事業單位編制外人員人事檔案管理存在的問題及對策

李淑娟

【摘要】當前事業單位在自主發展建設過程中聘用了部分編制外人員，編制外人員的人事檔案管理問題成為制約編制外人員發揮作用的主要障礙因素。由于我國事業單位對編制外人員人事檔案管理的重視不足，缺乏科學化、標準化和有效的管理手段，不利于提高編制外人才的管理水平。

【關鍵詞】事業單位;編制外人員;檔案管理

事業單位對編制內人員建立了完善的檔案管理體系，但是對編制外人員的檔案管理重視不足，沒能形成統一的人事檔案管理體系，還要根據編制外人員的實際情況創建靈活的人事檔案管理機制。

一、編制外人員人事檔案管理的主要問題

（一）檔案重要性認識不足。很多事業單位的檔案管理部門沒能認識人事檔案管理的重要性，存在著人事檔案管理有效性不足的問題。首先，事業單位人事檔案管理部門缺乏對編制外人事檔案考核與評估的依據，上級部門未能加強對事業單位編制外人員人事檔案管理的考核。其次，事業單位編制外人員不熟悉檔案管理法規，沒能充分的重視檔案管理的重要性，也不明白加強檔案管理對自我成長發展的重要意義。再次，有的事業單位未能盡到解釋說明的作用，不能加強人事檔案價值的宣傳工作，事業單位編制外人員沒能參與到人事檔案管理當中去，沒能配合人事部門收集上報相關材料。加上編制人員的檔案信息復雜，經過多次流轉，在檔案中存在著大量非標準化的數據信息，在管理過程中存在一定的難度，因此制約編制外人事檔案管理的質量與效率。當前我國人事檔案的轉接手續還較為煩瑣，因此在很大程度上造成了編制人員人事檔案應用不足的問題。

（二）管理主體相對混亂。目前有些事業單位并未對編制外人員人事檔案展開全面管理工作，不少編制外人員的人事檔案存儲在中介機構或勞動資源保障部門。由于檔案管理機構的復雜性，導致人事檔案管理的混亂性。不少事業單位存在著編制外人員人事檔案管理缺失的問題。首先，各級代理機構的資質不同，專業技術水平有限，因此導致編制外人員的人事檔案很可能存在較大的風險和隱患。其次，事業單位沒能履行應盡的義務，不能按照年度任務要求有效完善事業單位編外人員的人事檔案數據信息。最后，有些編制外人員每年還要繳納一定數額的人事檔案管理的費用。實現上并未能履行人事檔案管理工作的要求，人事檔案的數據材料嚴重缺失，編制外人員在事業單位工作期間的信息豐富性不足，這在一定程度上侵犯了編外人員人事檔案方面的合法權益。

（三）檔案管理手段落后。目前事業單位從事人事檔案管理人員數量有限，現有的人事檔案管理的硬件設備與技術條件相對落后。事業單位人事檔案管理的現有計算機設備和軟件系統主要由在編人員開發和服務。可以用于編外人員的人事檔案管理系統未能有效建立，編外人員的人事檔案管理設備不足，缺乏足夠的場地存放編制人員的人事檔案。不少事業單位人事檔案管理技術手段相對落后，人事檔案管理投入不足，甚至只有一定檔案盒、一個文件柜，人事檔案在管理過程中存在較大的安全隱患。信息化的技術手段未能發揮必要的管理作用，事業單位人事部門更缺乏足夠的人力物力資源實現編外人員紙質檔案的信息化。有些事業單位缺乏足夠的力量去調研編外人員人事檔案的真實性，因為缺乏科學化的管理技術手段與制度措施導致編制人員人事檔案丟失。事業單位還要從人事檔案管理的總體目標出發，持續性引進和完善可用于編制人員檔案管理的設備。

二、編制外人員人事檔案管理的發展方向

（一）規范化管理。編制外人員是事業單位人員構成的重要組成部分。編制外人員在事業單位轉型發展的過程中會逐步地突顯出重要的作用。目前事業單位的編制外人員的類型多樣，具有外聘的專家學者、臨時聘用人員、借調人員、志愿者等。不同類型的人員均應當有規范化的人事檔案管理辦法，建立專門的人事檔案管理制度，在法制化、規范化的理念下進行人事檔案管理，這樣才能為編制外人員負責，記錄編制外人中的詳細信息，以便于編制外人員更好地為國家公益事業服務。因此應當統一編制外人員的檔案格式，消除編制外人員檔案管理隨意性較大的問題，按照信息化人事檔案管理的要求，逐步建立編制外人事檔案管理平臺，基于檔案管理的規范性推動事業單位聘任編制外人員的規范性，只有做到規范性管理檔案才能加大人才甄別管理的有效性。

（二）信息化管理。編制外人員是事業單位用人的一大特色，為了更好地提高編制外人員的管理水平，對編制外人才進行有效挖掘，實現編制內外的有效互動，把編制外人員作為事業單位特殊人才引進的重要端口，實現上級單位對下級事業單位編制外人員情況有效掌握的目標，構建事業單位人員管理的統一格局，還要采用信息化的編制外人員檔案管理機制，開發編制外人員統一管理平臺，對事業單位外聘的專家學者、工勤人員、志愿者和專業技術人員的信息進行統一化的管理。加大編制外人員的信息收集力度，采用智能化信息管理方式，開發符合人才智能化管理需要的APP等。

