事業單位文書檔案管理研究

袁曉琳

【摘要】運用現代化管理理念與信息化管理手段是快速收集整合與綜合利用文書檔案的基礎，也是提高文書檔案信息資源真實完整性與時效性的主要途徑，對事業單位信息化建設成果以及服務質量等產生了深遠影響。本文簡要介紹文書檔案管理瓶頸、管理重點及管理紀律，提出一些具有較強實踐性與合理性的新措施來助推管理目標的實現。

【關鍵詞】事業單位;文書檔案;檔案管理;策略

文書檔案是事業單位檔案管理體系中最基礎的部分，對行政管理系統的正常運轉、部門職能作用的正常發揮及社會歷史文化研究的深入等都產生了積極推動作用，但是因紙質檔案規模龐大、檔案內容廣泛、書寫方式及用詞習慣的變化等多種因素的影響，文書檔案資源只發揮其部分作用。應促使管理人員在發揮其借鑒引導作用的基礎上，深入挖掘其歷史文化及科研價值，嘗試用現代化辦公軟件設備及系統技術等來實現其現代信息化發展目標。

一、當前事業單位文書檔案管理核心內容

文書檔案是由事業單位行政管理活動中產生的文書中篩選出的一部分具有較強保存價值與歷史研究價值的文書，包含了會議記錄、通知以及工作總結等多種類型，另外，文書檔案又根據保管期限的長短分為永久、定期兩大類型。文書檔案來源途徑、內容目標、格式要求等具有較強的共性。文書檔案常用的管理方法有保管期限—年度分類法、保管期限—年度—問題分類法、年度—保管期限分類法、年度—組織機構—保管期限分類法等等。

二、事業單位文書檔案管理模式的不足之處

（一）相關人員對文書檔案管理不重視。部分事業單位領導以及文書檔案管理相關人員并沒有準確理解文書檔案管理工作的核心內容與職能作用，對文書檔案管理工作存在輕視心理，將文書檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書檔案管理的資金技術投入，壓縮文書檔案管理人員編制，其他部門工作人員缺少檔案管理意識，甚至認為沒有義務配合文化檔案管理工作。

（二）文書檔案整體質量不高。部分事業單位繼續沿用以往的文書檔案管理機制與管理流程，造成了文書檔案管理機制與事業單位職能作用轉變的脫節。另外，以往文書檔案管理標準以及文書處理要求并不統一，文書格式并不規范，比如，文書裝訂格式各異等。降低了對文書檔案管理質量的要求，進而造成了文書檔案內容繁雜以及整體質量不高的現狀。

（三）文書檔案管理隊伍職業能力有待提升。文書檔案管理工作較為繁瑣與困難，既要根據文書內容的重要性、影響力以及適用范圍等將其劃進行分類歸檔，又要對其進行妥善保管與合理使用。缺少文書分類與檔案管理相關的經驗技能，崗前培訓內容較為簡單，崗位職業技能培訓頻率較低，其工作側重于文書檔案的保存，而很少對文書檔案進行分類或更新，加劇了文書檔案管理效果的不理想化。

（四）文書檔案管理設施不完善。電子文書檔案在文書檔案總量中所占的比例較小，提高了文書檔案管理工作對檔案室規模、管理環境等要求，雖然部分檔案室因安全防護措施沒有具體落實到位，檔案發霉、蟲咬等事情偶有發生，加劇了文書檔案信息資源的不完整性。現代化檔案管理設備以及軟件系統等的綜合利用率較低，造成了事業單位資源的浪費。也有少數事業單位文書檔案管理設備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發生率較高，降低了設備技術對提高文書檔案管理質量的助推作用。

三、提高事業單位文書檔案管理水平的措施

（一）轉變文書檔案管理理念。管理人員不應只看到文書檔案管理工作取得的成績，還應冷靜客觀地評價我國管理現狀與西方發達國家管理水平的差距，分析當前管理理念、管理方法及管理設備技術等方面存在的不合理之處，既不能照搬其他國家或地區的管理理念、管理模式，也不能繼續使用漏洞百出的管理模式延續陳舊落后的管理理念，而是要在參考網絡平臺上的管理方法，借鑒其他國家地區失敗或成功的管理經驗，分析管理特征及管理訴求等基礎上來提高管理理念的指導性、時代性及合理性，主動推行不同管理方法及管理系統實驗或試行活動的開展，從中找出經過實踐檢驗的效果較好的管理方法，提高管理人員積極主動工作與努力創新發展的意識。另外，管理人員還應從思想上認識到該項工作對自身及他人、單位及社會等的影響力，將其當作事業來看待，而非是賺取工資的方式。在認真負責的完成本職工作基礎上，還可以通過網絡學習、參加培訓活動、提升學歷等方式來掌握更多與之相關的數據信息，主動配合其他管理人員的工作。

