醫院離退休人員系統管理的天壇創新模式

北京天壇醫院通過創新離退休人員檔案管理信息系統，實現檔案信息資源共享，提高為老干部服務質量，為離退休工作人員管理減負提供了一種行之有效的管理辦法。

我國老年人口數量龐大，已正式步入老齡化社會，人口老齡化進程快，2019年年底，老年人口數量突破2.54億大關，老齡人口達到18.1%。在當前人口老齡化趨勢日益加重的背景下，離退休人員的管理是一項至關重要的工作，已成為黨的干部工作的重要組成部分和社會和諧建設的一個重要方面，對于我國發展與穩定具有重要意義。而作為公立醫院來講，如何做好醫院離退休人員的服務也是醫院工作的重要組成部門，此項工作貫徹落實的實際成效直接影響著醫院工作的開展。如何適應形勢變化，創新離退休管理工作方式，成為醫院離退休工作人員必須在工作中需要思考的問題。

目前，以往對檔案管理所采取的傳統的手工管理模式已經不能滿足現下快速發展的社會需求，傳統、低效的手工管理出現越來越多的問題，如信息更新不及時、管理方式單一、人員統計出錯、信息資源不共享等。為此，首都醫科大學附屬北京天壇醫院（以下簡稱“天壇醫院”）離退休人員檔案管理信息系統孕育而生，該系統是實現檔案信息資源共享，提高為老干部服務質量，為離退休工作人員管理減負提供的一種行之有效的管理辦法。從而極大地幫緩工作難點，以期提高服務離退休人員的工作質量。

基于成熟的計算機網絡，系統面向天壇醫院離退辦、醫院分管離退辦工作主管院長及相關科室管理人員使用。工作人員通過客戶端可方便地管理離退休人員個人基本信息和相關業務信息，也可以為其他相關科室提供信息查詢。筆者歸納研發的離退休檔案管理系統有檔案管理、功能管理、系統管理三個主要模塊（圖1）。

圖1 天壇醫院離退休檔案管理系統三大模塊

檔案管理模塊

該模塊主要分為兩部分：一是離退休人員的基本信息管理，根據離退休管理工作的特殊性有7個信息管理模塊； 二是管理工作檔案，有3個日常業務工作模塊。

首先，離退休人員基本信息是其他各功能模塊運行的數據基礎，該模塊主要包括離退休人員個人基本信息，包括姓名、性別、身份證號、原科室、工號、籍貫、出生年月、文化程度、職稱、職務、入黨時間、工作時間、離退休時間、享受待遇、聯系電話、家庭住址、家屬姓名、個人照片等數據項。

天壇醫院現有退休人員1183人，其中研究所退休人員101人，離休人員16人。2019年去世23人，2020年前2個月去世4人。為避免工作人員逐條錄入人員信息容易出錯、效率不高且工作量大等問題，該模塊可把人員信息批量導入，方便離退辦工作人員維護操作。離退辦主要通過系統對離退休人員進行管理，相關業務信息管理包括以下幾個方面。

天壇醫院離退休檔案管理系統頁面圖。

第一，家屬及聯系方式管理。該模塊主要記錄離退休人員配偶、子女等聯系方式，方便聯絡，包括：配偶姓名、配偶聯系方式、配偶出生日期、配偶工作單位、子女姓名、子女聯系方式，所在社區及社區聯系方式等。

第二，體檢報告管理（待開通）。該功能接收本院體檢中心的已加密體檢報告、方便離退休人員遠程查看。

第三，住院看望記錄管理。該功能接收本院住院部的住院通知，當離退休人員住院時，可在第一時間代表院方送去關懷與照顧，同時記錄住院情況，收集并記錄治療情況，匯總至患病記錄模塊。

第四，患病記錄管理。該功能用于收集離退休人員的急慢性病記錄。同時結合體檢報告和住院記錄，定期聯絡離退休人員，送去關懷與慰問。

第五，特殊人員管理。特殊人員包括離休干部、副局級待遇及副處以上退休干部、高齡、特困人員、孤寡及空巢家庭等多種情況。離退辦會在節日送去關懷與祝福，或在需要時聯絡相關部門提供必要的幫助。定期或不定期對以上人員進行慰問，適當對特困人員進行各類補助，使各種困難補助發放及參加各種活動發放獎品公平公正公開透明化。系統記錄補助發放等功能。

