提升遠(yuǎn)程辦公工作效率的PTTM模型

譚明紅

摘 要：本文針對(duì)如何提高遠(yuǎn)程辦公工作效率的問題，通過分析和總結(jié)常用工作效率提升方法，結(jié)合遠(yuǎn)程辦公的特點(diǎn)，提出了將科學(xué)的工具（系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效的激勵(lì)手段等主觀方法整合應(yīng)用于遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)和遠(yuǎn)程辦公工作人員，以系統(tǒng)提升遠(yuǎn)程辦公的工作效率。據(jù)此建立了PTTM（Personal-Team/Tool-Motivation）模型，應(yīng)用該模型可分析影響具體遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)工作效率提升的因素，并制定針對(duì)性措施。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程辦公? 工作效率? PTTM模型

隨著信息通信技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，遠(yuǎn)程辦公越來越普遍。傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程辦公指員工在基本工作地點(diǎn)以外所進(jìn)行的工作，主要有在家辦公、異地辦公、移動(dòng)辦公等多種形態(tài)。遠(yuǎn)程辦公的采納，從企業(yè)的角度來講，既可以通過減少辦公樓宇的使用面積以降低租金、減少辦公設(shè)備的購買和維護(hù)費(fèi)用、降低交通補(bǔ)貼和茶水福利等，達(dá)到降低企業(yè)辦公成本的目的，又?jǐn)[脫了對(duì)辦公地點(diǎn)的限制，增加了辦公的靈活性，從而達(dá)到提高辦公效率的目的;從員工個(gè)人的角度，節(jié)省了通勤的時(shí)間和體力支出，能夠更好地在家庭和工作之間取得平衡，也受到了越來越多員工的支持和歡迎。同時(shí)，遠(yuǎn)程辦公也是特殊時(shí)期不得不采納的措施，比如2003年的“非典”，2020年的新型冠狀病毒感染的肺炎。

在享受遠(yuǎn)程辦公帶來的成本節(jié)約、工作的靈活性和便利性提升的同時(shí)，也帶來了一系列的問題。如遠(yuǎn)程辦公員工的管理和員工工作效率提升問題、員工的參與感和歸屬感降低帶來的員工忠誠度的問題、信息安全問題等。在這些問題中，最重要和本質(zhì)的問題就是遠(yuǎn)程辦公的工作效率問題。急需深入分析遠(yuǎn)程辦公的特點(diǎn)，明確制約其工作效率提升的限制性因素，并據(jù)此提出針對(duì)性建議和措施，以更好地促進(jìn)遠(yuǎn)程辦公的發(fā)展。

1 遠(yuǎn)程辦公的特點(diǎn)和工作效率提升的因素分析

1.1 遠(yuǎn)程辦公特點(diǎn)分析

由于地點(diǎn)的分離，遠(yuǎn)程辦公人員的自我管理、參與遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、遠(yuǎn)程辦公需要的支撐體系等與傳統(tǒng)的辦公方式存在較大的差距。首先，由于脫離了集中辦公的監(jiān)管，沒有“朝九晚五”的時(shí)間約束和管理者現(xiàn)場的指導(dǎo)、督促，遠(yuǎn)程辦公人員可能會(huì)面臨一大堆工作無從下手，也可能把時(shí)間花在處理家務(wù)事或其他雜事上，導(dǎo)致工作完成質(zhì)量差、完成時(shí)間得不到保證，所以遠(yuǎn)程辦公人員必須具有良好的自我管理能力，需要遠(yuǎn)程管理人員能夠聚焦目標(biāo)、抵制誘惑，全身心地投入到工作中去。其次，由于團(tuán)隊(duì)成員間主要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)作，當(dāng)面交流溝通機(jī)會(huì)較少，遠(yuǎn)程辦公的同事之間關(guān)系往往較為淡漠，員工的歸屬感不強(qiáng)，同事之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可能會(huì)產(chǎn)生信任危機(jī)，員工忠誠度也將接受較為嚴(yán)峻的考驗(yàn)，所以遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作顯得尤其重要。最后，遠(yuǎn)程辦公對(duì)信息、通信等基礎(chǔ)保障提出了更加嚴(yán)格的要求：一方面，要求網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的IT系統(tǒng)具有很高的穩(wěn)定性，要求IT部門工作人員具有很高的靈活性，能夠隨時(shí)提供技術(shù)支撐和支持，保障其工作的進(jìn)行;另一方面，遠(yuǎn)程辦公在利用網(wǎng)絡(luò)便利性的同時(shí)，公司網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)等多項(xiàng)資源暴露在互聯(lián)網(wǎng)上，各項(xiàng)工作文檔及數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)等也將受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等多種威脅，公司網(wǎng)絡(luò)、信息的安全性、穩(wěn)定性將是遠(yuǎn)程辦公條件下的重大挑戰(zhàn)。

