醫院檔案數字化管理及質量控制分析

蘇菊蕓 林君 朱明珍

【摘要】當前我國很多醫院數字化檔案建設取得了一定成效，但實際應用往往還存在不少問題，需要進一步加強質量控制管理。本文主要研究醫院檔案數字化管理及質量控制，針對其中不足提出完善的舉措。

【關鍵詞】醫院檔案;數字化管理;存在問題;質量控制;管理措施

在計算機技術發展和應用普及下，醫院檔案管理方式實現了重大轉變，其管理重點更多地轉向為醫療服務提供幫助等。檔案管理實現數字化之后，通過建立信息管理系統，即可實現醫院各部門數據資料共享，能夠快速傳輸信息資料、統一醫療統計等，提高檔案資料的利用效率。與此同時，需采取質量控制舉措，保護檔案信息的安全性、完整性，確保其應用價值。

一、加強數字化管理的意義

（一）數字化管理必要性分析。根據當前社會變革與發展趨勢，醫院加快檔案信息化建設，以計算機為核心加強檔案數字化管理，是醫院內部管理發展的重要任務。第一，當前社會發展階段，對信息需求不斷提高，醫院在檔案管理方面，采用傳統管理模式無法適應實際需要，其中的缺陷會不斷顯現。第二，在醫院進行檔案管理改革的過程中，可以與辦公自動化良好結合應用，并可借鑒其應用經驗等。第三，在行業發展階段，醫院每天都會產生大量信息和資料，其文件管理量增加，采取傳統模式管理難以適應大負荷管理工作，傳統紙質檔案也會存在遺失、損毀等風險。第四，在記錄檔案信息方面，多樣化的載體模式如聲像等更多地應用，沖擊著傳統管理方式，要滿足現代化檔案管理需求，需要實現檔案管理數字化，以提高資源共享率、開發力度，滿足醫院現代化建設需求。

（二）數字化管理優勢。檔案數字化管理具有多方面優勢，實際操作后將信息輸入計算機即可檢索、查找需要的內容，不僅提高了管理效率，且保證了檢索的精準度。而原始檔案在此情況下由于使用者不需直接接觸，因此利于其長期保存。同時極大便利了檔案資料的編制、整理和組卷，工作效率和精確性大大提高，工作人員的負擔有效降低。而電子病歷的應用，可以為醫護人員提供完整的患者信息，有助于保證醫療質量。結合醫療知識庫使用，可以降低醫療失誤，在電子化信息共享下，優化醫院工作流程，降低檢索工作量。同時對于患者來說，病人在各個醫院就診中，其就診信息是可以共享的，不同的醫院間就診可獲得連續醫療服務。

二、醫院檔案數字化管理中存在問題

（一）管理制度缺失。由于我國醫院檔案管理中，數字化管理應用時間較短，還缺乏完善的管理制度，因此日常管理工作中存在工作人員態度懈怠的問題，難以將數字化管理落到實處，一些信息得不到有效歸納、整理和歸檔，檔案信息準確性較差，一般情況下，檔案信息應用價值較低，數字化檔案的作用無法充分發揮。

（二）數字化技術較差。由于數字化技術限制性較小，不受地域、載體等限制，因此在時空變化下，數字化信息內容、位置也會變化。醫院在數字化建設中，其技術水平較差，導致安全防護不足，而出現信息泄露問題。不僅會影響醫院日常工作，且可能泄露患者隱私，產生糾紛。

（三）存在局限性。現代化醫院活動開展中，需要醫院檔案的支持，很多醫院雖然管理水平獲得一定發展，信息管理深入到了管理、醫療業務等層面，但往往局限于收費和治療等環節，尚未形成完善的統一整體。信息管理系統可用性、實時性都比較差，各科室只是為滿足自身需要制定管理系統，醫院沒有設定統一的設計標準，導致信息管理拓展不足，難以形成有機整體，無法從各個子系統進行信息管理，容易引發信息遺漏、重復等質量問題。

（四）對檔案數字化認識不足。很多醫務工作人員認為數字化檔案管理意義不大，甚至認為在醫院日常運行中是可有可無的，且檔案質量并不會影響到醫療質量，往往只是為了應付上級檢查和給后續留檔，因此用紙質即可，沒有必要采用數字化形式。這種理念下，不利于進一步加強檔案數字化管理建設。

