大數據時代高校檔案管理模式的應用淺析

潘虹

摘 要：高校檔案作為高校各項活動的原始記錄，檔案管理工作在提升高校管理效率與推動高校長遠發展上具有十分關鍵的作用。大數據時代，高校檔案管理工作面臨信息量巨大、內容繁瑣、需求多樣化等諸多問題，在很大程度上增加了高校檔案管理工作的難度。對此，文章通過分析大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰，從檔案管理方式、檔案服務利用和檔案管理安全性等方面介紹了高校檔案管理模式的改革與創新。

關鍵詞：大數據;高校檔案;管理模式

隨著計算機網絡技術的不斷發展，大數據的概念受到社會各界的廣泛認可，不斷為商業、通信、軍事等許多領域提供信息支持。“大數據”是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工作進行捕捉、管理和處理的數據集合，需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。理解這一概念，我們不僅要認識到信息數量的龐大，更重要的是要認識到這些龐大數量所帶來的影響，它使人們在數據的收集、保存、維護和共享方面的難度和復雜程度成倍增長。高校檔案作為高校各項活動的原始記錄，檔案管理工作在提升高校管理效率與推動高校長遠發展上具有十分關鍵的作用。因此，大數據時代高校檔案管理必須轉變傳統管理模式，從檔案管理方式、檔案服務利用和檔案管理安全性等多方面進行改革和創新。

一、大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰

大數據時代，對與數據密切相關的高校檔案管理工作產生了極大的影響，一方面豐富了高校檔案管理資源的信息量和種類，使得檔案利用服務更加多樣化和個性化，提高了檔案利用的滿意度;另一方面，也由于大數據產生的海量信息和數據資源，給高校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1.檔案信息資源管理壓力增大

隨著網絡技術的廣泛應用，高校業務部門產生的檔案信息資源不僅數量巨大，增速較快，而且大量檔案中除了傳統的紙質文件外，各種類型各種載體的其他檔案資源也變得更加豐富，尤其是電子文件、音頻視頻、數字檔案等形式的出現，檔案和文件之間的聯系更加密切，界限也開始變得模糊。檔案管理工作必須從以前對紙質文件的管理為主轉變為對數字文檔信息的整理，對文件進行全過程的管理。因此對檔案管理工作提出了更高的管理要求。

2.檔案管理人員信息技術素質要求更高

大數據時代，信息技術在高校檔案管理中已經有越來越多的應用，包括云計算機技術、物聯網技術、傳感器技術、大數據技術等等，都融入到了高校檔案管理工作中。多樣化的數據形式和龐大數量的數據，使檔案管理工作對于技術有著越來越嚴格的要求，尤其是在檔案數據的挖掘、存儲、分析等方面，對檔案管理人員提出了更高的專業技術要求。

3.檔案利用需求更加多元化

高校各類業務部門不僅是檔案信息的產生者，而且是檔案信息資源的應用者。大數據時代，隨著檔案管理網絡服務體系的不斷發展，只要檔案信息不會損害到國家、組織或者個人的利益，所有用戶都可以通過網絡服務進行檔案利用。而且不同用戶對于檔案信息的需求，逐步從單一的原始文件的利用轉變為了各種檔案信息背后所蘊含的知識系統的需求。由此可以看出，大數據時代使得不同用戶對檔案信息的利用需求呈現出了多元化的特點。

4.檔案信息保管的安全性要求更加嚴格

高校檔案資源中涉及到很多內容具有一定的保密性，尤其是學籍檔案，更涉及到學生的個人信息，因此使得高校檔案保管更加嚴格。傳統的檔案管理體系中，檔案管理部門處于檔案信息的壟斷地位，人們要想提取檔案或者獲取檔案信息必須到檔案管理機構進行，檔案信息資源相對安全。大數據時代，檔案管理的方式不斷向信息化推進，加上計算機網絡的開放性，使許多檔案信息數據在計算機管理過程中容易出現安全問題，如果保存不當，容易發生外流，對高校的發展造成許多不良影響。因此大數據時代，高校檔案信息資源的安全性問題更加突出。