1.2 工作效率提升的因素分析

廣義的“工作效率”是指單位時(shí)間完成的工作量及工作量產(chǎn)生的作用，提高工作效率也就是讓單位時(shí)間內(nèi)完成更多的工作、產(chǎn)生更多的價(jià)值，可以從主觀和客觀兩個(gè)方面來提升工作效率：主觀方面，通過設(shè)置合理的報(bào)酬體系、明確的晉升體系、建立個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)相協(xié)調(diào)的共同愿景等手段，來調(diào)動(dòng)員工的積極性，達(dá)到激勵(lì)其努力工作的目的，通過主觀方面的努力來提升的工作效率一般稱為主觀效率，提高主觀效率的兩個(gè)基本環(huán)節(jié)是建立有效的激勵(lì)機(jī)制和內(nèi)部控制體系;客觀方面，通過研究作業(yè)方法、作業(yè)過程、工作流程，建立更加科學(xué)的客觀標(biāo)準(zhǔn)，改善工作環(huán)境，并通過設(shè)定工作定額、規(guī)定工作時(shí)間等措施來提升單位時(shí)間內(nèi)的產(chǎn)出，通過主客觀方面的努力來提升的工作效率一般稱為客觀效率，提高客觀效率的兩個(gè)基本環(huán)節(jié)是建立科學(xué)的客觀標(biāo)準(zhǔn)和有效的外部控制體系。

參考楊文彩，蒙玉琴，伍佳，王大群等人的研究結(jié)論，也可以從對(duì)象和客體的角度將影響工作效率的因素分為個(gè)人、組織、項(xiàng)目、環(huán)境四個(gè)維度。針對(duì)工作者個(gè)人，既可以通過提升個(gè)人意愿、激發(fā)工作動(dòng)機(jī)、增強(qiáng)責(zé)任心等主觀手段，也可以通過選擇知識(shí)儲(chǔ)備更豐富、學(xué)習(xí)能力更強(qiáng)、健康狀況更好、個(gè)人知識(shí)管理方式更佳的員工來達(dá)到更高效率的產(chǎn)出，還可以針對(duì)個(gè)人提供相應(yīng)的工具來提升其工作效率;在組織維度，組織的管理基礎(chǔ)、新技術(shù)的采納、管理機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、領(lǐng)導(dǎo)行為和企業(yè)文化等多因素對(duì)工作效率產(chǎn)生影響，企業(yè)一方面應(yīng)增加新技術(shù)投入來提升基礎(chǔ)水平，另一方面應(yīng)該建立更好的溝通機(jī)制，通過更加積極、主動(dòng)、持續(xù)和頻繁的溝通激發(fā)工作人員的積極主動(dòng)性，同時(shí)強(qiáng)化物質(zhì)激勵(lì)和非物質(zhì)激勵(lì)的聯(lián)合應(yīng)用，通過持續(xù)的企業(yè)文化打造等手段來激發(fā)遠(yuǎn)程工作者的工作責(zé)任心和努力程度;在項(xiàng)目維度，項(xiàng)目的復(fù)雜度、明確性、連續(xù)穩(wěn)定性、項(xiàng)目與工作者能力的匹配度等因素也是影響工作效率的重要因素，更好的人崗匹配可以讓人的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，讓員工認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的重要性、明確項(xiàng)目的參與對(duì)個(gè)人發(fā)展的影響等可以提升員工參與項(xiàng)目的熱情度，從而提升工作效率;在環(huán)境方面，工作的溫度、濕度、照明、噪音及作業(yè)空間等物理因素，計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)情況等工作資源因素，以及同事、客戶、供應(yīng)商等組成的社會(huì)環(huán)境都對(duì)工作效率有影響，公司既要努力創(chuàng)造安全、舒適、經(jīng)濟(jì)、有益的辦公氛圍，不斷提升計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，又要通過營造良好的工作氛圍來不斷提升工作的人文環(huán)境，從而提升工作效率。

