物業公司選擇會計管理模式的探索

摘? ? ? ?要：物業公司負責提供服務的項目分散于不同地區，其業務收入種類多、單筆業務金額小，有的是月固定金額，有的是一次發生的業務收入;還有很多代開發商、電信等其他單位收取的費用，單據交換流轉業務量較多;業務支出也要先區分屬于營業成本開支還是代收代付業務開支;每天發生的收支業務數量較大，會計核算較煩瑣，財務管理的重點傾向于對物業服務成本的控制和對各類財務收入完整性的管理。由于空間距離的影響，每個項目全面派駐項目會計的傳統模式費時費力、事倍功半。而全部項目會計工作都集中在公司總部又不利于業財融合。區域會計模式可以同時完成幾個小型項目的核算和財務管理工作，但不適用于特大型住宅小區和重點商業項目的會計核算、管理工作。本文通過多年不斷摸索和實踐，提出了一套選擇適合大中型物業公司需求的、可行而有效的會計管理模式的方法。

關鍵詞：物業管理;財務管理;會計核算;會計人員管理

一、物業服務行業特點及其財務會計工作的特殊要求

物業服務是近40年來伴隨房地產開發逐漸興起的產業。受建筑物、小區規模和地理位置的限制，物業公司發展規模不均衡。按照合同約定的物業服務模式，可以分為酬金制方式和包干制方式。酬金制下物業公司收取約定的酬金后，其他的項目收支和結余均歸屬于業主方;包干制下項目所有的收支和結余都由物業公司承擔。

與物業服務行業的業務特點相對應，其在會計核算和財務管理的要求有以下特點和要求：

首先，物業服務業務單筆收支金額較小、收支業務頻繁，日常收支涉及的業務種類和內容較多，存在大量重復、單調的數據核對和核算工作。

其次，物業公司除了物業費收支外，存在很多如維修資金、建筑垃圾清運費、地面停車費等代收代付的業務，要根據業務性質和政府部門相關文件確定記賬科目，會計核算的政策依據相對較多，需要會計人員熟知政策法規和合同約定。

再次，由于每項建筑物的地理位置、占地面積、出入口數量等都存在差異，其業務收支特點均有差別，對于同一公司不同項目的會計管理無法套用同一模式。

最后，政府相關部門對物業公司的監管要求較多，尤其是居住、公眾物業的停車費、廣告費等公共收益的收支，要確保收支完整、準確計量、按時公告，并在規定的時限內劃入指定的監管賬戶，要接受政府監管部門或業委會對此類業務收支的專項審計。這些監管要求對物業公司的會計管理工作帶來了新的挑戰。

二、物業公司選擇會計管理模式需要考慮的因素

一是能夠準確、高效地傳遞業務信息和財務信息是選擇合適的會計管理模式的首要條件。合適的會計管理模式要能夠及時傳遞業務信息，并且保證準確有效。諸如項目業務收入類別、收費標準的增減變化;諸如某項目業主方或業委會對于公共收益分成比例的重新劃分;諸如項目所在地安監部門對防火安全投入方面新的標準和要求等，都需要快速有效地傳遞到會計手中，以便于會計核算和財務管理工作的開展。因此對于異地物業服務項目、較大的住宅項目和重要的非居住項目都需要配備充足的會計人員力量。

二是良好的會計管理模式要符合《會計法》《增值稅暫行條例》等國家相關法規地要求，尤其要符合《企業內部控制應用指引》的相關規定。依法合規地開展業務活動是企業可持續發展的基礎。物業服務行業發展不均衡，其日常工作繁雜，從業人員良莠不齊，加之物業項目分散給日常管理帶來不便等因素的影響，凸顯出財務管理和財務監督工作的重要性。比如，個別小物業公司或小項目，因為人手緊張，安排會計兼任倉庫保管、出納兼任檔案管理等不相容職務，給預防舞弊的發生留下了隱患，而良好的會計管理模式有助于消除這些隱患。

三是優秀的會計管理模式應當能夠完美處理好業財融合問題、能夠有力促進物業服務工作開展。財務管理工作包括會計核算、財務分析、財務控制、財務監督等各個環節，應當貼合物業公司各個項目的實際運營需要。準確的會計核算數據是對已發生業務的財務總結;財務分析有助于尋找項目運營中存在的問題;財務控制和財務監督能有效保證公司和業主的財產安全并完成預定經濟目標。物業項目日常的服務工作迫切需要會計人員的參與、支持和協作。