二、大數據時代高校檔案管理模式的變化

1.檔案管理理論體系的變化

進入大數據時代之后，高校的檔案數據量在快速增加，并且人們對高校檔案服務水平也提出了更高的要求，檔案管理的理論受到一定的沖擊，這就要求檔案管理的理論要不斷拓展。

（1）大數據觀：大數據時代背景下，檔案管理人員要形成大數據觀，采用大數據觀念來做好檔案的管理工作。大數據時代數據量急劇增加，采用一般的技術和方法已經難以對數據量進行描述和處理。大數據時代的數據并不是抽樣的數據，而是全數據，也就是說大數據時代背景下倡導一切數據都有用，這就要求檔案管理人員要樹立大數據觀。大數據非常大，不僅僅是數據量大小，而是快速獲取數據價值的程度。在大數據下，對于研究者來說，數據越多越好，在利用相關的數據來分析和解決問題時，一定要對數據進行有效的分類和優化整合。在傳統的檔案管理中，一般是通過人工的方法來將數據信息進行鑒別，選擇出其中有效的數據部分，并進行歸檔保存，而對于那些沒有價值的數據則將其剔除。而在大數據觀下，這種方法會導致部分數據損失，作為集體數據的一份子可能會起到非常重要的作用，因此，在檔案管理過程中一定要樹立大數據觀。

（2）在大數據時代背景下，高校的檔案管理人員還應該與時俱進樹立大檔案觀和大服務觀，開放檔案大門，在檔案的采集和歸檔過程中最好要做到包羅萬象，將所有具有保存和利用價值的信息記錄都當成檔案。在大數據時代背景下，人們對檔案的利用服務給予了更高度的重視，大數據使得人們的需求發生了改變，檔案的利用服務也變得更加復雜，人們已經不再滿足于文件的利用，這就要求檔案管理人員要獲取數據背后蘊藏的隱性知識和信息內容，并改變服務模式，提供主動型服務模式，并為檔案利用者提供一站式的一條龍服務。

2.檔案數據資源體系的變化

在大數據的背景下，檔案數據資源體系也發生了重大的變化，檔案數據的來源更廣，尤其是互聯網會產生海量的數據，互聯網是信息資源的最大產地。另外，檔案數據的內容也更加豐富，對于高校的檔案部門來說，信息資源具有非常重要的價值，檔案數量以及檔案類別越多就越有利于檔案重要價值的發揮。大數據時代的檔案數量增大，檔案數據的類型也在不斷增多，傳統的檔案包括聲像檔案、紙質檔案和實物等，而大數據背景下又增加了電子檔案，數據檔案的數量和檔案載體都在增加，這就使得相同的數據形式可以表現出不同的信息內容，相同的信息也可以通過不同的形式來表現，共同構成了檔案館的異構數據大集群，檔案種類變得更加多樣化，非結構化數據的比例在不斷增加。隨著檔案數據總量的不斷增加，檔案數據的價值密度就大大降低，可能有用的檔案數據所占的比例可能會減少。另外，檔案數據的收集方式也變得更加多樣，在傳統的檔案管理模式中，管理人員主要是通過主動移交的方式來收集檔案數據，而在大數據背景下，可以通過檔案數據的強制收集和檔案數據的實時捕捉來收集檔案數據，出現了采集信息的新方法。

3.檔案安全保障體系的變化

在大數據下，檔案的安全保障體系也發生了重大改變，檔案的保存條件、管理方式、關鍵技術以及安全保密變化等都面臨著更大的威脅。首先是保管條件的變化，傳統的紙質檔案保存起來比較方便和容易，檔案房通過八防要求就能夠確保檔案的安全性，而在大數據時代，信息技術不斷發展，使得信息載體的形式更加豐富，檔案類型也更加多樣，這些檔案的出現就對檔案的保存場所和保存條件提出了更高的要求，例如，電腦要保持電源穩定，硬盤要防震，音像檔案不能靠近磁場等，這就要求檔案館在建設或者擴建時要將這些因素考慮進去。另外，大數據時代要求要加強對檔案的應急管理，對于不同類型的檔案，應該制定不同的精細化應急預案，并確保管理制度的制度化和標準化。大數據時代，面對海量的檔案數據，傳統的管理方式已經不適用，這就要求要開始使用更加先進的技術手段，將云計算運用到檔案管理中。