2 提升遠(yuǎn)程辦公工作效率的PTTM模型

2.1 遠(yuǎn)程辦公工作效率提升的關(guān)鍵措施

在影響工作效率提升的四個(gè)方面中，遠(yuǎn)程辦公人員主要通過具體的團(tuán)隊(duì)來感知組織和公司的環(huán)境，而針對(duì)具體的項(xiàng)目，除了通過溝通讓遠(yuǎn)程辦公人員理解項(xiàng)目對(duì)公司的重要性、與其職業(yè)發(fā)展的關(guān)系之外，不再具有選擇性。所以針對(duì)遠(yuǎn)程辦公，可以將影響工作效率的個(gè)人、組織、項(xiàng)目、環(huán)境四個(gè)維度歸納為遠(yuǎn)程辦公人員和遠(yuǎn)程辦公人員所在的直接團(tuán)隊(duì)兩個(gè)方面。

結(jié)合對(duì)影響工作效率的主、客觀因素的劃分，即影響主觀效率的激勵(lì)機(jī)制和內(nèi)部控制體系，影響客觀效率提升的客觀標(biāo)準(zhǔn)和外部控制體系，結(jié)合遠(yuǎn)程辦公的特點(diǎn)分析，尤其是遠(yuǎn)程辦公與傳統(tǒng)辦公方式區(qū)別的三個(gè)主要方面，即遠(yuǎn)程辦公人員的自我管理、參與遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、遠(yuǎn)程辦公需要的支撐體系，可以概括出遠(yuǎn)程辦公效率提升的關(guān)鍵措施：將科學(xué)的工具（含系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效的激勵(lì)手段等主觀方法作用于遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)和遠(yuǎn)程工作員工。

2.2 PTTM模型

基于遠(yuǎn)程辦公工作效率提升的關(guān)鍵措施分析，提出基于個(gè)體-團(tuán)隊(duì)/工具-激勵(lì)的PTTM（Peronal-Team/Tool-Motivation）模型，具體如表1所示。

在PTTM模型中，可以分為“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四個(gè)子域，每個(gè)子域側(cè)重于一個(gè)方面。“P-T域”側(cè)重于通過引入有效的個(gè)人輔助管理工具來達(dá)到培養(yǎng)個(gè)人工作習(xí)慣、提升個(gè)人工作能力的目的;“T-T域”強(qiáng)調(diào)通過統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)的工作習(xí)慣和工作風(fēng)格，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)知識(shí)共享，達(dá)到團(tuán)隊(duì)工作更加具體、更加具有計(jì)劃性;“P-M域”通過增強(qiáng)自我規(guī)劃、增加自我激勵(lì)，來達(dá)到遠(yuǎn)程工作員工工作積極性的提升;“T-M域”強(qiáng)調(diào)通過事業(yè)吸引人，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。通過四個(gè)子域的協(xié)同推進(jìn)，來達(dá)到提升遠(yuǎn)程工作效率的提升。

在“P-T域”，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用工具和系統(tǒng)來提升個(gè)人工作能力，強(qiáng)調(diào)通過工具來達(dá)到自我管理和自我提升的目的。在這個(gè)過程中，最為關(guān)鍵的是良好的時(shí)間管理和結(jié)果導(dǎo)向的堅(jiān)持，要堅(jiān)持把最有效率的時(shí)間用來完成最重要而緊急的事情，要堅(jiān)持“今日事、今日畢”。可以采用日歷、“番茄鬧鐘”等進(jìn)行個(gè)人整體的時(shí)間規(guī)劃，采用要事清單、便簽、工作核對(duì)清單等確保重要事項(xiàng)的不遺漏，采用思維導(dǎo)圖、印象筆記等工具提升思維和學(xué)習(xí)能力。每個(gè)遠(yuǎn)程工作者要根據(jù)自己的工作特點(diǎn)、成長經(jīng)歷逐漸明確自己的輔助管理工具集，通過這些輔助工具的應(yīng)用來達(dá)到培養(yǎng)個(gè)人工作習(xí)慣、提升個(gè)人工作技能的目的。

