高校檔案管理存在的問題與對策研究

胡瑩

摘 要：本文主要針對高校檔案管理展開研究，先提出了其必要性分析，然后通過高校檔案管理中存在的問題，重點(diǎn)制定出了幾點(diǎn)有效的完善對策，如高度重視高校檔案管理工作、加強(qiáng)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、完善檔案收集內(nèi)容、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、強(qiáng)化服務(wù)功能等，借助多方力量和措施，確保高校檔案管理工作得以順利進(jìn)行下去。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;問題;對策

高校檔案，可以將學(xué)校各個時(shí)期的情況真實(shí)反映出來，這對于高校各項(xiàng)工作的開展產(chǎn)生了很大的影響，如教育教學(xué)、行政管理等?，F(xiàn)階段，在高校檔案不斷發(fā)展過程中，其規(guī)模和效益得到了顯著增強(qiáng)。但是在高校檔案管理過程中，存在著較多的問題，這對于檔案管理工作的開展產(chǎn)生了很大的影響。所以要制定可行的完善對策，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，將檔案管理工作對高校各項(xiàng)管理工作的作用發(fā)揮出來，在整體上推動高校健康發(fā)展和進(jìn)步。

一、高校檔案管理的相關(guān)概述分析

1.內(nèi)涵分析

對于高校檔案來說，作為高校發(fā)展的重要憑證之一，其權(quán)威性特點(diǎn)顯著，對其內(nèi)涵進(jìn)行分析，主要是指高校在科研和教育教學(xué)過程中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案保管模式的順利轉(zhuǎn)變。高校在保管檔案原始記錄方面，主要借助于書面材料和聲像等。在高校管理過程中，檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，有效收集和整理檔案，借助高校檔案的材料，可以對學(xué)生成長和學(xué)校發(fā)展情況等進(jìn)行記錄，其歷史借鑒價(jià)值和功能顯著。

加強(qiáng)高校檔案的管理，還可以將一個學(xué)校的綜合管理水平展現(xiàn)出來，對于國家發(fā)展的作用也是比較大的。同時(shí)，加強(qiáng)高校檔案管理制度的構(gòu)建，可以不斷提高高校發(fā)展的成熟度。

2.特點(diǎn)

（1）周期性和專業(yè)性。在高校教學(xué)管理和教學(xué)活動制訂的工作計(jì)劃中，注重學(xué)期或?qū)W年等因素，并且開展相應(yīng)的檢查工作，所以在教學(xué)檔案方面，周期性特點(diǎn)顯著，需要根據(jù)學(xué)期或?qū)W年來進(jìn)行檔案建設(shè)。而在學(xué)科檔案建設(shè)方面，不同學(xué)科專業(yè)人才所具有的特征是不相同的，進(jìn)而影響其培養(yǎng)方式，所以要保證人才培養(yǎng)方案制定的科學(xué)性與可行性，與各類人才的培養(yǎng)需求相互協(xié)調(diào)、一致，貫徹落實(shí)好專業(yè)性原則。

（2）復(fù)雜性和多樣性。通過對高校檔案工作內(nèi)容的分析，可以看出其復(fù)雜性、繁瑣性特征比較明顯，比如包括教師個人教學(xué)檔案、專業(yè)設(shè)置等方面。同時(shí)，對教學(xué)檔案資料形式進(jìn)行分析，主要以圖表、電子等形式為主，可以進(jìn)一步豐富檔案管理工作形式，其多樣性特點(diǎn)顯著。

二、高校檔案管理工作的必要性分析

在高校管理工作實(shí)施中，檔案管理工作為重中之重，主要對高校從事招生、人才管理、教學(xué)以及科研等內(nèi)容予以了涵蓋。一般來說，高校管理的特殊性顯著，在檔案管理工作中，其學(xué)術(shù)價(jià)值顯著。但是在新形勢下，市場經(jīng)濟(jì)等因素，嚴(yán)重影響著高校檔案管理工作的開展，不利于完善檔案管理工作，一些檔案管理人員缺少良好的思想政治意識和風(fēng)險(xiǎn)意識，檔案管理工作整合機(jī)制的完善性、系統(tǒng)性不足?；诖耍诟咝＝逃l(fā)展中，必須要對檔案管理工作予以高度重視，采取可行的應(yīng)對措施，不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理工作。

