利用檔案管理數字化提高安全保密控制的策略研究

黃婕

【摘要】檔案管理作為企業發展中必不可少的關鍵環節，對于企業的發展具有重要作用，能夠為企業多方面發展提供保障。本文分析了傳統檔案管理問題出現的原因和檔案數字化建設的具體作用及途徑，提出數字化檔案建設以及安全保密控制的應用策略。

【關鍵詞】檔案管理;防范風險;提高效益

目前，企業在發展過程中存在一些問題沒有得到及時解決，檔案可以為解決這些問題發揮重要作用。檔案是企業發展活動的真實記錄，檔案信息的高效利用可以為企業未來發展提供相應幫助。如何在企業中合理應用檔案管理來防范風險，同時提高企業在發展過程中的社會效益，是大部分檔案管理人員考慮的問題。在經濟社會不斷發展的今天，檔案管理在企業中占據著非常重要的地位，推動著企業不斷向前發展。因此，要根據企業的實際發展情況，正確運用檔案管理工作，發揮檔案管理在企業發展過程中的作用。

一、傳統檔案管理風險發生的因素

（一）傳統紙質檔案管理風險分布較為廣泛。在進行檔案管理的過程中，存在著很多的問題。例如，檔案信息遺漏、數據庫損壞、查閱錯誤等因素都有可能直接影響到檔案在企業中的作用，進而導致企業發展出現問題。而值得注意的是，在實際管理過程中，想要控制其中存在的風險，就需要投入大量的人力資源和物力資源，但如果相關資源應用過多，則會導致企業投入到檔案管理中的資金量較大，反而影響檔案管理的實際效果，出現本末倒置的情況。

（二）風險過于集中。就目前來說，在進行紙質檔案管理時，通常都會建立完善的檔案室，但在檔案室中并沒有設計相應的安全措施。據統計分析，大多數企業在進行檔案室的建設時，都沒有設置完善的防火、防盜設施，如果發生火災，就有可能無法進行搶救，導致檔案損毀，這會在很大程度上影響企業的發展。

（三）工作人員風險。企業檔案管理人員在開展檔案管理時，需要具備相應的檔案管理知識和保密知識，對所保管的檔案要有深入的了解。例如檔案的保管年限、案卷的排序、檔案的實際調用情況以及檔案管理時需要具備的安全條件等。工作人員在開展這些繁瑣的工作時，如果不具備相應的素質就很容易出錯，因此檔案管理人員的素質決定了企業的檔案管理水平。

（四）風險監督管理不完善。檔案管理部門在發展過程中，缺少與相關部門的溝通，檔案管理人員自身的專業水平也不符合標準，一些管理人員在工作過程中不夠認真，沒有根據檔案的實際情況，對其進行有效整理，這也是導致檔案管理工作出現問題的重要原因之一。檔案管理部門沒有根據自身的實際情況，建立完善的風險監督管理體系，使檔案管理工作的作用不能得到充分的發揮，影響企業的正常發展。因此，檔案管理部門想要保證管理質量，就需要從檔案工作的多個方面來進行綜合考慮，并在實際工作過程中不斷細化工作內容，了解制度安全風險、資源安全風險，以及檔案保密、開放與利用風險等相關內容，建立相應的監督管理機制，進而保證風險監督管理體系的完整。

二、檔案管理在數字化建設中的作用和實現途徑

（一）優選數字化方案。在開展一項工作時，想要保證工作順利完成，需要預先做好方案，檔案數字化建設工作也符合這一規律。檔案數字化方案在設置時主要包括檔案數字化策略與原則、技術路線與支持、工作流程建設與改良、具體操作方式和管理方案。這些工作內容與數字化建設都有十分密切的關系，所以相關工作人員想要保證檔案管理在數字化建設過程中的完整性，就需要從以上幾個角度對檔案數字化建設進行優化，通過這種方式來進一步實施檔案數字化建設。

