基于電力企業辦公室管理信息化探討

摘要：近年來，隨著經濟的快速發展，科技水平也不斷提高，人們的知識水平有了極大地提高，越來越多的智能化產品應用到人們的生產生活中，因此，人們的工作模式也發生著越來越多的變化。與傳統的工作方式相比，信息化管理越來越受到人們的歡迎。在電力企業的發展過程中，辦公室發揮著非常重要的職能，是一個企業內部上下溝通的主要通道，不僅要執行各種決策，還要進行各類的管理活動。然而，由于傳統的管理方式存在很多弊端，現代化的管理方式逐漸替代傳統的管理模式。本文主要介紹電力企業中辦公室管理信息化的功能以及優化措施，為相關的工作人員提供一些參考，幫助電力企業更好的運營。

關鍵詞：電力企業;辦公室管理;信息化探討

眾所周知，在任何一個企業中，辦公室的作用至關重要。如今，時代在發展，社會在進步，與時俱進，順應潮流，越來越多的智能化產品應用到日常辦公中，電力企業辦公室管理信息化的水平也越來越高，但是仍存在一些問題和不足之處，因此，本文主要探討電力企業辦公室信息化管理的重要性、不足以及優化手段，從而進一步完善辦公室的信息化管理水平，進而促進電力企業的快速發展。

一、電力企業辦公室管理的相關內容

（一）完善電力企業的各項規章制度

在電力企業的發展中，辦公室要建立健全各類規章制度，制定科學的、合理的政策法規，幫助企業更好、更快地發展，幫助企業達到預期的目標。

（二）獲取信息幫助企業做出合理的決策

電力企業在作出決策之前，一定會收集大量信息，而作為統籌上下的協調部門，辦公室能夠在第一時間獲取、收集和分析大量的內部和外部信息，進而幫助企業做出科學的決策。

（三）負責電力企業的日常管理

在日常的工作中，電力企業的辦公室不僅要完成收發文件、接待賓客以及崗位安排等任務，還要完成相關業務的拓展工作，從而將企業的所有部門有效融合成一個整體。

（四）維護電力企業的外在形象

任何一個企業想要獲得長遠的發展，既離不開員工的辛勤付出，更需要相關政府部門的大力支持，因此，辦公室任重而道遠。在當今這個時代，辦公室還負責維護企業的外在形象，一旦發生有損企業形象的事件，及時處理對企業造成不良影響的社會事件。

二、電力企業辦公室管理信息化的主要功能

（一）文本處理操作

在傳統的工作模式下，很多文本工作都是手寫完成，需要人工修改，費時又費力。而現代化的辦公室管理能夠通過計算機完成相應文本的編輯、排版、存儲以及自動校對等工作，既能夠簡化工作量，還能夠提高員工的工作效率。其次，電力企業辦公室管理信息化能夠完成相應的數據處理工作。數據處理指的是通過對數據的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其主要目的是從大量的原始數據中找出有價值的信息，進而為電力企業的下一步決策提供一些參考依據。最后，在大數據的時代背景下，計算機能夠幫助電力企業快速、高效地記錄、存儲以及檢索各類紛繁復雜的信息資料，節約時間，大大提高了電力企業的辦事效率。

（二）網絡通信功能

如今，網絡時代早已來臨，互聯網快速發展。電力公司的辦公室需要利用計算機網絡將所有的部門聯系在一起，從而在時間和空間上打破限制，實現相關資源的共享，提高辦事效率。隨著科技水平的不斷提高，我國的計算機技術在不斷完善，信息技術早已應用到電力企業的辦公室管理中，意義非常重大。信息化的辦公模式不僅能實現電力企業各個部門的有效溝通和交流，明確各自的職責和工作內容，還能夠實現信息化辦公平臺的構建，進而促進辦事效率的有效提升。

三、電力企業辦公室管理信息化的工作現狀

（一）缺乏健全的辦公室管理制度

目前，有很多的電力企業缺乏健全的辦公室管理制度，造成的后果也有很多。首先，電力企業缺乏健全的考勤制度，沒有統一的規定，導致員工缺乏嚴謹的工作態度，經常遲到早退，讓企業呈現出一種散漫的狀態，最終造成辦公室的工作效率低下，工作質量不高。其次，由于缺乏健全的管理制度，電力企業一旦出現突發狀況，員工不能夠及時采取正確的處理措施，從而給企業帶來嚴重的經濟損失。最后，在接待外賓時，由于電力企業的辦公室沒有統一的待客標準，可能會給客戶帶來不良的體驗，導致電力企業發展較慢，經濟不景氣。