在“T-T域”，強(qiáng)調(diào)組織和團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)充分考慮遠(yuǎn)程工作的特點(diǎn)和需要，為遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)配置工作臺(tái)，包括完善的網(wǎng)絡(luò)接入設(shè)備、良好的終端（臺(tái)式機(jī)、手機(jī)等）、完備的應(yīng)用系統(tǒng)（OA、CRM、PM、KM等），通過統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)的工作平臺(tái)，使遠(yuǎn)程工作者更加方便、快捷的工作。同時(shí)，結(jié)合遠(yuǎn)程工作的實(shí)際，還要突出知識(shí)共享、項(xiàng)目管理等系統(tǒng)的應(yīng)用，使遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)便于制定明確而清晰的長期目標(biāo)、中短期目標(biāo)，便于分解這些目標(biāo)為月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，便于跟蹤計(jì)劃的完成情況，通過計(jì)劃與實(shí)際完成情況的跟蹤和管理以及團(tuán)隊(duì)的知識(shí)共享，來達(dá)到團(tuán)隊(duì)工作效率的提升。

在“P-M域”，要注重培養(yǎng)遠(yuǎn)程工作員工的自身成長和自我規(guī)劃意識(shí)、自我激勵(lì)技巧，更要注重績效溝通和評(píng)價(jià)，通過引導(dǎo)員工對(duì)付出和收獲的實(shí)際比較和感知來增加獲得感，使遠(yuǎn)程工作員工通過自我激勵(lì)來達(dá)到積極性、主動(dòng)性的提升。要定期開展員工自我的職業(yè)生涯規(guī)劃、員工個(gè)人發(fā)展計(jì)劃及相關(guān)的培訓(xùn)，要建立遠(yuǎn)程員工績效和回報(bào)的專門溝通機(jī)制，并將工作成績與績效回報(bào)強(qiáng)關(guān)聯(lián)，讓員工自動(dòng)自發(fā)地提升工作效率。

在“T-M域”，強(qiáng)調(diào)溝通和團(tuán)隊(duì)建設(shè)以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，強(qiáng)調(diào)通過員工的個(gè)人價(jià)值觀和企業(yè)價(jià)值觀的協(xié)同來達(dá)到事業(yè)留人。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人要主動(dòng)與遠(yuǎn)程工作人員溝通，也要?jiǎng)?chuàng)造團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通氛圍，讓遠(yuǎn)程工作員工在加強(qiáng)與其他員工的分工協(xié)作中找到快樂，還要定期開展線下的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，避免讓遠(yuǎn)程工作員工成為團(tuán)隊(duì)里的陌生人。加強(qiáng)企業(yè)共同愿景的宣傳、企業(yè)文化的宣貫和企業(yè)形象的討論，鼓勵(lì)員工樹立個(gè)人愿景，鼓勵(lì)個(gè)人愿景與企業(yè)愿景的整合。

當(dāng)然，“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四個(gè)子域的邊界具有一定的模糊性，在某些情景下也可能相互滲透、相互關(guān)聯(lián)，更多的時(shí)候，四個(gè)子域之間往往會(huì)相互轉(zhuǎn)換、互相促進(jìn)。在PTTM模型的實(shí)際應(yīng)用中，需要通過從個(gè)體、團(tuán)隊(duì)兩個(gè)維度，從工具、系統(tǒng)、流程等客體的引入和從需求、價(jià)值觀等多方面的主觀激勵(lì)措施的同時(shí)應(yīng)用，來系統(tǒng)地分析影響遠(yuǎn)程辦公效率的因素，找到提升工作效率的具體措施，并嚴(yán)格執(zhí)行和不斷優(yōu)化，才能促進(jìn)辦公效率的不斷提升。

3 結(jié)語

從遠(yuǎn)程辦公的特點(diǎn)出發(fā)，在分析和總結(jié)常用工作效率提升方法的基礎(chǔ)上，提出了將科學(xué)的工具（含系統(tǒng)、流程）等客觀因素、有效地激勵(lì)手段等主觀方法應(yīng)用于遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)和遠(yuǎn)程辦公工作人員以提升遠(yuǎn)程辦公的工作效率，并據(jù)此建立PTTM模型。通過應(yīng)用PTTM模型，可以系統(tǒng)性地分析影響遠(yuǎn)程辦公工作效率的因素，找出遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下工作效率提升的具體舉措。

當(dāng)然，由于各類遠(yuǎn)程辦公工作的特殊性，團(tuán)隊(duì)組成人員的差異性，在具體的應(yīng)用實(shí)踐中，需要結(jié)合具體情況具體分析，以找出最適合此工作、此團(tuán)隊(duì)的具體工具和方法，達(dá)到高效提升遠(yuǎn)程辦公工作效率的目的，這也是進(jìn)一步研究的重要方面。

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