加強人事檔案管理信息化建設探究

李苑

【摘要】本次研究的目的是對在新時代大數據背景下信息化人事檔案管理的現狀和問題進行剖析，提出具體對應策略，進而完善現在的人事檔案管理工作，為部分單位管理思路提供參考依據。

【關鍵詞】人事檔案;信息化;建設

新時代是網絡時代，更是信息時代。在網絡信息化迅速普及的今天，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足要求，運用信息化管理手段來推動人事檔案管理工作的高效開展，逐漸成為時代潮流中檔案管理的發展趨勢。時代的迅速發展必然會導致傳統的人事檔案管理方式逐漸被淘汰，人事檔案管理的信息化發展是人事檔案管理與現代科學技術相結合的結果，也是順應時代的需求。現階段，由于制度建設、信息技術、經費投入、人員素質等各方面條件的限制原因，部分單位的人事檔案信息化建設一直處于停滯狀態，甚至在一定程度上阻礙了信息化建設的發展進程。由于智能化數據終端的大量出現，人事檔案管理信息化建設必須加以重視和思考，從而探索出信息化建設的有效策略，提高人事檔案管理的整體水平。

一、人事檔案管理信息化的意義

在人力資源管理中，人事檔案管理越來越成為關鍵的環節。新時代的人事檔案管理是一項系統化和信息化的工作，各單位的競爭已經由單純的經濟競爭轉變為數據的競爭，乃至信息的競爭。而人員信息的集中存儲管理將為人力資源的管理添磚加瓦。如何通過對人事檔案的有效管理來促進單位組織的不斷變革發展，成為高層領導需要重視和深入考慮的課題。運用先進的信息化手段，建立起信息化的檔案管理機制，不僅保證了人事檔案信息的準確無誤，減少了管理漏洞，同時有利于人事檔案信息資源的快速查閱，提高了檔案信息的利用率。

二、人事檔案管理的現狀和存在的問題

（一）管理方法落后。現階段，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理不規范。在統計的時候，完全靠手工錄入，更新時間不及時，效率低并且容易出錯。特別是隨著單位的不斷發展，人事崗位的人員變動比較頻繁，使得人事信息的管理缺乏一定的延續性，人員信息在交接過程中出現遺漏等問題，管理混亂，越來越多的單位管理者意識到，一成不變的管理方法已經不能滿足現代單位的檔案管理要求。

（二）信息存儲設備、軟件落后。首先，傳統的人事檔案大多以紙質存儲為主，占用空間很大。單位為了解決這個問題，花費一定的人力物力，建立專門的檔案室和配備專門的人事專員來進行管理。另外，在檔案保存方面，使用U盤、硬盤這樣的存儲工具，但是這樣的存儲在信息流轉過程中存在信息遺失和泄露的風險，在信息安全保護方面有所欠缺。其次，雖然說單位目前配備了一定的計算機硬件和網絡信息化基本設備，但是由于單位的重視力度不夠，導致人事檔案的信息管理系統一直不能上線，所以缺乏完善的檔案信息化管理系統，真正進行信息管理時，還是采用簡單的EXCEL表或簡易的信息管理軟件，同樣影響人員的工作效率。

（三）信息管理人員的素質問題。各單位在安排人事信息檔案管理的過程中，往往對相關人員的專業知識和職業素養并沒有過多的考究，有的甚至只要會使用基本的辦公軟件就能上崗。這樣勢必會對人事信息檔案管理的專業性和安全性造成影響。現如今，信息安全是不可忽視的重要話題，隨著網絡的發展，重要的人事信息極具價值，如果被人竊取或被利用，將會給單位帶來一定的損失和影響。

（四）信息真偽難辨。傳統的紙質材料在存儲過程中，雖然占用一定的存儲空間，但是紙質材料具有更改困難的特點。然而信息網絡化后，很多信息更加便捷化的同時，存在容易更改的特點，而且信息更改的痕跡很難追尋，所以，導致人事檔案信息資料的真偽難辨。