三、高校檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的重視度不足

目前，一些高校尚未正確認(rèn)識檔案管理工作，檔案管理人員在認(rèn)識檔案知識結(jié)構(gòu)方面，出現(xiàn)了片面化趨勢。在基層部門立卷歸檔過程中，一些部門的管理者存在著心理誤區(qū)，難以保證檔案立卷的時(shí)效性，甚至導(dǎo)致檔案材料積壓現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時(shí)，部分學(xué)校對檔案收集和管理的重視程度缺失，不利于檔案管理工作的順利實(shí)施，與學(xué)校建設(shè)發(fā)展進(jìn)程也出現(xiàn)了一定的差距。此外，一些高校沒有充分了解檔案知識，在實(shí)際教學(xué)中，檔案管理課程尚未全面開設(shè)，諸多學(xué)生對檔案的了解比較有限，尚未掌握檔案的具體內(nèi)容和用處等。

在宣傳力度方面，也存在著不足。檔案信息具有高度的潛在性質(zhì)，檔案管理部門要對檔案信息的作用予以積極宣傳，從而使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來。但是在實(shí)際上，檔案價(jià)值的宣傳效果并不是十分理想，高校師生對于檔案室內(nèi)留存的信息并不是很了解，無法將這些檔案信息的價(jià)值挖掘處理。

2.缺少先進(jìn)的管理手段

在科學(xué)技術(shù)的強(qiáng)大推動下，顯著提高了高校的辦學(xué)條件，且計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值較高，諸多學(xué)校對現(xiàn)代化管理設(shè)備予以了設(shè)置，相比于先進(jìn)技術(shù)，檔案管理工作的手段并不先進(jìn)。比如在基礎(chǔ)性管理環(huán)節(jié)中，如檢索和統(tǒng)計(jì)等，檔案數(shù)據(jù)庫中，條目數(shù)據(jù)比較常見，這對于檔案的處理和應(yīng)用產(chǎn)生了局限性。

3.檔案收集的全面性不足

要想確保高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須要收集好檔案的信息，在信息收集具有高度的全面性時(shí)，可以有效推動檔案管理工作，為后續(xù)的存儲和使用工作奠定基礎(chǔ)。目前，一些高校對檔案工作的重視程度不足，沒有投入充足的人力、物力以及財(cái)力，檔案管理崗位的工作人員專業(yè)素質(zhì)并不高，在檔案收集工作實(shí)施方面，收集內(nèi)容的全面性缺失，且在收集過程中，隨意性行為比較常見。在高校檔案收集中，要將學(xué)校發(fā)展中的相關(guān)文件、學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的工作歷程等涵蓋在內(nèi)。在高校檔案資料方面，文字、紙質(zhì)以及影視等形式的資料尤為常見。但是在實(shí)際上，一些學(xué)校僅僅對師生的個人檔案予以了收集，而且信息收集過于集中在文字形式這一方面，音視頻的資料比較少。再加上部分收集工作的工作態(tài)度較不嚴(yán)謹(jǐn)，無法有效增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性和合理性。

4.檔案管理人員的綜合素質(zhì)難以保證

相比于其他工作，檔案工作具有廣闊的涉及范圍，而且具有較高的專業(yè)延續(xù)性，特別在高校不斷深入改革過程中，明確提出了對檔案管理人員的要求。對于檔案管理自身而言，要對檔案名目予以了解，并對各檔案的用途進(jìn)行明確化，發(fā)揮出檔案對推動高校持續(xù)發(fā)展的重要性?？蒲泻徒虒W(xué)工作的綜合性較為顯著，檔案管理也具有一定的繁瑣性，要想滿足各方實(shí)際需求，要求檔案管理人員要對檔案的基本用途予以了解，做好歸類整理工作。但是在實(shí)際上，一些高校檔案管理發(fā)展速度并不快，對于高校長遠(yuǎn)建設(shè)存在著不利影響。此外，由于網(wǎng)絡(luò)化的迅速普及，加強(qiáng)電子檔案的構(gòu)建非常重要，檔案管理中，要注重基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)操作的提升，且研發(fā)能力也要高度重視。

5.服務(wù)性理念有待提升

在高校檔案管理過程中，尚未對教育服務(wù)性準(zhǔn)則予以深入分析，所以在一定程度上無法保證檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，而且管理者欠缺良好的服務(wù)意識。高校檔案管理者，也沒有做到對學(xué)生的教育特點(diǎn)的深入性分析，科學(xué)性理念尚未在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用?；诖?，不利于更好地協(xié)調(diào)和管理高校檔案管理各個方面，系統(tǒng)化理念有待進(jìn)一步強(qiáng)化。

