淺析新形勢下如何做好財政局檔案管理工作

葛鑫

【摘要】伴隨著我國經濟社會的快速發展，財政局管理的檔案數量越來越多，種類也明顯增多，傳統的檔案管理模式略顯滯后，也暴露出不少問題。為此，本文就財政局檔案管理存在的問題進行分析，并探討解決之道，以期進一步提高檔案管理效率。

【關鍵詞】財政局;檔案管理;問題;對策

財政局在社會公共服務事業中扮演著重要角色，而檔案管理屬于財政局的重要工作之一，對推動財政局的深入建設與規范化管理有著積極的作用。然而長期以來，檔案管理工作得不到足夠的重視，加之工作方式滯后等原因使得檔案管理水平得不到有效提升。基于此，本文就如何提高財政局檔案管理工作效率進行探討。

一、財政局檔案管理存在的不足

（一）對檔案管理工作缺乏重視。檔案作為財政局發展進程中形成的寶貴財富，記錄著財政局在發展過程中的點點滴滴，必須認真保管以便后續利用。但從實際情況看，不少領導對檔案管理工作不夠重視，將檔案管理等同于對文件資料的收集保管，并未意識到這項工作對本單位的重要性。由于檔案管理工作處于可有可無的尷尬境地，檔案管理效率自然不高，表現為檔案資料不健全，調取檔案速度遲緩等。

（二）缺乏健全的檔案管理制度作支撐。目前財政局所沿用的檔案管理制度是多年前制定的，符合當時社會發展以及財政工作的需要。然而伴隨著社會環境的巨變，財政局的工作內容發生了很大的變化，在此背景下，若仍依據傳統的檔案管理制度開展工作，跟不上時代發展的需求，若按照現有的制度辦事，又無法獲得較好的執行效果。

（三）檔案管理硬件設施有待改進。隨著信息時代的到來，互聯網信息技術在人們生活中得到了廣泛的應用。目前，檔案信息化建設早已展開，也取得了不錯的成效，極大提升了檔案管理的時效性。但在一些基層財政局中，仍沿用著傳統手工管理的方式，由于資金不足，對檔案管理的投入偏少，難以更新硬件設施，信息化程度較低，不少管理人員仍習慣采用傳統人工管理的方式。這必然達不到大數據模式下的統一管理要求，制約了檔案管理工作的發展。

（四）檔案利用效率有待提升。檔案管理工作的一項重要任務是充分發揮檔案資源的價值，然而現實當中不少檔案管理人員缺乏服務意識，仍坐等利用者上門查閱，缺少服務的主動性。

二、新形勢下提高財政局檔案管理水平的措施

（一）高度重視，進一步完善檔案規章制度。財政局領導必須充分認識到檔案管理對單位發展的重要意義，將其納入單位的重要議事議程中，圍繞單位實際建立健全相關檔案管理制度，提高本單位全體職工的檔案意識，讓各科室、部門積極配合好檔案部門做好文件資料的收集、整理工作。其中，要完善檔案查閱制度，明確分工，責任到人，統籌規劃。嚴格落實檔案管理制度，凡是需外借的檔案資料必須由借方單位開具介紹信并由主管部門蓋章簽字。完善檔案存儲制度，對破損檔案進行定期清理搶救，加強檔案歸類管理，保證檔案的完整性與真實性。

（二）加大投入力度，促使檔案管理現代化水平的提升。縣財政局檔案管理部門因為自身條件的制約，檔案室的軟硬件設施仍有較大的優化空間。其中，檔案部門未配備現代化的辦公設備與網絡技術，或者使用的電腦與管理系統都比較陳舊落后，無法滿足現代化辦公的要求，辦公效率較低。為此，財政局應加大對檔案管理的財力、物力、人力的投入，為檔案管理部門購置統一的電腦、傳真機、打印機等硬件設施，并引進先進的檔案管理系統與應用軟件，切實提升檔案管理的有效性與規范性，推動檔案管理的信息化建設。目前，伴隨著網絡技術的進步，專門針對檔案管理的應用軟件不斷涌現，為此，財政局應根據自身需要合理選擇相應的軟件系統以滿足本單位檔案管理工作的需要。檔案資源要進行掃描上傳，建立電子檔案數據庫，同時也要保管好紙質原件檔案。針對部分秘密文件，工作人員在上傳與整理的過程中要注意保密，防范信息的泄露。借助計算機檢索、多媒體顯示等先進手段提高檔案管理的自動化程度。日常文件可實現自動歸檔、組卷、主題詞自動標引、自動編目等功能。

（三）加強檔案人才隊伍建設，做好人才保障。任何工作的實施都需要人去實現，因此，員工的工作態度、業務能力在很大程度上決定了工作質量。為提高財政局檔案管理水平，必須配備一支服務意識強、檔案技能嫻熟的管理人才隊伍。對于縣財政局來說，可從三方面加強人才建設。第一，重視對現有檔案管理人員的業務培訓，通過定期集中學習、專家講座等不同形式組織在職檔案人員參加學習。其中，要重點學習檔案學理論、電腦操作技術以及檔案管理規章制度與法律法規，在提高檔案人員業務技能的同時也要增強他們的服務意識與法律意識。同時，全體在職檔案管理人員必須獲得計算機等級證書，具備良好的計算機操作能力，確保能夠正確運用計算機開展檔案信息化管理工作。第二，定期選派檔案部門的優秀員工、業務骨干外出學習，可安排其到高校學習檔案理論知識，或者到其他單位考察學習檔案管理的先進經驗與做法。第三，目前，財政局不少檔案人員是非專業出身，檔案專業知識儲備不足，檔案專業人員數量極少。為此，財政局應重視對檔案專業人才的引進，嚴格按照公平、公開、公正的原則從社會、高校招聘檔案專業人才，為現有的檔案管理隊伍輸送新鮮的血液。

（四）增強服務意識，創新財政局檔案服務機制。財政局檔案人員必須增強大局意識與服務意識，將“要我服務”轉變為“我要服務”，積極思考檔案資源的開發利用渠道，充分發揮檔案資源的有效價值，具體可從三方面抓起：第一，對服務方式進行創新，在提供常規檔案查詢、借閱服務的基礎上還應創新服務方式，提供咨詢、復制、網絡傳輸、跟蹤服務、定向服務等多元化服務。第二，對服務內容進行創新，圍繞財政局各項業務實際以及檔案管理的需求，在現有檔案資源的基礎上創新服務內容。比如，為了讓利用者獲得更全面的檔案服務，檔案部門要加強對檔案資料的編研管理，共享檔案資源，提高檔案服務質量。第三，注重服務效果的創新。檔案管理的最終目的是為利用者提供檔案服務，讓檔案資源發揮出應用的作用。在此過程中，應注意檔案利用效果的反饋情況。財政局檔案部門可根據《查閱利用檔案登記表》統計分析檔案借閱利用者的相關信息以及檔案利用情況，總結分析檔案服務需求以及相關規律，把握好檔案資源的利用情況，更好地指導本局檔案資源的開發與利用工作。另外，財政局可加強與其他兄弟單位的檔案資源開發合作，實現相關信息資源的共享利用，提高檔案資源的利用率，更好地推動本地財政事業的發展。

三、結語

總之，檔案管理工作是財政局日常工作中的重要組成部分，對財政事業的發展有著積極的影響。新形勢下，檔案人員必須更新觀念，加強學習，不斷提高檔案管理技能。同時，財政局要高度重視這項工作，給予財力、物力、人力全方位的支持，健全檔案管理機制，逐步提高檔案管理水平，使檔案資源得到更好的開發與利用。

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