關于對辦公室公文精益化管理的思考

摘要：辦公室公文管理程序的升級優化、辦公室公文精益化管理觀念的提出與使用都增強了辦公室公文管理效果和管理品質，為企事業單位貫徹落實精細化管理，進一步加強公文管理質量、效率、審核力度和督導檢查，從而更好地實現為企事業單位的管理和決策提供重要的輔助與服務。本文主要探究了辦公室公文管理中值得探討的問題，聯系當代公文處理發展前景的前提，重點分析精益化管理在公文管理過程中的運用，以及如何實現辦公室中公文管理工作規范性和高效性進行了探討和思考。

關鍵詞：辦公室;公文;精益化管理

辦公室工作無小事，辦公室業務和事業單位的其余業務相比，具有煩瑣性和精密性等特點，如果辦公室業務出現疏漏就有很大概率會引起企事業單位整體經營的重要損耗等連鎖反應。近些年來，“精益化管理”已不斷融入企事業單位工作的方方面面。以最優為目標，注重系統整合，全方面、持續的推進精益管理，是企事業單位發展的需要，也是一項長期、系統的工程，將“精益化管理”理念導入辦公室的公文管理業務的也成為必然趨勢，追求規范化、程序化、和數據化管理等方式的變更程度，不斷加強公文管理的少投入、少消耗資源，取得更好的服務、管理效果，以更低更合理的成本達成辦公室公文管理的最優效果和管理能力的不斷提升需要我們在工作中對其進行不斷地完善和探索。

一、辦公室公文管理工作環節中值得精益改進的環節

（一）收文登記

辦公室的收文不僅包含本單位的內部發文，更多的來自本單位以外，特別是上級單位的公務文書。這些公務文書的類型各式各樣，按照來文方式，可以分為安全郵件或電子郵件來文、機要渠道來文、信函來文和傳真來文等;按照來文單位途徑，可以分為中央或地方政府來文、直屬上級單位來文、兄弟單位來文等;按照公文類型，又可以分為普通通知、會議紀要、通報、會議通知等等。事務類公文又可以按照緊急程度、不同密級進行區別處理。如果把這些公務文書統一的、沒有差異的進行登記，不理會文件的類型與主次順序，就會降低公文管理的效率，使公文辦理的效果與品質大打折扣。

（二）公文流轉的監督與記錄

公文的流轉工作是辦公室文書管理業務中最主要、更是最基礎的組成之一。辦公室公文管理者對流轉中的公文負責督辦、確認承辦情況等。特別是那些有具體承辦事項、辦理節點的公文，必須做到心中有數。如果公文傳閱記錄不完整、不明確，不僅會使公文管理者無法完整掌握公文傳閱情況，更會在一定程度上降低公文辦理的速度，降低了公文流轉的時效性，導致短周期的公文沒有按時閉環，長周期的公文遺忘或丟失，甚至給單位造成重大損失。

（三）公文的歸檔工作

每個單位的管理模式不同，公文歸檔方式也不盡相同。有些按照收文的分類直接歸檔;有些則會將工程項目類文件單獨隨項目歸檔;有些則會選擇由具體承辦部門分別歸檔本部門承辦的文件。無論哪種歸檔方式，都要求本單位有一套固有的、標準的公文歸檔要求。如果沒有統一的歸檔標準，歸檔與否的界限模糊化，歸檔記錄混亂、不完整、不準確，都會增加辦公室公文歸檔以及公文交接的失誤率。對歸檔后的查閱，歷史沿革，數據庫更新升級等造成人力、物力、財力的浪費。

二、提升辦公室公文精益化管理的思考

（一）不斷改進辦公室收文登記機制

辦公室公文管理者需要選擇固定的公文分類登記制度，按照選定的公文分類方式進行登記編號，第一時間錄入公文的基本信息和要素，并對公文的輕重緩急做出明顯的、便于檢索的標記。無論登記機制如何設計，必須以精益化為指導，以消除浪費為目標，實現讓所有辦公室的公文管理者在拿到公文后，都能以最快的速度，精準的對公文進行收文處理，正確的使用登記表格記錄公務文書的基礎信息。例如，針對不同級別政府單位發放的隱秘性比較高的文件獨自記錄和管理;按照文件輕重緩急進行標注;最大限度地增強保密文書記錄信息的精準度和處理的時效性。公文管理者需要按照企事業單位公文登記管理有關機制和處理步驟來對紙質文書做好統一的記錄、編號、管理與保管等等;對于價值十分高或十分緊急的來文做好規劃處理;針對部分沒有價值的宣傳性高的郵件按照上級有關規定和要求做好清除工作。