（三）快捷化管理。編制外人員的流動性，編制外人員的管理難度較大，檔案變化大。一些編制外人員的檔案管理還涉及醫保、養老保險、公積金繳納等業務。基于編制人員流動性大的現實，還要進一步簡化編制外人員檔案管理的方式，在信息化的基礎上進一步簡單化編制外人員的檔案管理辦法，減少不必要信息的錄入，在保留關鍵信息的基礎上提高編制外人員檔案處置流轉的有效性，強調事業單位采用檔案托管的方法，構建事業單位與地方人才管理中心的共用同管理檔案機制，發揮專業檔案管理機構的代為管理作用，從而達到提高檔案管理有效性和運轉科學性的目標。

三、編制外人員人事檔案管理的完善對策

（一）加強檔案管理宣傳。事業單位應當取得編制外人員的積極配合，注重加大人事檔案工作的宣傳力度，促進編外員主動參與到事業單位的檔案管理工作當中。首先，應當在編制外人員入職初就做好人事檔案管理的宣傳與講解工作，引起編制外人員對人事檔案管理的足夠重視，基于編制外人員的自主意愿和上級機關的統一管理要求開展編制外人事檔案轉接管理。其次，加強相關政策法規的宣傳工作，根據國家要求，事業單位改革需要，進一步促進編制外人員掌握人事檔案管理的政策要求，引導編制外人員積極配合人事部門更好地做好專業技術信息、獎懲信息、培訓信息的收集工作。圍繞著服務編制外人員晉升職稱，繳納養老醫療保障，獲得各種福利待遇需要開展人事檔案管理的宣傳工作。根據事業單位編制人員的發展需要，適時對個別編制外人員進行人員檔案管理的宣講，引導編制外人員積極地投入個性化的人事檔案管理工作當中。國家應當要求基層事業單位加強對編制外人員的人事檔案管理工作，注重在事業單位分類改革，完善評聘機制，推動事業單位崗位績效制基礎上進行檔案管理創新，提高編制外人員檔案管理的有效性，在明確的制度法規下落實編制外人員檔案管理義務，加強對相關工作的考核與把關力度。

（二）規范人事檔案管理的行為。為了解決事業單位在編制外人員檔案管理隨意性大的問題，應當制定完善的事業單位編制外人員的人事檔案管理工作規范。首先，制定統一管理編制外人員人事檔案的管理工作方法，明確編制外人員人事檔案管理的工作思路。根據編制外人員的流動情況確定人事檔案管理工作的重點任務，在上級社保機關事業單位主管部門的引領下，促進事業單位采用科學化的編制外人員人事檔案管理方法。首先，以標準化方法對臨時聘用人員、志愿者、簽約專家、勞務派遣人員開展人事檔案管理工作。事業單位還要與縣級以上人事檔案管理部門與業務服務部門建立緊密的聯系，形成良好的編制外人員的檔案互動機制，形成科學化的人事檔案的轉接與調用機制，做到未經授權不得私自處理編制外人員檔案，保證編制外人員檔案處在安全有序的管理體系當中。其次，只有做到編制人員的人事檔案管理由專業機構進行，才能發揮各種組織機構在輔助事業單位開展編制外人員人事檔案管理方面的作用。再次，人事部門應當在規定限期將原保存的檔案轉依到相關的人才服務機構，按照相關的流程推動編制外人事檔案進行有效流轉。最后，形成對編制外人員人事檔案的監督機制，加強對編制外人員人事檔案的審核，有效審視和把握事業單位編制外人員的檔案情況，解決事業單位編制外人員檔案管理混亂的問題。

（三）提高檔案管理設備水平。事業單位為了更好地提高編制外人才檔案管理水平，應當優化人事檔案管理專業技術實力。加強對事業單位人事檔案信息化建設的力度，基于專業設施設備滿足人事檔案管理的現實需要。首先，提高人事檔案管理的硬件設備水平，引入專業的計算機設備，注重在智能化的理念下構建人事檔案管理工作機制，強調以專業的信息設備解決人事檔案管理工作中存在的現實困境。其次，加強人事檔案管理人員的專業技術能力，要求人事檔案管理人員以積極的態度，扎實的工作方法，按照標準化的理念開展編制外人員的檔案管理工作。應當熟悉人事檔案管理的各個環節，采用科學化的人事檔案管理的方法，推動編制外人員人事檔案管理工作的全面升級。重點組織專業的人事檔案管理工作隊伍，提升事業單位人事部門處理復雜檔案的技術能力。最后，要在智能化檢索設備的基礎上挖掘人事檔案信息，注重檢索有利于事業單位發展的各類人事數據信息，能夠圍繞著編制外人員的人事信息需要實現與編制外人員的有效互動，提高人事檔案的傳遞效率，滿足編制外人員的檔案使用需要，起到服務編制外人員的作用。

四、結論

事業單位人員管理方式日益靈活，加強編制外人員檔案管理，對于構建完善的事業單位人才體系有重要意義。應當創新事業單位人才檔案管理方式，健全編制外人員的檔案管理工作機制，切實通過檔案管理保障事業單位編制外人員的合法權益，全面提高事業單位人才配置的水平。

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