大數據背景下科研事業單位檔案管理現狀

車興

【摘要】近年來，科學技術不斷發展，同時也促進了其他行業領域的發展。在科研事業單位內，借助當前大數據時代的來臨，創新了其檔案管理工作，使其檔案管理工作更加具備科學性、規范性。本文主要圍繞大數據背景，對科研事業單位的檔案管理現狀展開探討，并就檔案管理中出現的問題提出自己的思考，以期可以為相關科研事業單位提供參考。

【關鍵詞】大數據;科研事業單位;檔案管理

科學技術的發展，對檔案管理工作是一種新的機遇。在當前大數據背景下，利用先進的科學技術手段，提高檔案管理工作效率和質量，可以讓檔案管理工作更好地服務于科研事業單位的發展需求，從而促進科研事業單位的健康發展。

一、大數據時代的檔案管理

大數據，根據字面意思來理解，便是數據集合體，規模龐大。在科研事業單位內，檔案管理所涉及的科研、財務、文書、人事等相關檔案，所涉及范圍較廣，內容繁雜，傳統的檔案管理模式和工具，已經不足以滿足科研事業單位近年來的發展需求，而借助大數據，利用先進的科學軟件，不但可以提高檔案管理工作效率，還可以提高檔案管理工作質量，為科研事業單位的發展帶來新的動力和機遇。

二、科研事業單位當前檔案管理現狀

雖然當前面臨大數據背景，眾多科研事業單位已然將大數據手段運用其中，相比過去管理而言，現如今的科研事業單位檔案管理工作進步許多，但從整體水平上來看，還遠遠不能滿足科研事業單位發展的需要。隨著我國當前各項改革的深化，管理工作變得尤為重要，尤其是更加系統化的檔案管理，對科研事業單位的發展具有非常重要的現實意義。所以為了促進科研事業單位的健康發展，勢必要解決檔案管理工作中存在的一些問題。

（一）檔案管理工作人員的綜合素質不高。隨著時間的推移，情況的變遷，科研事業單位的檔案管理工作所面臨的檔案管理信息越來越復雜，這對檔案管理工作提出了更高的要求。基于當前科研事業單位的整體情況而言，大部分科研事業單位的管理人員綜合素質普遍偏低，無法熟練運用大數據手段，這也就意味著大數據無法真正切實為檔案管理工作服務，阻礙了科研事業單位的發展。若想提高檔案管理工作水平，必須要提高檔案管理工作人員的綜合素質，創新當前檔案管理模式，只有這樣，才能夠切實推進檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理方式落后。在傳統的檔案管理模式下，對檔案信息的搜集、整合、處理等各方面工作，基本以人工操作為主，檔案管理方式非常落后，效率極低，且出錯率較高，嚴重制約了檔案管理工作的開展。為了緩解這一局面，真正解決檔案管理工作中的種種問題，應用大數據，利用先進的科學技術手段，更新檔案管理方式，提高檔案管理工作效率，減少人力與物力成本，推動檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理的風險防范意識不強。雖然科學信息技術可以提高檔案管理工作水平，推動檔案管理工作的發展，但在大數據背景下，科學信息技術是與互聯網相互連接的，而互聯網又具有一定的開放性，所以在檔案管理過程中，勢必會因為互聯網的開放性而具有一定的風險，這也就導致檔案信息的保密性、有效性等會受到一定的影響。但當前在科研事業單位內，對檔案管理的風險防范意識不強，沒有針對檔案管理在大數據背景下可能會出現的風險進行進一步操作，導致在檔案管理工作中，可能會出現信息遺失、泄露等各方面問題，給檔案管理工作帶來一定的風險。