四是會計管理模式的選擇要尊重業主方的要求。有些商業服務項目或辦公樓項目服務要求較高。業主方對物業項目會計管理有具體要求，這些要求包括會計人員的配置、票據的流轉程序、項目物業服務資金收支的審批權限等，并在物業費收支預算、招投標文件或合同中單獨約定了配置會計人員的開支標準。這種情況在酬金制物業服務項目中尤為常見，物業公司在選擇會計管理模式時應當重視這些要求。

五是合適的會計管理模式應當與會計工作量掛鉤，并兼顧成本效益原則。項目大、對應的收支業務量也大，需要配備更多的會計力量;商業、辦公樓宇的面積可能不大，但業務種類多，業務量也就更多，細致的財務分析工作更需要時間，所以要適當增加會計人員配置。物業公司要追求經濟效益，其管理模式應當講求投入產出比。作為勞動密集型的物業公司其利潤率并不高，如果一味地追求完善制度、一味地增加投入，勢必不利于企業長期發展。因此，選擇會計管理模式也要兼顧經濟效益。對于一些同城較小的住宅項目、部分竣工移交的項目以及非全權委托管理的服務項目，可以適當減少人員配置。

三、物業公司普遍采用的會計管理模式

（一）會計人員駐場管理模式，即安排專門的會計人員在物業服務現場開展針對該服務項目的會計核算、財報編制、財務分析、財務監督等財務工作。駐場管理模式克服了地理空間不便的困難，其優點在于直接、高效，跟通常的工廠、商店類企業的會計管理模式幾乎沒有差別。缺點就在于人員配置數量多、人工費用高。如果物業項目較小，這種模式比較浪費。

（二）集中式會計管理模式，即所有會計人員均集中在物業公司總部開展會。計工作，各個物業服務項目只安排專職出納員或兼職內勤負責項目出納崗位的具體工作。優點是會計核算處理效率較高，但這種管理模式下，會計的注意力往往僅集中在項目內勤或出納傳遞上來的單據和數據上，對于未知的其他項目信息無法做出及時的財務判斷。財務相關的要求無法及時傳遞到項目部，項目部需要會計支持的訴求無法及時反饋到財務系統。相關信息傳遞周期長、效率低、效果差，尤其是無法及時響應政府加強對公眾利益監管的要求。并且會計工作滯后于項目部的經營管理過程，不能有效地發揮會計工作在企業經營管理過程中應有的作用。對于一些重大物業項目而言，這種會計管理模式下項目部的財務工作力量不足，財務監督控制缺失，不利于保證收入完整性。

（三）區域會計管理模式，即每個項目只安排出納崗位，由一個區域會計同時負責幾個項目的核算和財務管理工作。這種模式下，區域會計到所負責的項目部開展會計核算、財務管理工作，可以有效解決集中式管理模式下項目財務工作信息傳遞不暢通、業財融合效果差、財務監控缺失的缺點。其優點：（1）會計人員身處項目現場開展工作，可以直接與業務人員對接、快速掌握業務情況，做出判斷，從而能夠提高會計信息傳遞的準確性和及時性，為提高會計核算質量提供了有利條件。（2）會計人員在業務起點就介入物業項目的經營管理，可以為運營工作提供及時有效的財務支持，為物業公司加強基層項目內部控制、減少和規避財務風險打下堅實基礎。（3）區域會計接受公司財務部的領導和培訓，參與項目部的日常運營，可以經常將公司總部的財務要求和指示及時傳遞到物業項目部，能夠配合項目部領導貫徹落實公司總部的經營理念。（4）物業基層項目部的業務收入種類多、頻次高、項目雜，且現金交易比重較大。實行區域會計管理模式，使得物業公司基層財務監督的力量得到加強，有助于防止舞弊的發生。（5）一個區域會計按照工作量大小負責多個項目的財務工作，可以有效分攤財務人員成本，有助于降低小面積物業項目的人工成本。當然，由于物業項目分布于不同地區，有些項目相隔較遠，實施區域會計管理模式會產生額外的在途時間成本和交通成本。此外，一些大型住宅項目的會計工作業務量較大，商業、辦公樓項目的財務核算分析要求更高，所以區域會計模式無法保證足夠的工作時間，這些項目不適合采用區域會計管理模式。