（二）辦公室管理人員的綜合能力較低

如今，電力企業的辦公室管理越來越信息化，然而，由于工作人員缺乏專業的技能，導致辦公室的工作效率較低，工作質量較差。例如，在很多縣里的電力企業中，企業的管理者投入了很多的高科技設備，然而卻缺乏專業的技術人才。在辦公室的信息化管理中，由于工作人員的工作能力較低，對一些先進的設備和軟件（包括大數據、云計算等）并不熟悉，降低了企業的競爭力，不利于電力企業的可持續發展。

（三）宣傳工作有待加強

在電力企業的辦公室管理中，做好相應的宣傳工作，不僅能夠正確的引導員工，提高員工的工作積極性，還能夠提高企業的凝聚力和戰斗力。然而，很多的企業工作并不重視宣傳工作，沒有認識到新媒體的影響力。隨著信息技術的發展，信息化辦公、無紙化辦公早已經成為社會的發展趨勢，信息化建設也成為國家和社會發展的重要任務。為了進一步擴大電力企業辦公室信息化管理的影響力，相關部門應該加大宣傳力度，讓更多的人認識到現代信息技術的魅力，引進新一代信息辦公設備，進而提高工作效率。

四、電力企業辦公室管理信息化的優化手段

（一）進一步優化信息化辦公系統

為進一步推進電力企業辦公室管理信息化的建設進程，實現辦公室的正?；l展，首先，在辦公室信息化辦公系統的應用中，工作人員必須制定科學合理的工作方案，確定企業發展的目標，保證方案能夠按次序、按步驟地進行。其次，工作人員要幫助企業制定緊湊協調的辦公流程，進而促進辦公室建設的穩步前進。最后，工作人員應該時常注意調試和更新每一個辦公環節，逐步建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進辦公系統的現代化和信息化水平。

（二）應用多種信息化具體手段

為進一步實現辦公室信息化管理，電力企業應該優化辦公系統，改變傳統的管理方式，應用多種信息化的手段，進而提升信息化的管理水平，提高工作效率。如今，手機不僅早已成為人們必備的交通工具，也成為人們的必不可少的辦公用品。例如，電力企業可以通過微信和電子郵箱，將消息傳達給各個員工，實現上下級部門間的溝通和交流，提高辦公室的辦事效率。

（三）發揮辦公室協調作用，創新協調方法

在電力企業中，辦公室起著全方位的協調作用。第一，為企業的管理者做好協調工作，幫助企業做出重大的決策部署，充分發揮辦公室的作用;第二，將上級部門的指示和思想準確傳達給下級部門，保證所傳達內容的準確性;第三，做好各個部門之間的協調，充分發揮辦公室的紐帶作用，進而促進各個部門的團結協作，推動電力企業的決策部署能夠真真正正地落到實處。

（四）提高管理人員的綜合素質

在電力企業的辦公室信息化管理過程中，電力企業應該選擇素質水平高、業務能力強的工作人員擔任管理工作，進而確保企業的快速發展，因此，電力企業有必要進一步提高員工的綜合素質以及管理水平。首先，從辦公室管理人員本身出發，其應該多學習一些與信息化管理有關的基本知識，有助于提高自身的管理能力。其次，在電力企業的發展中，辦公室信息化管理滲透在企業管理和制度建設的各個方面。最后，明確辦公室工作人員的崗位職責。因此，電力企業一定要重視企業的辦公室信息化管理水平，進一步提高員工的工作能力，保證企業的時間效益和成本效益。

五、結語

綜上所述，改革開放以來，我國的經濟發展非常迅速，各行各業發展迅速，但是每個行業的發展都離不開電力企業的發展，因此，電力企業的辦公室管理信息化的發展至關重要。本文就主要介紹了辦公室信息化管理的重要性和優化措施，并介紹了其存在的一些不足，希望電力企業能夠引進高素質的專業人才，定期開展培訓活動，激發員工的工作積極性，優化現有的信息化管理水平，進而提升電力企業的工作質量和效率，推動電力企業更快速穩定的發展。

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作者簡介：李妍（1975-），女，漢族，湖南邵陽人，本科，經濟師，從事辦公室管理方面工作。