（二）加強文書檔案管理隊伍建設力度。管理人員專業能力的高低會影響其工作方法及工作效率，其綜合素質的高低則會影響其職業規劃能力及人生發展目標，因此，相關部門分別從思想與職業技能兩方面來對其進行針對性的教育培訓。思想上，要求管理人員利用內部線上培訓平臺及專業app等來自主學習社會主義核心價值觀，了解文書檔案發展歷史及發揮的作用，認識到管理工作對單位及經濟社會發展的重要作用，從而提高其對本職工作的認可度與滿意度。職業技能方面則需要詳細介紹該項工作相關的各種規章制度及法律法規，靈活利用案例講解、探討分析等多種教育培訓方法，結合去年文書檔案管理工作總結來調整教育培訓內容，延長職業技能實踐培訓時間，促使管理人員掌握最新的公文檔案管理技巧，主動利用互聯網信息技術與軟件系統來完成文書檔案篩選歸檔與運用能力，強化其公文檔案管理意識與能力。利用定期考核與不定期抽查的方式來給予管理人員適當的緊張感與壓力，這有助于促使其利用業余時間來學習新知識技能，避免出現只說不學等情況。部分管理人員因對檔案管理相關法律條文不熟悉，經常無意識之間做一些違反相關規章制度或法律的事情，比如，因個人原因造成檔案丟失或損壞等等。因此，相關部門還應將與該項工作相關的規章制度、法律等整理成冊，要求管理人員每天下班前學習半小時法律條文，以此來促使管理人員意識到自身所肩負責任的重大，提高了自身對各種經濟或美色誘惑的抵抗力，降低了其泄露檔案內容等情況的發生率。

（三）提高文書檔案管理機制的完善性。文書檔案管理機制應隨著檔案管理目標、事業單位職能作用等的變化而變化，相關部門既要在檔案管理相關法律條文變更時主動調整管理機制，也要在行政管理職能、內部框架及管理目標等發生變化時來調整管理流程與管理制度，更要在新管理系統設備研發成功并廣泛運用時，管理人員職業素養相關的規定也要發生改變，只有這樣才能提高管理機制的科學合理性與時代發展性，才不會讓其成為管理工作的約束力。另外，還應聘請檔案管理及網絡系統研發等領域的專家學者對其管理機制進行客觀分析與專業指導，提高文書檔案管理流程的簡單化與統一性，提升文書檔案管理標準的一致性，降低文書格式不規范等情況的發生率。比如，事業單位應根據《檔案法》《檔案法實施辦法》

《省檔案條例》等相關規律法規來提高文件材料歸檔機制的明確性與先進性，準確劃分文件材料歸檔與不歸檔的范圍、不同類型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，對所有的文書檔案進行統一集中管理。最后，還應對文件資料內容格式等進行統一要求，比如要求統一字號、字體、顏色等，避免出現文件檔案資料格式內容混亂的局面。

（四）加快文書檔案管理信息化建設力度。購買當前更先進的檔案管理設備以及系統，及時淘汰陳舊落后的檔案管理設備，完善檔案室安全措施，降低檔案管理設備故障檔案室火災等意外情況的發生率，有效避免重要檔案的損壞。加強文書檔案管理系統的研發力度，將紙質公文檔案轉化為電子檔案，完善文書檔案管理系統防火墻等防護措施，提高對黑客攻擊、病毒等的應變能力，提高文書檔案信息資源庫的完善性以及共享性。同時，還應加強人員網絡技能方面的培訓，表揚主動學習和運用最新軟件設備辦公的管理人員，通過談話等方式來讓管理人員意識到現代信息化是檔案管理必然趨勢的現狀，促使其成為檔案信息現代化建設的動力。

（五）完善文書檔案保管保密措施。文書檔案保管保密措施主要包括人員保密與系統安全兩部分，根據《檔案法》

《保密法》等相關法律條文來提高保管保密規章制度的全面完整性，要求管理人員將文件資料劃分為公開、機密、保密等不同等級，對于屬于絕密和機密的文件資料可以通過辦理更為嚴格的查閱手續、規定查看地點、簽署保密協議等方式避免絕密材料的泄露。同時，還應完善檔案鑒定銷毀機制與流程，通過申請銷毀、領導審批、同級檔案行政管理部門備案、檔案鑒定等流程之后銷毀超出保管時間期限的文件資料，也就是說管理人員不能隨意銷毀文件資料。另外，該部門還應加強對檔案管理系統及檔案數據庫安全防護系統的檢查力度，及時發現系統出現的漏洞，定期更新升級防護系統，從而提高其面對黑客攻擊及病毒等的應對能力。

四、總結

辯證看待檔案管理、行政職能及社會發展等的內在關聯性，從人員專業素質、管理方法及管理技術系統等層面來助推檔案管理目標的實現，加快文書檔案管理網絡信息化建設力度，為擴大其對事業單位乃至經濟社會發展的促進作用奠定了基礎。

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