，具有較強的現(xiàn)代化運用能力，可以用計算機對各種數(shù)據(jù)進行對比分析。二是提高專業(yè)素質(zhì)。加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟悉房地產(chǎn)法律法規(guī)、政策制度和開發(fā)經(jīng)營的運作流程，明確信息開發(fā)利用的方向，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案開發(fā)利用的基本方法。三是提高職業(yè)道德。要充分調(diào)動管理人員的積極性和主動性，給予相關(guān)的保障，引導(dǎo)其樹立起高度的事業(yè)心和責任心，具備兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度和無私奉獻的工作作風。

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