三、加強檔案數字化管理與質量控制的措施

（一）完善硬件建設。要保證醫院檔案數字化管理的順利實施，首先要保證其基礎良好，也就是要改善醫院硬件設置。具體硬件的選擇和配置要站在前瞻性角度考量，第一，要建立起網絡系統，以滿足醫院檔案發展，為數字化建設留下足夠發展的空間。第二，在產品、技術選擇中，要考慮到檔案管理的主要方向是數據保存、處理和應用，因此要保證其技術和產品的先進性，在后續使用中便于維護。比如對大數據技術的應用，可以創建關聯性數據標注系統，也就是針對患者和醫生需求管理、挖掘信息資源和價值信息，而形成標注機制，針對管理需求變化和信息資源適用情況，數據關聯性標注使用過和未使用過的數據。借助標注管理系統，可以結合信息資源數據邏輯特征，快速查找到關聯性數據，實現準確查詢。第三，要科學規劃醫院局域網絡建設，方便內部信息交流的同時，要滿足信息輸出需求。

（二）強化數字化資源建設。要滿足醫院數字化資源建設要求，需要立足于醫院館藏資源數字化、社會資源醫院館藏化之上，醫院館藏資源數字化，是結合醫院特點和發展建立的數據庫，其中有病歷、文書等檔案，將其根據內容、目錄等實行分類管理。結合醫院科研要求、診療要求等，數字化處理學術論文等，建立網絡搜索引擎方便工作人員查閱和使用信息。在社會資源醫院館藏化方面，則是將社會上現存有關信息資源進行整理和分析，拓展網上資源應用，經過對這些信息的過濾和跟蹤實現對醫療資源的高效利用。

（三）實現制度化管理。為提高檔案管理質量和效率，檔案管理部門應完善管理制度，改進工作流程中不合理的部分，使其更加科學化，全面實現對檔案的質量控制。同時在醫院工作績效考核中，將檔案管理部門和管理人員制度執行列入，更好地激發工作人員的工作激情，在制度上保障檔案管理質量，確保檔案的完整性、準確性等。其中要注重電子檔案質量管理與歸檔“雙軌制”，在醫療信息管理中，電子檔案是其重要發展方向，錄入電子檔案要堅持客觀性、真實性和及時性等原則，通過檔案系統監控與管理檔案質量，完成數據統計、分析和整理等工作。

（四）做好數字化建設質量監控。以病案檔案為例，在質量監控方面，應安排專人進行質量控制、領用登記等工作。首先是專人質量控制，在領用登記中不可修改保存過的相應號段、檔案份數等，如果錄入存在失誤則由質量控制人員進入后臺操作更改。檔案歸包存在錯誤的情況下，已經將正確歸屬包號錄入情況下需先確認紙質檔案歸包正確，然后修改相關信息。已翻拍的檔案資料，質控人員應做好抽查工作，特別是重要病案等，避免其存在缺失等質量問題。其次是排序分包，分包人員可以直接提取病案對其編號排序，一包應對應一百連續編號、記錄號段，質控人員要核對檢查病案數目和排序分包等，保證其與要求相符。之后就是病案翻拍人員，工作人員可以病案號為依據在計算機提取病案信息，如果是紙質信息則會存在較大差異，且可能被損壞等。因此，翻拍人員要將資料粘貼完整，考量其數字化加工性，應統一編好號再進行加工，避免將病案損壞。此外，要對數字化建設信息做好核對工作和查找工作，通過建立索引、加強基本信息核對等，保證數字化建設質量。如果存在數字化處理缺陷問題，比如不完整、手印等，要重新確認掃描。

（五）加大信息安全技術應用力度。在醫院檔案數字化管理及質量控制過程中，如果檔案信息安全審計、管理不嚴格，就會存在被泄露等安全風險。因此醫院管理人員要合理利用安全技術，做好檔案信息保護工作，比如建立防火墻、設置訪問權限、加密保護等。檔案管理人員也應積極學習信息安全技術防范，能夠安全開發利用檔案信息，確保數字化管理有序、安全運行。

四、結語

在醫院數字化檔案管理中，要不斷完善管理制度、加強人才培養、信息安全防護等，加大對數字化檔案的管理力度和質量控制力度，提升數字化檔案質量，在高質量管理下使其為醫院發展提供更大支持。

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