四、高校檔案管理工作的完善對策

1.高度重視高校檔案管理工作

在高校檔案管理中，要提高其重視程度。在日常工作中，要積極宣傳檔案管理工作，積極滲透檔案管理的安全意識，推動檔案管理影響力的增強(qiáng)。同時(shí)，高校檔案管理人員要樹立高度的服務(wù)理念，具備為使用者提供服務(wù)的能力和水平，不斷提升廣大師生的重視程度，大力支持檔案管理工作的開展。

在宣傳力度方面，在開展檔案利用工作中，要保證檔案利用者對檔案的作用予以了解和掌握，將檔案信息的內(nèi)涵進(jìn)行高度明確。所以檔案管理人員要做好宣傳工作，激發(fā)檔案利用者在檔案利用工作中的參與熱情，通過積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，更好地開展檔案利用工作。檔案利用者也要對檢索檔案信息的方法加以了解，保證檔案使用的準(zhǔn)確性。在宣傳工作中，檔案管理人員要加強(qiáng)新媒體技術(shù)的應(yīng)用，為提高宣傳效果助益。

2.積極構(gòu)建高校檔案管理相關(guān)機(jī)制

要想促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)完善的管理機(jī)制是至關(guān)重要的，其中，監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建必不可少，可以促進(jìn)高校檔案管理工作順利進(jìn)行。借助檔案管理相關(guān)機(jī)制，可以將檔案的管理職責(zé)予以明確化，不斷提高責(zé)任的細(xì)化程度，引導(dǎo)檔案管理人員將自身的職責(zé)和義務(wù)踐行到位，進(jìn)一步規(guī)范高校檔案管理工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督機(jī)制也要進(jìn)行不斷加強(qiáng)，定期檢查相關(guān)檔案管理工作，如果存在不完善的地方，應(yīng)加大調(diào)整力度，確保檔案管理方案具有較高的規(guī)范性和完善性，并將檔案管理相關(guān)程序和流程予以簡化，基于自上而下視角，確保管理制度的規(guī)范化程度，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的制度化發(fā)展目標(biāo)。

需要注意的是，在檔案管理相關(guān)制度中，要提高對檔案存儲制度完善的高度重視，在檔案存儲過程中，應(yīng)使存儲制度具有固有性。在檔案存儲制度的幫助下，合理分類檔案資料，對檔案資料的形式進(jìn)行分析，使劃分區(qū)域具有較高的固定性。而要想將使用和管理效果提升上來，應(yīng)從檔案具體內(nèi)容出發(fā)，確保類別劃分的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，同時(shí)加強(qiáng)編號機(jī)制的構(gòu)建，確保查閱的準(zhǔn)確性和迅速性。在檔案室的存儲管理過程中，應(yīng)確保專職人員具有較高的專業(yè)化水準(zhǔn)，定期進(jìn)行清潔和維護(hù)。而且還要對檔案資料的重要性進(jìn)行考慮，必要時(shí)備份管理是可取的。

3.加強(qiáng)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

要想不斷提高檔案利用的合理性，需充分發(fā)揮出資源庫的作用，其中，要提高對現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度，對科技整合檔案予以合理應(yīng)用，使檔案的安全性和完整性得以顯著提升，并將其存放時(shí)間予以延長。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，可以大大提高檔案信息處理水平，并且借助部門之間的密切配合，促進(jìn)其工作效率的提升，并準(zhǔn)確傳輸檔案信息，使檔案信息的時(shí)效性得以順利增強(qiáng)。各個高校在對檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)的同時(shí)，要將館藏開放檔案的全文掃描工作落實(shí)下去。在掃描過程中，如果檔案出現(xiàn)破損和老化等現(xiàn)象，要使其在檔案館網(wǎng)站中體現(xiàn)出來，為網(wǎng)上全文檢索提供便利性。各個高校要遵循全校性原則，積極構(gòu)建統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，不斷提高檔案管理系統(tǒng)與其他部門管理系統(tǒng)的兼容性，避免信息孤島問題的出現(xiàn)?；诖耍梢詫?shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享目標(biāo)，而且還可以給予電子檔案的同步歸檔強(qiáng)有力的保障。