三、大數據時代高校檔案管理模式的應用

1.整合檔案數據資源，最大限度發掘檔案信息價值

傳統檔案管理模式下，檔案管理部門對檔案進行的數字化掃描形成的成果只是圖片，并沒有進行數據化處理，更沒有進行大數據處理。因此大數據時代，要滿足多元化的檔案利用需求，必須借助大數據來整合檔案數據資源，建立網絡利用平臺，給師生帶來便捷的檔案服務。一方面，整合檔案數據資源，一是要打破不同檔案業務部門保存的各類檔案之間的孤立性，將其整合成一個整體，當用戶在查看或瀏覽某一資源的同時，與之相關聯的檔案就可以同時展示給用戶，避免用戶重復查找。二是要通過大數據分析，針對現有檔案管理系統數據庫進行關聯分析，找出數據的相關性，提取有價值的信息，為檔案管理與數據提取提供廣泛、深入的數據支持。另一方面，建立檔案網絡利用平臺，引導師生參與應用。基于現代信息背景，人們對數據的需求不斷增加，網絡系統的創建能夠迎合師生學習及發展要求，可以促使人才培養和教育行業的良好發展。

2.改進高校檔案管理工作方式

檔案收集工作是高校檔案管理工作的基礎。大數據時代，高校實現文檔一體化辦公，檔案管理與公務管理的各個環節相互聯系，因此，檔案管理需要對電子文件的全過程實施管控。檔案收集工作要合理使用大數據系統，主動采集檔案信息，針對不同的檔案信息和載體應當采取不同的辦法來采集，可以提升檔案采集效率。另外，由于電子文件在各部門之間實現流動時體系不完善，流程不標準，造成許多檔案數據的丟失與泄露。因此，檔案管理部門必須建立嚴格的檔案監控體系，對電子檔案的元數據進行準確管控，并對形成者與檔案利用者的身份加以驗證，確定檔案應用前與應用后是否有差別，以保障檔案原始信息的安全。

3.提升主動服務和多元服務的檔案管理理念

高校檔案管理部門應根據高校發展目標，科學定位檔案信息資源，轉變僅僅以保存檔案為目的的思想，提升檔案主動服務和多元服務的管理理念。尤其是針對高校學生檔案，不僅關系到學生的切身利益和發展前途，而且與高校的長遠發展密切相關。因此，需要更加注重高校學生檔案信息的保存與優化。高校檔案管理部門要利用檔案資源的整合，主動利用大數據信息，研究不同用戶的利用需求，同時，主動推出多樣的檔案信息資源體系服務。另外，還需要有強大的搜索工具，可以按照用戶的需求和喜好來實現各類檔案的快捷查詢。只有這樣，才能滿足不同用戶的個性化檔案利用需求。

4.加強檔案管理人員培養力度

高校檔案管理人員是全程負責收集、管理和處理各類檔案數據的直接人員，對檔案信息資源的質量有較大影響。大數據時代，檔案管理工作需要的是復合型的檔案管理人員，除了必須具備檔案專業知識外，還需要具備熟知大數據、云計算、區塊鏈等信息化知識和能夠熟練操作相關應用軟件的能力。目前，高校檔案管理部門現有的人員隊伍中，復合型人才還是比較缺乏的。因此，高校檔案管理部門需要加大對所屬檔案管理人員的培養力度，可以采取送學培訓、崗前培訓和在崗在線課程學習等方式，不斷加強信息技術知識和能力培養，同時加大投入，可以引入復合型檔案管理人才，以提升大數據時代檔案管理業務人員的技術能力。

5.建立檔案安全管理平臺

檔案作為高校各項活動的歷史記錄，涉及到方方面面的信息，因此，檔案信息的安全保管非常關鍵，需要檔案管理部門采取完善的安全保障策略。在檔案保管與檔案服務用戶端均需要加強安全防護。高校檔案管理部門應當加大資金投放，來采購專門的安全軟件，并注重對安全軟件的保護與升級。在服務客戶端也要實施軟件升級與維護，并選擇專業的網絡安全維護者負責維護與升級，從而保證檔案信息資源的安全性。

四、結束語

大數據時代，隨著高校檔案數量和種類的高速增長，高校檔案管理難度不斷加大，傳統檔案管理模式亟待變革。高校檔案管理部門要跟上時代潮流，迅速創新管理理念，改進檔案管理工作方式、嚴格把控檔案管理流程，加強檔案管理人員的培養力度，轉變檔案服務理念，在確保檔案信息資源管理的安全性的前提下，實現高效快捷的檔案網絡服務，滿足不同用戶多元化需求。

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（作者單位：國防大學政治學院西安校區）