基于新設專業合格評估視角論高校二級學院教學檔案管理

何麗芝

摘 要 教學檔案是教學過程中產生的最真實的記錄和憑證，是各類教學評估檢查、審核檢查的支撐材料;同時，也是高校教學改革和學科、專業建設的重要借鑒資料。因此，教學檔案的管理具有它的重要性。高校實行的教學檔案校、院兩級管理模式下，二級學院的教學檔案管理存在著一些問題，增大了準備審核評估材料的難度，影響審核評估的效度，對學科專業建設和長期發展造成不良影響。所以，高校應加強教學檔案管理工作，提高各二級學院的教學檔案管理水平，更好地發揮教學檔案為教學發展服務的作用。

關鍵詞 高校二級學院 教學檔案 檔案管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

教學檔案是在教學活動、教學管理、教學研究等工作中產生的一系列具有參考和保存價值的材料，其形式包括文字、圖表、聲像等。它是反映學校教學水平和教學教學能力的最真實、最原始的記錄和憑證，在學校教學改革和學科建設中發揮著不可或缺的借鑒作用。教學檔案管理是高校整個教學管理的組成部分，具有重要的價值和作用。高校教學檔案管理實行校、院兩級管理模式下，教學檔案的主要部分都由各二級學院自行管理。高校各二級學院的教學檔案，是體現各學科專業差異特點的重要佐證，也是各類教學檢查和評估工作的重要支撐材料和依據。

1教學檔案管理存在的問題

2019年12月省教育廳開展了“2019年普通本科高校新設專業合格評估”工作。此次新設專業合格評估需要大量教學檔案作為支撐材料，在依照評估指標準備材料的過程過中，我們發現了二級學院教學檔案管理普遍存在的一些問題。

1.1管理意識淡薄，檔案材料缺乏必要的分類

學院的老師和管理者的教學檔案管理意識比較淡薄。老師們在教學中盡職盡責，做了許多的工作，卻很少留下工作痕跡，保存的材料不齊全、不完整。這就導致收集的教學材料不完整。管理者對檔案管理及其重要性的認識不足，認為教學檔案管理僅是收集和存儲相關教學材料，忽視了教學檔案的整理、查詢、調取工作，對教學檔案的使用就更少。

收集保存的教學檔案缺乏必要的分類。學院的教學材料收集之后，紙質版的一般都是簡單裝袋，和已有的檔案堆放在一起;電子版材料保存到電腦中。沒有對材料進行必要的分類、排列和編目等，非常的盲目和隨意，缺乏系統管理。等到需要調用教學檔案時，完全由教學秘書手動翻找，耗時耗力，效率極低。教學檔案的保存和調取、使用脫節，增加了完成審核檢查工作的難度。同時，難以發揮教學檔案在學校教學管理和教學改革中的借鑒作用。

1.2教學檔案保存分散、材料不齊全

二級學院的教學檔案存在多頭、分散管理的問題。二級學院的教學檔案管理多由教學秘書負責，大部分的教學檔案材料保存在教務科;部分教學檔案分散于保存于學院的行政人員處，即誰負責哪塊工作，相應的檔案材料就在那位老師那里。如評估所需的實習實踐資料、期末試卷袋保存在教務科，學生就業材料保存在負責招生就業工作的思政輔導員辦公室，專業課教師信息保存在系主任處，專業建設發展的部分資料保存在教學院長處。

這樣的分散保存也就帶出了另一個問題，即檔案不完整。二級學院對檔案保存的具體范圍、內容沒有明確的規定，學院的行政人員根據自己的工作需要和要求來收集、存案。導致有的檔案材料重復保存，有的檔案材料又沒有收集、整理，結果就是檔案材料不齊全，影響教學檔案的完整姓。例如學院的教學檔案沒有收集課程的教學大綱、任課教師的教案;存檔的期末試卷，又缺少未抽選的樣卷。臨到評估時再收集整理材料，彌補缺口，增加了工作的難度。

2對存在問題的原因分析

2.1重視度不夠

當下高等院校以教學科研為導向，學校重視科研、教學和學生管理，對教學檔案的價值及其管理的重要性認識不足，投入的人力、財力和物力較少。二級學院教學檔案管理工作沒有配備專職的工作人員，由學院的教學秘書兼任。然而，教學秘書這一職位的工作本就千頭萬緒，又身兼多職，對教學檔案管理能投入的時間、精力有限。同時，學校任職教學秘書的老師多數缺乏檔案管理知識，教學秘書到崗前后也沒有參加相應的培訓學習。他們對檔案管理工作不了解，影響工作對教學檔案材料的留存、收集、整理、歸檔和調用，造成教學檔案管理混亂、管理水平低下。

2.2學院管理不規范

在高校，教學、教研活動和管理過程中產生的材料一般先由教師保管，學院的教學檔案管理人員事后再收集。收集教學檔案時，部分老師不重視，對教學檔案材料的歸檔持消極態度，如有的老師沒有按時提交材料，部分老師則提交的材料不齊全。這就增加了教學檔案材料及時收集、整理、歸檔的難度，更是難以保證教學檔案的完整性。二級學院缺少規范的教學檔案保存場所，更是影響教學檔案的規范管理。檔案管理人員對檔案損壞的隱患認識不夠，保存的紙質檔案缺乏必要的防腐、防霉措施。