（二）合理選擇數字化檔案管理軟件。數字化管理軟件的種類繁多，并且具有不同的功能和應用限制，相關工作人員在進行選擇時，需要根據其具體的功能，結合不同企業和工作單位實際工作狀況合理選擇數字化軟件。在應用數字化軟件時，相關工作人員需要理解軟件的具體應用背景和實際工作狀況，盡可能選擇具有良好口碑、良好售后服務的公司進行合作，這樣能夠保證數字化檔案在管理時能夠得到相應的技術支持，而相關技術人員也需要不斷對軟件的應用狀況進行把關，了解在應用過程中存在的問題，保證軟件的合理使用。

（三）做好崗位設置和管理。檔案數字化建設對人力資源的要求極高，所以在開展過程中，管理人員需要密切關注工作人員的選擇和培養。在進行人員選拔時，需要招聘對檔案管理有豐富經驗的管理人員，同時工作人員需要具備相應的數字化建設專業知識，具備很強的責任心，在開展工作時應當細致、負責。在進行培訓時，培訓的主要內容需要與實際操作掛鉤，受培訓人員需要了解各種規范制度并掌握相關設備和軟件的使用方法。可與軟件售后服務聯系，給予專業指導，以保證獲得專業化的培訓，使檔案數字化工作更為完善。

三、保證數字化檔案建設順利開展及安全的策略

（一）提升管理水平。數字化檔案的應用主要是通過將檔案進行數字化的方式歸檔進行相應的控制和管理，其本身具有一定的規范性和系統性，可以發揮檔案管理的最大作用。數字化檔案在建設時的主要目的是使檔案錄入和調取都具有計算機記錄，保證企業在運行中能夠隨時對數字檔案進行利用。檔案數字化后要設置相應的防火墻或相關的密碼，在進行資源調取時，需要提供密碼才能調取檔案信息，這樣能夠保證檔案的安全性，如果出現未經許可私自調用的方式則可以立即進行追溯調查，避免出現更多弊端。進行數字化檔案建設時，可以根據企業的需求對檔案的調用權限進行合理分配，授予相關人士不同利用權限。

（二）實施質量監管。數字化檔案管理在企業中的作用，不僅在于對檔案信息的高效利用，還可以對企業交易流程進行管理，監督企業在發展過程中的各種活動。相關工作人能夠嚴格按照企業的規章制度來開展工作，各部門之間也可以互相監督，還可以對企業檔案管理部門進行評價，對檔案管理的過程進行監督。

（三）提高檔案管理人員素質。在檔案管理過程中，需要提高檔案管理人員的綜合素養，因為其工作性質和內容需要工作人員具有較高的專業水平，能夠在工作過程中更加細心，認真處理每一件事情。所以，企業的相關管理人員需要對其進行培訓，保證檔案管理人員能夠滿足企業發展需要，可以鼓勵檔案管理人員積極參加到企業培訓中，提高企業員工的安全保密意識。在選拔檔案管理人員時，可以選拔具有相關工作能力的網絡專業人員，其中應當具備良好的防火墻設置能力，同時需根據企業或企業檔案管理要求，建設相應的檔案數據庫，也可在市場上直接購買具有較高安全性的防火墻或檔案數據庫，使檔案管理人員工作更為順利。

四、結束語

總而言之，在企業發展過程中檔案管理工作非常重要，直接影響到企業自身的發展。建立檔案數字化管理模式，能夠為企業提供更好的檔案利用手段，有助于解決發展過程中存在的問題，但是檔案數字化技術并非無懈可擊，當前依然存在一些問題需要解決。所以在進行檔案數字化建設時，應當配置良好的防范手段，建立完善的安全防護系統，有條件的企業可以在檔案室安裝視頻監控和紅外線自動報警功能，同時根據企業的狀況建立完善的數字化檔案維護團隊，使制度建設和安全系統建設相輔相成。

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