（二）不斷優化辦公室公文傳閱機制

公文管理者需要積極掌握公文傳閱、辦理的最基本情況，防止公文的反復傳閱或閱讀中止等現象的發生。辦公室內的文書管理員工需要制定好簡便具體的文書閱讀記錄表格，此表格要涉及公文名稱、收文編號、文書傳閱部門或具體承辦人、承辦日期等等，切實防止承辦環節中由于傳閱記錄制度不健全或公文承辦人員疏忽等因素造成的遺失或者是折疊等等問題。按照流轉文件的煩瑣性和關鍵性來對其流轉業務制定出相應的督辦時限，明確登記好文件的基礎信息，保證文件在時限范圍以內完成閉環。對于不能按時完成公文事項的，必須對具體原因給出情況說明。對由于承辦人業務失誤造成逾期的，應采取相應的通報或批評。

習近平總書記指出，要發展數字經濟，加快推動數字產業化，依靠信息技術創新驅動，不斷催生新產業、新業態、新模式。站在新時代公文管理的角度，采用傳統管理手段無法從根本上突破基礎數據失真和傳閱效率低等突出問題，數字化應運而生成為公文管理精益化提升的必要手段和工具。公文管理平臺和OA辦公系統的應用，為公文傳閱的精益化管理注入了新的活力。通過對公文電子化管理系統的不斷優化改進，從而實現快速高效的文件搜索、承辦日期檢索、傳閱記錄直觀查閱等功能。采用公文管理系統和文件傳閱、督辦記錄表相結合的管理模式，更加有利于及時發現公文傳閱和辦理的遺失或延誤現象，以便尋找到有關責任人采取相應的措施，從而更有效的監督承辦對象的辦理工作，做到督辦及時準確、公文及時閱辦處理。

（三）不斷增強辦公室公文歸檔的規范性

辦公室公文管理者必須要以提高單位歸檔效率和質量為目標，制定符合單位工作實際的歸檔管理方法。公文的歸檔是公文管理的重要環節之一，做好歸檔工作不僅需要公文管理者對公文進行仔細的梳理，更需要按照單位自身的公文處理辦法等有關要求對來文開展科學精準的劃分，對公文歸檔的標準爛熟于心。既要保證公文的真實性和完整性，又能以最快的速度與檔案管理人員做好歸檔的文件傳遞和交接。這就要求我們不斷加強公文歸檔的規范性，按照要求對公文進行統一標準的分檔，不但在一定程度上減輕了工作負擔，還提高了文件保存和歸檔的質量。目前，電子公文的歸檔管理、查找、整理更加方便、快捷、高效。將電子公文和傳統紙質文件歸檔兩種方式進行結合，來提高我們的公文歸檔工作的效率，從而實現公文歸檔的規范和統一。

三、結語

總之，實施精益化管理，必須結合自身行業實際和單位實際，對精益管理深入研究、實踐，形成一套系統的更加適合本單位發展的精益管理方法。在公文管理工作中以精益化管理思路指引，消除浪費，效率提升。通過管理浪費點的識別、消除，管理目標的層層分解和傳遞，管理流程的不斷優化完善，使公文管理工作的各個環節責任更加明確、工作規范更加具體。同時，針對傳統公文管理模式的痛點，在文件登記、傳閱、督辦、歸檔等多個維度上引入信息化工具和手段，逐步搭建出符合單位管理特點的公文精益化管理模式，并實現各平臺各歸口之間的互相貫通，有機協調，為辦公室公文管理工作持續賦能。

參考文獻：

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[2]白茹.關于對辦公室公文精益化管理的思考[J].辦公室務，2017 （06）：5.

作者簡介：李子木（1985-），女，漢族，安徽合肥人，中級職稱，大學本科，研究方向：公文管理、辦公室工作。