醫學裝備檔案管理存在的難點及優化措施

賈棟

【摘要】作為醫療設備管理中的一項常規性工作，醫學裝備檔案管理工作向來受到業界重視。基于此，本文將簡單總結醫學裝備檔案管理中的難點，并深入探討醫學裝備檔案管理的優化路徑選擇，希望能夠為醫學裝備檔案管理工作水平的提升提供幫助。

【關鍵詞】醫學裝備檔案;醫療設備;檔案管理

雖然近年來我國很多醫院在醫學裝備檔案管理工作中投入了大量精力，但結合實際調研可以發現，醫學裝備檔案管理意識淡薄、精細化和信息化管理缺乏、醫學裝備檔案收集和利用不足仍屬于醫學裝備檔案管理工作存在的普遍性問題。

一、醫學裝備檔案管理中的難點總結

（一）醫學裝備檔案管理意識淡薄。結合實際調研可以發現，現階段很多醫院的醫學裝備檔案管理存在管理意識淡薄問題。作為醫院正常運營的基礎，檔案管理能夠為各項工作的開展提供依據，但相較于其他檔案管理工作，醫學裝備檔案管理工作受到的重視較低，醫院大多會重點開展醫療檔案管理，醫學裝備檔案管理工作往往難以取得令人滿意的效果。在具體的醫學裝備檔案管理工作中，醫療設備的購置往往會在工作中得到重點體現，但忽視醫學裝備檔案資料庫建設的情況卻較為常見。由于相關部門未能提供詳細的醫學裝備檔案管理要求及指導，相關人員很容易在醫學裝備檔案管理工作中產生應付心理，這不僅會影響醫學裝備檔案管理工作質量，醫院的長期可持續發展也會受到一定負面影響。

（二）精細化和信息化管理缺乏。精細化和信息化管理缺乏同樣屬于醫學裝備檔案管理工作面臨的普遍性難點。醫學裝備檔案管理工作具備涉及面廣、信息量大、內容多、技術含量高等特點，如單純采用傳統管理模式，醫學裝備檔案管理工作很容易出現長期保存困難、紙質查找不便、攜帶不便、操作煩瑣等問題。受精細化和信息化管理缺乏影響，日常醫療設備管理工作與醫學裝備檔案管理工作將無法實時結合，這種情況下醫學裝備檔案往往被單純的視作技術資料，嚴重的資源浪費可能因此出現，醫院的長期可持續發展也會受到較為負面的影響。

（三）醫學裝備檔案收集和利用存在不足。作為醫學裝備檔案管理中的難點，醫學裝備檔案收集和利用不足帶來的負面影響同樣不容忽視。醫學裝備檔案收集存在較高難度，這是由于醫學裝備檔案屬于科技檔案且需要貫穿醫療設備的整個生命周期，醫學裝備檔案管理周期甚至長于醫療設備的使用周期，這種情況下檔案的動態管理自然存在較高難度，而由于醫學裝備檔案收集還需要多部門聯合協作，這就使得收集的難度進一步提升;醫學裝備檔案利用需關注醫療設備的維修維護和安全使用指導，醫療設備的效益評價、為迎接上級檢查提供資料、捍衛醫院合法權益等均屬于醫學裝備檔案的典型利用方式。但在具體實踐中，醫學裝備檔案往往被歸檔后便束之高閣，檔案的利用價值往往被忽視，因此無法得到充分利用的醫學裝備檔案大量涌現，醫學裝備檔案管理工作人員很容易因此產生懈怠心理，工作的質量自然難以得到保障。

二、醫學裝備檔案管理的優化路徑選擇

（一）完善醫學裝備檔案管理制度。為改善醫學裝備檔案管理意識淡薄這一現狀，醫學裝備檔案管理制度的完善必須得到重視，以此保證醫院全體人員均能夠認識到醫學裝備檔案管理工作的重要性。醫院應針對性設置醫學裝備檔案管理職位，醫學裝備檔案專職管理人員需認真學習相關法律法規，并嚴格踐行醫院內部制定的醫學裝備檔案管理制度，醫學裝備檔案管理人員的職責、醫學裝備檔案形成的過程、醫學裝備檔案的管理均需要由此明確。以醫學裝備檔案的管理為例，管理人員的明確、制度的嚴格執行、檔案柜的針對性配置、定期開展的全面檢查、借閱過程的嚴格控制、檔案管理工作的定期檢查均需要得到重視，這類制度內容的嚴格踐行應納入科室、個人績效考核之中，醫學裝備檔案管理工作的受關注程度可由此大幅提升。