四、大中型物業公司選擇會計管理模式策略

大中型物業公司通常在管的物業項目較多，為了適應物業服務工作的開展，本文認為物業公司選擇會計管理模式時應當根據以下因素來確定：

（一）對于酬金制物業項目，理論上因為物業公司收取管理酬金后、物業項目所有的業務收支和結余都歸屬于業主方，所以物業服務合同中對此通常都會有約定，且還會約定會計人員的數量、薪酬等具體條款。物業公司只需要按照合同條款的約定安排會計人員。這類項目通常都會采用會計人員駐場管理模式。也有少量規模較小的居住類酬金制物業項目合同中會約定、酬金中已經包含會計人員的成本，此外如果合同、招投標測算中未列示會計人員的成本開支，則意味著項目會計人員成本由物業公司承擔。這種情況下，由于項目規模小，從適宜性角度出發，宜采用區域會計管理模式。既能滿足核算、管理的需求，又能有效控制相關成本。通常大型居住類住宅項目涉及業主戶數多、意見較難統一、社會影響較大，極少采用酬金制管理方式，一旦采用酬金制方式，必須約定采用駐場管理模式，以快速有效地應對大量的單據流轉、核對、核算、分析及監督工作。

（二）包干制方式下，大型、特大型的居住小區、重要的商業樓宇和辦公樓宇項目是物業公司的主要業務構成部分，也是物業公司關鍵的利潤來源。抓住了這些項目的運營和管理，物業公司的盈利就有了可靠的保障。這些項目的客戶多，收支業務類別多，收費依據繁雜，業務數據、往來款項核對的工作量多，以至于會計核算、財務預算編制、財務分析的數據量也同比加大，因而需要強有力的會計工作力量。為了有效保證會計核算的及時性、準確性和財務監督的有效性，應當采用駐場管理模式。雖然成本較高，但有利于保證會計核算質量和物業項目財務管理水平，有利于從財務維度保證企業可持續發展。

（三）對于地理位置相近、建筑物類型相同且規模不大的物業項目，無論是酬金制還是包干制，都可以采用區域會計管理模式。區域會計管理模式的優缺點介于駐場式管理模式和集中式管理模式之間，它靈活機動，適合幾個地理位置相近的同類別中、小型物業項目的會計管理工作。它既能滿足會計核算及時合規、業財融合提高效率的需求，又能兼顧成本效益。該種模式尤其適用于地理位置相隔不遠、面積在10萬平方米以下的住宅項目。既可以保證會計核算質量，又便于有效地控制會計管理成本。

（四）對于一些顧問項目、單項的保安（保潔）項目和物業前期介入項目，由于其收入來源單一，收支業務數量少，相對所需的數據核對、會計核算的工作量少，財務分析、財務管理壓力輕，因此選擇集中式管理模式就可以滿足日常工作的需要了。

（五）跨地區的全權委托物業服務項目，地理位置離總部相對較遠，通訊和交通成本相對較高，但管理要求應該采用與總部地區同樣的標準。對于很小面積的住宅樓（3萬平方米以下）可以采用公司總部集中核算管理模式。其他的無論是住宅小區還是商辦樓、無論是酬金制方式還是包干制方式，都應當采用駐場管理模式。如果在外埠同一地區相近的位置同時有幾個物業服務項目，就可以按照工作量的多少和財務管理的要求選擇當地集中式管理或區域管理模式，其參考的依據是上文（一）至（四）的內容。

當然，物業公司的會計管理模式選擇沒有恒定模式和一成不變的原則，而是需要結合物業公司的實際經營狀況、結合需要提供服務的建筑物（樓宇、小區）的規模、管理的要求和合同的約定等諸多因素統籌安排。如果一定要歸納出一個原則，既要符合法規和合同的要求，又要滿足物業服務經營工作對會計工作的要求，還要兼顧成本開支和效益產出。

作者簡介：

管奕，上海建工集團投資有限公司，外派子公司財務經理，會計師。