（四）檔案管理安全問題突出。由于科研檔案是對我國科學技術研究活動的真實記錄，也是我國的寶貴財富，所以科研檔案的安全問題直接關系著我國的安全問題。但在新形勢下，科研檔案的保密工作仍然面臨著一定的問題。1.保密戰線前移。在經濟全球化不斷深化的今天，我國走出去的步伐也逐漸加快，在未來，我國勢必要全面發展開放型經濟，各大范圍的開放我國的國內市場，這也意味著，國內外人員的流動量增加，科技領域的范圍更加廣泛，對于“有心勢力”來說，這不能不說是一個好時機。但對于我國來說，這必然會對我國科研檔案的管理造成一定的威脅，科研檔案的保密工作可以預見到形勢會更加錯綜復雜。2.法律法規滯后。關于我國的科研檔案保密工作，相關的法律法規體系并不算完善，目前科研檔案的保密工作可以參照《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》），但這項法律已然是多年以前的了，現在情況變遷，《保密法》中有許多并不適用于當前的情況，尤其在信息技術網絡發達的今天，這項法律中的漏洞更是給相關科研部門的檔案管理工作帶來了一定的困難。3.技術手段落后。信息技術的發展給檔案管理工作帶來了新的發展方向，但同時也給檔案管理工作帶來了一定的沖擊和挑戰，尤其在信息技術網絡飛速發展的今天，在檔案竊取方面，各項竊取手段層出不窮，對科研檔案管理工作造成了一定的威脅。且根據大多數科研檔案管理工作來看，大多數科研部門缺乏對信息與網絡安全的防護能力，很多檔案應用系統的網絡安全防護較差，具有極大的危險性和風險性。而且針對這一方面，我國目前相關的制度并不健全，責任也不到位，保密工作較為落后，投入資金少，陷入了網絡安全瓶頸，給我國的科技檔案管理工作造成了一定的阻礙。

三、大數據背景下如何推動科研事業單位檔案管理工作發展

（一）更新檔案管理模式，樹立檔案管理新觀念。社會發展的步伐是非常快的，科研事業單位要緊跟時代潮流，與時俱進，加快更新其檔案管理模式，提高對檔案管理工作的重視程度，樹立檔案管理新觀念，切實推進檔案管理工作的開展。在大數據背景下，應用大數據技術在檔案管理工作中，推動科研事業單位的檔案管理向著信息化建設的方向發展，從而全面提高單位檔案管理質量，更好地滿足科研事業單位發展的需求。

（二）建立完善的檔案管理機制。傳統的檔案管理機制已經不能滿足當前科研事業單位發展的需要，所以科研事業單位需要重新建立完善的人事檔案管理機制。在事業單位內，要建立相應的檔案數據庫，以便日后工作使用。同時科研事業單位要立足于自身的實際情況，不斷對檔案管理工作體制進行完善，讓檔案管理工作處于制度內和規范內，嚴格把控各項管理制度的各個環節，分別對各項檔案資料進行歸類管理，提高檔案管理的服務水平和服務質量。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質。為了使工作人員盡快熟悉了解大數據時代，科研事業單位有必要對工作人員進行定期培訓，通過培訓來提高工作人員的專業技能與管理能力，從而更好地發揮其自身優勢與崗位需求相結合，切實解決檔案管理中存在的實際問題，推動檔案管理工作進一步發展。作為科研事業單位，在開展培訓時，可以通過組織多種多樣的專題學術會議、研討會等相關活動，將培訓內容作為考核指標，選拔優秀人才，給予其外出培訓與交流的學習機會，提高工作人員的工作積極性。同時科研單位完善相應的績效考核激勵機制，將檔案管理納入日常管理指標，切實增強工作人員的工作熱情，并根據相關檔案管理人員的工作情況從物質和精神兩方面進行獎勵，實現管理人員的自我價值和科研單位的共同發展。

（四）推動檔案管理信息化建設。科研事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，加大對其資金投入，加強信息基礎化設施建設，為檔案管理信息化提供重要前提。推動檔案管理信息化建設，應用大數據手段，將紙質的文字檔案與圖片檔案轉為電子檔案，便于檔案的保存與管理。為了實現資源共享，還可以在檔案管理內建立信息網絡平臺，設置權限，提高檔案管理的服務質量。加強網絡安全管理，設置網絡防火墻等相關措施，防止因檔案遺失或者泄露而造成的嚴重損失。

【參考文獻】

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