2.3管理人員流動大，工作交接不到位

管理教學檔案的人員——教學秘書，由于工作事項繁多，工作本身單調乏味，工作得不到應有的重視和尊重，職業發展前景暗淡等原因導致流動性較大。加之學院的行政人員配備不夠，部分教學秘書由專職教師兼任，每位專職教師兼任教學秘書的時間又較短。這就使教學秘書崗位人員變動頻繁，相應的，教學檔案管理人員也隨之發生變動。人員變動時，教學檔案管理工作交接不到位，甚至忽視了這板塊的工作交接。導致新任職者對已有教學檔案保存的情況缺乏了解，對以后工作中需要保存、收集的哪些教學檔案材料更是不了解。二級學院的教學檔案管理人員差不多是“摸著石過河”，存在走一步看一步的情況。

2.4信息化程度低

二級學院的教學檔案材料產生、收集后，紙質檔案材料存放在辦公室，電子檔案材料簡單分類后儲存在電腦里。二級學院對兩種形勢的教學檔案管理都沒有利用相關管理軟件，這反映出二級學院教學檔案管理信息化程度低，管理方式比較傳統、落后。這種傳統的管理方式，容易造成教學檔案材料的丟失，且不利于教學檔案的查詢和調用，效率低下。等到有需要時，調用檔案材料完全憑人力手動查找，增加了教學檔案管理工作的難度和強度。

3改進教學檔案管理的措施

3.1提高重視程度

教學檔案管理工作應要得到領導層的關注和重視。教學檔案管理作為學科專業發展的重要組成部分，二級學院應將其納入到學科專業發展規劃中去，以審核檢查為導向，明確檔案材料收集的范圍、相對具體的內容和歸檔程序，制定學院的教學檔案管理規范。教學檔案管理需要要足夠的軟件、硬件設備的支持，二級學院應做好經費預算，保證必要的資金投入。加強對教學檔案管理重要性的宣傳，要讓師生認識到教學材料應及時的按要求提交、歸檔，養成全員參與的自覺性和責任意識。學?？山⒍讲橹贫?，定期對二級學院教學檔案管理進行檢查、指導，幫助其發現問題，并及時改進和完善，以督查促管理。

3.2強化管理人員的敬業精神

教學檔案管理人員要有高度的責任心，牢固樹立服務意識和大局意識，在工作中保持飽滿的熱情，不敷衍不推諉，盡到自己的崗位職責。管理人員要主動學習一些檔案管理知識，了解學校的教學檔案管理制度和辦法。明確必須歸檔的教學材料范圍和類別，保證所收材料的完整性以及整理、歸檔教學材料的規范性。并在工作中不斷總結經驗，吸取教訓，改進工作方式方法，提高管水平和工作效率。在崗位調動或離職時，對新進人員進行指導，做好工作交接，避免教學檔案管理出現混亂。

3.3提升管理人員的業務能力

由于教學檔案材料來源分散，材料的形式又多種多樣，教學檔案管理需要一定的專業管理知識和技術，管理工作也較繁瑣。建議配備一名具有檔案管理知識的專職管理人員，或具有相關專業知識的兼職人員擔任教學檔案管理工作。對缺乏檔案管理知識和技術的管理者，學校要注重崗前培訓。除此之外，學校要注重教學檔案管理者的不斷學習，以提這一隊伍的業務能力。學?？啥ㄆ诮M織相關工作人員參加培訓，開展教學檔案管理的學習，請專業的技術人員到校進行指導，提升教學檔案管理人員的綜合素質、管理意識。不定期的輪流選派教學檔案管理人員外出學習，借鑒其它學校的管理經驗和方法，提高業務能力。

3.4改變傳統的管理方式

新時代，傳統的教學檔案管理方式已不適宜信息化要求，高校應根據工作需要和信息化時代的要求進行管理改革。高校教學檔案管理要充分運用各種網絡信息技術和新型軟件，對教學檔案材料進行采集、分類存儲、查詢和調取等。從而提高教學檔案管理的信息化水平，整體優化教學檔案管理。這有利于減少專業合格檢查、教學評估檢查等工作中準備材料的時間;提高評估、檢查時所需材料的準確度、完整性。同時，為教學檔案在教學改革和專業建設中更好地發揮作用打下堅實的基礎。

綜上所述，新設專業合格評估為學院規范教學檔案管理提供了一個契機，幫助我們發現了教學檔案管理的問題和不足，提高了學院領導和多數老師對教學檔案的價值及其管理重要性的認識，明確了努力改進的方向。起到了新設各專業合格評估“以評促建”的作用，實現了預期的目的。今后，根據時代的變化和專業發展建設的需要，學院仍將不斷改進、完善教學檔案管理，使教學檔案材料收集更及時、準確和完整，并得到更好地保存和高效地查找、調取，提高整體管理水平。充分發揮教學檔案為專業建設、教學發展和人才培養服務的功能。

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