4.完善檔案收集內(nèi)容和拓展工作范圍

（1）完善檔案收集內(nèi)容。在檔案收集過程中，如果出現(xiàn)片面缺失現(xiàn)象，要對檔案的收集內(nèi)容予以不斷完善。從學(xué)校自身實(shí)際情況出發(fā)，以文件和制度的形式，明確規(guī)定檔案的收集內(nèi)容。在該文件中，要對檔案管理需求進(jìn)行分析，將檔案的收集范圍一一列出，準(zhǔn)確核定收集的具體檔案內(nèi)容，避免檔案收集內(nèi)容遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。在對檔案收集內(nèi)容進(jìn)行確定方面，要遵循服務(wù)師生的宗旨，準(zhǔn)確劃分其范圍。要想不斷提高檔案收集的完善性，定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)，嚴(yán)把檔案資料的內(nèi)容關(guān)，并對統(tǒng)一的文件格式予以規(guī)定，不斷規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)后期正常的使用和存儲。此外，在高校檔案信息收集中，要突破文字形式資料的局限性，專門收集重要的一些影視資料。

（2）在完善高校檔案管理工作過程中，要遵循和落實(shí)檔案法，集中整合文字和圖像等相關(guān)信息，確保與高校檔案管理需求相符。首先，要想將檔案管理價(jià)值發(fā)揮出來，應(yīng)考慮好不同行業(yè)材料的變化情況，不斷提高整合范圍。其次，對檔案管理工作的本質(zhì)屬性進(jìn)行分析，旨在將歷史從事的活動記錄下來，所以要將高校檔案管理工作范圍拓展開來，不斷優(yōu)化檔案管理工作。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

在檔案管理水平方面，高校檔案管理人員的素質(zhì)非常重要。首先，檔案管理人員要具有高度的責(zé)任意識和綜合素質(zhì)，而且優(yōu)先考慮任職時(shí)間較長的同志，其工作能力和經(jīng)驗(yàn)豐富都比較明顯，具備了檔案工作必需的細(xì)心和耐心，與檔案管理工作需求相符。其次，由于檔案管理工作涉及到較多的內(nèi)容，且專業(yè)性顯著，所以在上崗之前，要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)的實(shí)施，推動人員專業(yè)技能和操作能力的提升。最后，面對檔案管理人員變動頻繁這一問題，老員工應(yīng)將自身的幫傳帶職能發(fā)揮出來，為新員工順利進(jìn)入工作狀態(tài)提供便捷，避免檔案管理工作“斷線”問題的存在。

6.強(qiáng)化服務(wù)功能

要對領(lǐng)導(dǎo)決策加以服務(wù)。檔案可以對諸多教職工的工作內(nèi)容予以記錄，借助其信息將學(xué)校發(fā)展進(jìn)程反映出來。在檔案資源儲存過程中，檔案管理人員要發(fā)揮出檔案信息的理論扶持，為學(xué)校改革發(fā)展提供動力，并明確學(xué)校未來的發(fā)展方向。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過檔案信息，可以為相關(guān)決策提供證據(jù)，促進(jìn)學(xué)校工作的順利進(jìn)行。

對教學(xué)科研加以服務(wù)。在信息化時(shí)代的推動下，學(xué)校要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)教學(xué)活動的順利實(shí)施。檔案管理人員要將多媒體技術(shù)的功能發(fā)揮出來，對教學(xué)科研方面的檔案信息予以深度挖掘、開發(fā)。在信息手段的幫助下，對這些信息予以轉(zhuǎn)換，將檔案信息的共享范圍拓展開來，為檔案信息使用人員對檔案信息的處理提供便利，共享檔案信息。

對各類咨詢查證加以服務(wù)。在校園中的相關(guān)文件等資料中，要存儲和管理好檔案信息，為師生對該信息的查詢和訪問提供便利性，彰顯其服務(wù)功能。

7.加強(qiáng)高校檔案管理的科學(xué)性建設(shè)

在信息化社會出現(xiàn)以后，有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與高校檔案管理工作的融合。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使人們的生活出現(xiàn)了翻天覆地的變化。在高校檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)性和信息化的滲透，確保與現(xiàn)代化發(fā)展需求形成高度的適應(yīng)性。在高校檔案管理工作中，應(yīng)密切聯(lián)系現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，避免檔案管理流程過于復(fù)雜化、繁瑣化，推動大眾化在高校檔案管理中的逐步落實(shí)。

結(jié)束語

綜上所述，在高校檔案管理工作中，要認(rèn)識到其中存在的問題，采取有效的完善對策加以應(yīng)對，比如要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，發(fā)揮出信息化應(yīng)用的優(yōu)勢，并且不斷完善檔案收集內(nèi)容，確保檔案信息的全面性和真實(shí)性?；诖?，在高校檔案管理工作全面落實(shí)以后，有助于高校各項(xiàng)管理工作的實(shí)施和推進(jìn)，發(fā)揮出強(qiáng)有力的支撐性作用。

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（作者單位：廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)）