企業辦公OA系統的設計與實現

郭明

信息化浪潮催生出全新的自動化辦公模式，企業辦公信息化成為不可或缺的重要內容，要轉變原有的人工手動辦公模式和方法，設計和應用合理高效的企業辦公OA系統，基于B/S結構進行企業辦公OA系統的設計和應用，提高企業辦公OA系統的結構化、層次化和模塊化水平。

一、企業辦公OA系統的技術基礎

（一）B/S模式

企業辦公OA系統的設計和開發應用必須以B/S結構為技術支撐，通過三層體系結構進行系統開發和設計，每一層完成相應層的功能設計，實現各層之間的交互和調用，并由接口進行信息傳送和鏈接。

（二）ASP技術

這是位于服務器端的腳本運行環境，用戶基于這一環境創建動態的交互式Web服務器應用程序，無須其他編譯、鏈接程序，與HTML文件充分深度融合，并通過ActiveX Server對象進行擴展。

（三）MET框架

NET Frameowork支持生成和運行下一代應用程序，其代碼能夠與任何其他代碼進行集成，并通過類庫開發多種應用程序。

二、企業辦公OA系統的設計和應用分析

隨著企業辦公信息化的發展，要進行企業辦公OA系統的設計和應用，提高企業辦公效率和質量，降低企業辦公成本。本文以中新生態島協同辦公平臺為例，探討企業辦公OA系統的設計和實現路徑。首先成立企業辦公OA系統項目小組，確定系統實施計劃，做好系統安裝準備，并開展系統需求調研工作，以人力行政部為主導，采集各部門需求并加以整理和分析，確定系統流程名稱和負責部門，整理系統開發設計需求列表，報公司領導進行審核。

（一）系統總體架構設計

企業辦公OA系統總體架構采用B/S系統模式，簡化客戶機的工作，通過網絡聯機的方式進行在線信息發布、文件傳送與共享、任務接收、處理工作流程等，通過瀏覽器完成系統相關業務操作，根據分配權限進行相應事務的處理，并支持信息門戶和統一身份認證。具體來說，系統采用三層結構，即：引擎平臺、應用構件庫、終端等，其中：引擎平臺主要有基礎組織引擎、業務建模引擎、流程引擎、門戶引擎、知識引擎、報表引擎、集成引擎、人事引擎、日程引擎等。應用構件庫主要包括有：移動審批、移動溝通、移動通訊和移動辦公，并涵蓋各項辦公管理功能，如：行政辦公、公文管理、人事管理、行政事務、車輛管理、會議管理、協同管理、資產管理等。終端主要有移動設備、PC電腦、瀏覽器。

（二）系統門戶設計

企業辦公OA系統還要支持各個信息門戶，結合每一個人的工作過程和內容，進行協同工作和信息共享，使各方能夠及時獲取所需的信息。并能夠根據每個人的要求進行設置，定制出個性化的應用門戶，充分考慮每個人的角色和安全級別，使每個用戶都能夠看到不同的信息，增強對系統的認同度和信任感。同時，企業辦公OA系統還體現出高度集成性，將組織上的所有應用和數據集成于一個信息管理平臺之中，與其他業務管理系統實現無縫集成。另外，系統還建立有不同的信息門戶、信息元素，構建完善的、多方位的權限體系。

三、企業辦公OA系統的模塊化設計和應用

（一）考勤模塊

企業辦公OA系統考勤模塊主要包括考勤設置、考勤情況查詢、員工請假、員工銷假、信息刪除等。

具體包括以下子模塊：

考勤設置子模塊。主要設置考勤相關參數，如：考勤對象、考勤時間、考勤類型等，并自動生成考勤表。

考勤情況查詢子模塊。根據不同查詢條件查詢考勤情況，可以獲悉員工在某段時間的考勤狀況。

員工請假子模塊。員工出于某些原因需要向部門請假，要填寫請假相關信息，包括請假時間、請假天數、請假事由、申請人等，并提交負責人進行審核批準。

考勤說明子模塊。對于考勤異常情況分為外出辦事不能正常回來考勤和其他情況，比如遺忘打卡。系統會對前一天考勤異常有一個提醒，員工在3天內提交考勤說明表單，系統自動銷考勤。

年假管理子模塊。每個自然年底系統自動根據每個員工的工齡設置下一年的年假天數。

（二）績效培訓模塊

系統績效培訓模塊要能夠進行培訓資源的鏈接和共享，進行任務目標/績效考核指標的在線填報和流程審批，并對員工培訓檔案進行記錄，包括培訓內容、培訓時間、培訓時長、資格證書等信息，進行匯總、統計、分析和報表導出等操作。

（三）資產模塊

在系統的資產模塊之中，可以通過提取關鍵字報表匯總資產信息，包括招待禮品、低值易耗品等，對資產報廢年限、庫存量等信息進行自動提醒，由特定權限人員查看資產模塊和報表模塊。還可以根據審計要求進行酒水領用和審批的關聯查詢。并能夠完成所有辦公用品、固定資產的電子化領用和調撥。

（四）公文模塊

企業辦公OA系統公文管理模塊包括有發文管理、收文管理、審批管理等模塊，實現對公文信息的管理操作。在發文管理子模塊中，要完成企業發文的所有業務工作，包括發文起草、正式擬稿、部門負責人復核、主管領導復核、行政秘書核稿、領導簽發、經辦人分發傳閱等。在收文管理子模塊中，主要對接收的公文進行擬稿、審稿、簽閱、辦理、存檔、銷毀、檢索查看等管理。審核管理子模塊主要是對已經審核的收發文提供相關管理接口，批量進行公文的審核、刪除等操作。

（五）通訊管理模塊

該模塊主要是企業部門間以及部門內部員工之間的通訊交流，主要涵蓋以下子模塊的內容：

消息發送子模塊。確定消息接收對象之后，進行點對點、點對多的信息發送。

通訊錄管理子模塊。實現對聯系人信息的管理，包括信息錄入、更新、刪除、查詢等管理。

手機短信發送子模塊。確定好接收人之后進行手機短信的發送，并要控制短信內容的字數。

通知發布子模塊。面向企業全體員工進行通知標題和內容的填寫等操作，并對通知內容進行詳細的闡述。

（六）其他模塊

會議管理。系統還要構建高效協同的會議管理體系，確定會議議題，落實會議負責人，準備會議資料，做好會議通知；并落實會后決議，落實決議負責人、執行時間，進行會議決議執行的跟蹤和反饋。最后要進行會議統計分析，通過會議報表獲悉公司會議執行情況。

日程管理。該子模塊幫助每一位員工和部門設定工作計劃，形成統一化的、圖形化的日程表，實現圖文展示的日程管理，并與客戶管理、項目管理模塊相協同，使員工高效地調配自己的日常工作。

車輛管理。通過e-cology系統進行企業車輛的信息、申請、維護管理，用戶能夠隨時查看當前車輛的使用狀況，實現車輛申請信息與流程的關聯，完成車輛申請線上審批工作，并通過報表加以呈現。另外，系統還建立企業統一移動辦公中心，支持多種智能終端應用，實現移動端查看日程、會議、新聞通知等信息。

四、結語

總之，企業辦公OA系統是基于B/S模式的信息服務系統，以企業管理和基礎辦公需求為核心，采用模塊化的開發機制和技術，實現企業辦公基礎管理工作。后續還要不斷促進系統開發的標準化和系統化，進一步提升系統的安全性。

作者單位：南京洲島置業有限公司