（二）開展基于二維碼的醫學裝備檔案管理探索。為進一步優化醫學裝備檔案管理，解決精細化和信息化管理缺乏問題，本文建議將二維碼引入醫學裝備檔案管理工作。二維碼技術具備可存儲大量數據、成本低廉、編碼范圍廣、可引入加密措施、污損適應力強、可360°讀取等優勢，而通過將二維碼技術引入醫學裝備檔案管理領域，二維碼即可從醫療設備申請開始，參與到醫學裝備檔案管理工作中，由此建立醫學裝備電子檔案，即可通過PC端開發的編碼軟件生成二維碼，二維碼標簽可利用條碼打印機打印出來。二維碼包含的醫療設備的購置申請論證、購置合同、招標文件、采購日期、基本信息、存放地點、供貨單位、設備操作手冊、設備保管人、設備計量等信息，這類信息可較好實現日常醫療設備管理工作與醫學裝備檔案管理工作的實時結合，醫學裝備檔案管理的精細化和信息化水平可由此大幅提升。同時，二維碼還能夠較好服務于醫療設備管理及維修保養，醫療設備的動態管理、即時報修、快速維修均可由此實現，醫學裝備檔案的使用效率可由此大幅提升，醫療設備整個生命周期的電子動態記錄也能夠由此實現，醫學裝備檔案可由此擴充，基于二維碼的醫學裝備檔案管理價值可見一斑。

（三）廣泛收集醫學裝備檔案。醫學裝備檔案的廣泛收集直接關系著醫學裝備檔案管理的優化，考慮到醫學裝備檔案貫穿于醫療設備的全生命周期，為保證醫學裝備檔案的完整性，各環節的資料收集均需要得到檔案管理人員的重視。基于內容，可將醫學裝備檔案細分為三類，即申購過程、設備安裝驗收過程、設備使用管過程形成的醫學裝備檔案，醫學裝備檔案的收集可由此分別開展。申購過程的醫學裝備檔案包括申請表、論證表、發票復印件、設備購銷合同等，設備安裝驗收過程的醫學裝備檔案包括說明書、設備開箱驗收、培訓考核、維修手冊、檢測報告、產品合格證、商檢證明、進口產品報關單等，設備使用過程形成的醫學裝備檔案包括計量檢測、維修保養、日常運行相關記錄。在具體的醫學裝備檔案收集中，設備每年的完好率統計和經濟效益分析使用率同樣不容忽視，只有明確歸檔范圍，檔案管理人員才能夠針對性收集醫學裝備檔案資料，并開展針對性的分類管理，為相關工作提供支持。

（四）充分發揮醫學裝備檔案使用價值。醫學裝備檔案管理工作不能圖形式、走過場，而是需要設法發揮醫學裝備檔案使用價值，真正將醫學裝備檔案視作跟蹤器、晴雨表，充分發揮其監督功能，保證醫學裝備檔案能夠較好用于故障維修、臨床使用、設備購進等環節。在具體實踐中，應將醫學裝備檔案視作臨床科室醫療設備更新換代的依據，設備驗收環節的合格與否、各科室出現的重復購置設備情況均需要得到重視，醫學裝備檔案管理工作需由此發揮監督作用，減少浪費、降低成本、避免重復購置情況出現。醫院部分臨床科室出現的忽視醫療設備磨損記載的情況較為常見，這類拼設備拼消耗的行為往往會對維修工作帶來負面影響，維修費用高昂而導致醫療設備提前保修的情況也很容易出現，醫院將因此遭受不必要的經濟損失，這種情況可通過充分發揮醫學裝備檔案使用價值解決，由此開展針對性的醫療設備效益分析，明確醫療設備運行狀態，設備的利用價值提升即可得以實現。此外，醫學裝備檔案使用價值的充分發揮還需要真正做到解放思想，積極應用信息化高科技手段，如上文提及的二維碼技術、大數據技術、云存儲技術、物聯網技術的積極應用也需要得到重視，由此醫學裝備檔案的作用可更好發揮，醫院的醫療設備購置合理性與經濟性也能夠得到更好保障，醫院的醫療服務水平提升、長期可持續發展實現可獲得有力支持。

三、結論

醫學裝備檔案管理工作會受到多方面因素制約，本文涉及的完善醫學裝備檔案管理制度、開展基于二維碼的醫學裝備檔案管理探索等內容，提供了可行性較高的醫學裝備檔案管理工作優化路徑。為更好提升醫學裝備檔案管理工作水平，醫學裝備檔案管理系統的針對性建設也需要得到重視。

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