第六，老有所為管理。醫院人才資源的重要組成包括院所離退休工作人員，由于國家非常重視發揮老年人才作用，系統中老有所為管理模塊實現了老年人才登記、工作記錄、志愿服務、考核等老有所為管理過程，離退休人員人才資源數據庫的建立盡量利用離退休的人力資源，滿足醫院所離退休人員為社會再服務的愿望。

第七，黨支部管理。該模塊有黨支部大會、黨支委會、黨員活動等記錄情況。黨費繳納（待開通）管理功能，根據相關規章制度和離退休人員的工資數據，個人應繳納黨費金額自動生成，記錄黨費繳納經辦人、時間等信息。

其次，管理工作檔案。離退辦主要通過系統對離退休職工信息檔案進行管理，信息通過信息發布與采集方式，與其他科室進行信息交互，相關工作管理包括以下三個方面。

一是管理部門。該模塊包括醫院主管院長、離退辦、離退休黨支部書記、黨小組組長、黨支委等信息的記錄，系統可產生統計報表，最主要的是方便主管院長即時了解離退辦的動態工作信息。二是業務工作管理。該模塊包括政策法規、福利文件、計劃總結、干部退休審批表等。三是走訪慰問管理。根據醫院離退休人員走訪慰問制度要求，該功能模塊記錄主管院長及離退辦工作人員走訪慰問的事由、參加慰問人員、時間等信息，便于統計和查詢。

功能管理模塊和系統管理模塊

功能管理模塊主要包含三大方面：一是統計功能，該模塊能按姓名、性別、民族、政治面貌、身份證、年齡段等統計；二是人員管理，該模塊可以匯總個人信息，能生成個人基本信息表、人員基本信息花名冊等；三是綜合查詢和打印功能，該功能模塊可查詢在選定時間段內的業務工作檔案記錄，如走訪慰問等信息，自動生成報表并打印，有集中打印、各管理模塊分別打印功能。

系統管理模塊采用離退辦工作人員自管模式，對系統進行維護等，如備份數據庫、定時導出系統日志。保障系統所有功能和各個模塊日常的錄入、統計、查詢、修改等操作正常進行。

在系統維護上，只限離退辦指定工作人員登錄，系統的各個參數允許此人設定，保證系統的動態靈活性。在權限管理上，只限離退辦指定工作人員登錄，有新建用戶、更改用戶名稱、刪除用戶的功能。

離退休人員基本信息頁面圖。

創新系統的成效分析

天壇醫院通過使用離退休人工管理的創新系統，實現了兩大創新。首先是管理創新，醫院從之前的“管理傳統化”模式向業務信息化的模式轉變。管理理念創新的根本目的與改革要相互兼容，將信息化應用到離退辦具體工作員工、相關科室及主管院長等各個層面，工作具體的處理過程、處理結果，權限范圍內的領導和員工都可以即時了解工作動態。

其次是業務創新。在實現管理的基礎之上，給工作人員提供更多的信息查詢、業務咨詢、公告通知等服務功能，給主管院長提供更多的數據匯總、實時動態等決策支持數據。以人為本，加強學習，以符合時代精神的思維來創造適合現代醫院管理的新高度。

同時，天壇醫院的離退休檔案管理系統通過網絡對離退休人員信息進行管理，使部門領導和工作人員能準確、及時地掌握離退休人員相關業務信息和個人基本信息，工作的有效性、時效性和針對性可準確提高；通過院內辦公局域網，將相關部門的各類人員信息，數據經過簡單的拷貝換轉，快速導入離退辦此系統，保證離退辦數據的完整性、準確性；由于數據完整、準確，能及時獲取、查詢有關信息，能快速準確地產生報表，會極大地提高工作質量和效率。

綜上，筆者到離退辦工作，結合日常工作實際，縱觀傳統工作方式的相對滯后，向主管副書記請示后，與友人商議研發醫院離退休人員管理系統，這是醫院綜合檔案管理需要持續不斷地對醫院的真實信息進行跟蹤記錄，這更是對醫院日常工作的一種總結，也為醫院的未來發展提供重要的參考依據，對提高日常工作的管理能力、工作效率、服務質量都有重要推進作用，也能提高醫院綜合檔案室中工作人員的管理能力以及綜合素質。離退休人員檔案的管理采取信息化，對提高科室的管理能力、工作信息的共享也更加方便快捷，提高了工作效率，也提高了服務質量。如此系統能在北京市三甲醫院離退休工作中應用，相信會減輕辦公室內勤（一內）人員工作勞動強度，釋放出最大精力更多時間投入到真真切切、實實在在為老同志服務的暖心工作中。