三、人事檔案信息化建設策略

（一）加強對檔案管理信息化的認識。認識是改變的源泉，是指導先驅。所以，要想做好人事檔案的信息化建設，就必須充分認識到信息化管理的優勢，特別是單位的高層管理者，只有接受了先進的文化理念，對信息化建設有了認同感，才能對人事檔案的管理發展予以支持，才能確保其建設發展的穩固順利。只有單位上下都認識到干部人事檔案信息化管理是一項必要的、影響長遠的工作，對于單位發展和建設有長期的重要意義，才能使信息化檔案管理有發展壯大的基礎。

（二）引進先進設備，建立強大的信息數據庫。首先，目前大多數單位的計算機設備比較陳舊，而人事檔案信息管理方面的設備更是數量有限。現代社會的發展，新型的設備不斷出現，需要單位管理者有一定的敏感性，積極引進，加速信息化的建設進程。其次，要建立獨立的人事檔案信息數據庫。一般來說，信息化的建設是以網絡服務器來管理的，需要將基本人事信息錄入服務器中，建立龐大的數據庫后再通過軟件系統來進行管理。在建立數據庫的過程中，要注意原始檔案信息與數據庫中的信息保持完全一致，確保它的原始性和準確性。而軟件系統在設計制作的過程中要具有可操作性，更加直觀和方便查閱。最后，網絡信息部門可以設置一定的系統范圍內的權限，對各單位的管理查閱權限要做好相關的規劃設計。在保證人事檔案管理合理的同時擴大檔案信息的涉及人員面，實現信息管理的多維度和多層次化。

（三）提高檔案管理人員職業素養。在人事檔案的信息化建設中，檔案管理人員水平的高低直接影響了檔案管理的成效，甚至影響到人力資源管理水平的高低。因此，需要加強對相關從業人員的考察和選擇，其必須具備一定的數據處理能力，具有較為扎實的專業理論知識，能接受并能迅速熟悉信息化的軟件操作系統，要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養、安全意識的教育。在職檔案管理人員要不斷加強自身的學習和技能的提高，可以通過較為靈活的方式，比如自學和參加培訓，熟悉專業化的信息操作系統，有簡單的問題處理能力，避免違規處理帶來的漏洞。人事檔案信息涉及個人的隱私，不可以隨意泄露，所以，從業人員的職業素養尤為重要，要有強烈的安全意識，防止個人信息的泄漏和外傳等現象發生。

（四）加強信息的安全防護。除了上述說到的個人安全意識要提高之外，提高系統硬件條件方面也可以作為安全防護的重要保障。為保持系統的穩定高效運行，保證人事管理信息的準確安全，需做到以下幾個方面：1.首先可以對網絡系統進行不定期的安全檢查，網絡信息部門及時對系統進行檢測，做好對數據流轉的出口監管。2.做好防護墻措施，做好軟件防護程序的及時更新，也可以設置相應的密碼和訪問權限，做好身份識別等保密工作。3.要注意數據信息的備份工作，防止突發情況。

（五）信息化建設需要和實際相結合。各個單位承擔的主要職責不同，人員規模和制度建設也不盡相同，具體情況都存在不一致。因此，人事檔案管理的信息化建設不可生搬硬套，可以學習和借鑒先進單位的管理思路，結合本單位的實際情況推進，不可好高騖遠，這樣才能真正保證人事檔案管理信息化建設穩步推進。

四、結語

現代社會已經是數據化和信息化高速發展的時代。單位的競爭已經轉變為信息的競爭。人事檔案管理信息化建設是人事檔案工作發展的必經之路，加強人事檔案管理信息化建設是推進人事檔案現代化管理的必要途徑。單位必須要認識到，人事檔案管理影響人力資源的管理水平，甚至對整個單位的管理都起到重要作用。因此，要提高對人事檔案數據信息的管理，通過不斷改進策略來加強信息化建設，推動單位更好更快發展。

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