關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及優(yōu)化策略

侯曉花

摘 要：隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也需要進(jìn)行深化改革來適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)。人事檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部的重要管理內(nèi)容，匯集了企業(yè)人員的重要信息，對整合企業(yè)人力資源，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。但是目前人事檔案管理仍然存在一些問題，因此相關(guān)部門應(yīng)該采取有效措施提高檔案管理工作的質(zhì)量，消除過去工作中的不良影響，促進(jìn)單位人事檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理問題;優(yōu)化策略

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以符合現(xiàn)代化人事管理的要求。企業(yè)人事檔案與員工的職位晉升、職稱評審等重要內(nèi)容有關(guān)，因此人事檔案科學(xué)合理的管理可以有效促進(jìn)企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而保證企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是當(dāng)前人事檔案管理工作中還存在著諸多不完善之處，不能有效激勵員工的工作積極性，難以滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。企業(yè)要想提高人事管理水平，就必須從人事檔案管理問題入手，采取有效措施提高人事檔案管理水平。

1 人事檔案管理的重要性

在經(jīng)營管理的過程中，企業(yè)需要依照工作人員的興趣以及工作的能力對崗位進(jìn)行合理安排，這樣才能強(qiáng)化員工積極性，提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量。人事檔案管理可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對企業(yè)的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助。人事檔案管理工作不僅促進(jìn)了單位內(nèi)部的人力資源發(fā)展，還有利于體現(xiàn)員工的社會價(jià)值，促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2 人事檔案管理目前存在的問題

2.1 重視程度不足

當(dāng)前部分企業(yè)對人事檔案管理重視程度不足，很大程度上影響了檔案管理水平的提升。人事檔案管理工作具有一定的基礎(chǔ)性特點(diǎn)，難以吸引領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，他們認(rèn)為這部分工作較為輕松，可由人事部分開負(fù)責(zé)或者其他人員兼職處理。在這樣的局勢中，很多單位的人事檔案管理工作都呈現(xiàn)出被動狀態(tài)，難以有效深化檔案管理工作改革。

2.2 管理規(guī)范性不足

當(dāng)前部分企業(yè)存在人事檔案管理規(guī)范性不足情況的情況，主要表現(xiàn)如下：第一，檔案管理雖然依照相應(yīng)程序但監(jiān)管力度并不強(qiáng)。人事檔案管理雖然是依照相應(yīng)的檔案建檔、整理、保管等程序，但在實(shí)際操作中對檔案管理工作監(jiān)管力度并不強(qiáng)，埋下了一定管理隱患。某些企業(yè)還存在檔案書寫不規(guī)范、檔案交接手續(xù)不全、檔案私人保管等現(xiàn)象。第二，人事檔案當(dāng)事人對檔案情況了解不夠全面。企業(yè)在人事檔案建檔上針對檔案材料并不公開，當(dāng)事人對檔案信息了解并不多，為檔案當(dāng)事人維權(quán)制造了麻煩。且非公開建檔情況使得檔案管理存在"暗箱操作"可能，對檔案管理水平提升造成不利影響。

2.3 人事檔案管理的信息化程度不高

在信息化時(shí)代背景下，很多事業(yè)單位正在普及"人事檔案管理系統(tǒng)"的應(yīng)用，但從實(shí)際應(yīng)用情況來看，大部分系統(tǒng)僅僅能起到進(jìn)行員工個(gè)人資料的統(tǒng)計(jì)以及記錄情況，并沒有全方位保障收集員工的原件，這樣就充分表明了檔案信息化進(jìn)程中的不足之處。部分事業(yè)單位的人事檔案管理難以擺脫手工操作，紙質(zhì)檔案則是主要方式。當(dāng)前企業(yè)人事檔案依舊采用傳統(tǒng)管理方式，信息記錄無法全面分析人員綜合能力，使得選拔人才能力無法真正發(fā)揮出來。另外，人事檔案共享程度不足，使得人員轉(zhuǎn)司還需重新建立檔案，降低人事檔案利用價(jià)值。

3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的有效措施

3.1 加強(qiáng)對人事檔案管理的重視

人事檔案包含著個(gè)人的基本信息，可以作為應(yīng)聘者的重要考察依據(jù)，對個(gè)人和單位都具有重要的意義和作用，但大多數(shù)管理者缺乏對于檔案管理工作的基本認(rèn)知。有關(guān)部門理應(yīng)提升領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視程度，增大這方面的各項(xiàng)投入，不斷完善相應(yīng)的軟件與硬件設(shè)施，提高人事檔案管理工作的宣傳力度，動員全體工作人員共同參與到人事檔案管理中來，積極配合從業(yè)人員做好好管理工作，進(jìn)而提升檔案管理工作的工作效率。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理工作

現(xiàn)代人事檔案管理工作也應(yīng)不斷提升自身的管理水平，最大限度地節(jié)約人財(cái)物力就必須建立科學(xué)、盡可能改進(jìn)管理制度，確保管理制度合理、規(guī)范、科學(xué)。現(xiàn)代人事檔案管理制度在結(jié)合現(xiàn)代用人制度、代理制度以及轉(zhuǎn)崗分流制度的基礎(chǔ)上加以整合和創(chuàng)新，逐漸形成統(tǒng)一化的管理制度，并根據(jù)實(shí)際工作的開展不斷加以完善，提升現(xiàn)代人事檔案管理工作的整體效率，為社會查詢、調(diào)閱以及利用人事檔案提供便利，在節(jié)約人事檔案管理成本的同時(shí)，推動社會人事檔案信息的集中化。

3.3 提高人事檔案管理的信息化程度

為了進(jìn)一步做到創(chuàng)新化檔案管理工作，管理人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)非保密數(shù)據(jù)信息的資源共享，為社會各界提供更便捷和優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息。首先，積極引進(jìn)智能設(shè)備、管理系統(tǒng)軟件，可以利用信息化手段建立人員檔案電子庫，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對不同工種人員進(jìn)行檔案管理，細(xì)致化檔案管理。其次，引進(jìn)合適的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或者微信公眾號平臺，使得人事檔案能夠運(yùn)用系統(tǒng)軟件進(jìn)行編排、索引和查詢，做到智能化管理。最后，積極利用網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢，開展人事檔案的管理創(chuàng)新發(fā)展，有效保持檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，但應(yīng)該符合保密范圍的要求，便于更好地服務(wù)于社會。在這樣的背景下，加強(qiáng)有效進(jìn)行員工的組織，又能全方位保障人事檔案工作的質(zhì)量和效率提升，全方位保障人事檔案的利用率得到提升。

4 結(jié)論

人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。但是當(dāng)前企業(yè)在人事檔案管理上普遍存在重視程度不足、管理規(guī)范性不足、信息化程度不高等問題，因此相關(guān)部門應(yīng)該采取有效措施全方位加強(qiáng)人事檔案的管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，進(jìn)而保證企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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