如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的價值

顏艷

【摘要】伴隨現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新時期在組織人力資源管理工作中對人事檔案等工作越來越重視。本文圍繞人力資源管理中的人事檔案管理工作，探究了人事檔案的重要價值，分析了目前組織在人事檔案管理方面存在的問題，最后針對促進(jìn)人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮有效的價值提出了相關(guān)的建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 ?人力資源管理 ?價值 ?意義 ?措施

在組織發(fā)展的進(jìn)程中，需要不斷加強(qiáng)人力資源管理體系的優(yōu)化，這樣才能更好地提升人力資本管理效能，進(jìn)而為組織發(fā)展提供強(qiáng)大的人才支撐。人事檔案作為人力資源管理工作體系中重要的構(gòu)成要素，加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)管理成為目前組織探索和探究的重點。當(dāng)然組織在人事檔案管理方面還存在一些不足之處，影響人事效用的發(fā)揮，加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮價值的路徑探究具有重要的社會意義和現(xiàn)實價值。

一、人力資源管理中人事檔案的重要性分析

人事檔案記載了一個人一生的成長過程，對組織而言人事檔案管理工作的開展，為人力資源管理各個模塊工作的順利實施提供了重要的參考支持，具體而言，一方面通過全面加強(qiáng)人事檔案管理工作，對職工各方面的信息以及履歷等進(jìn)行補(bǔ)充完善，可以便于查閱人事檔案相關(guān)的信息，進(jìn)而對員工的綜合表現(xiàn)等進(jìn)行分析研究和判斷，以此便于為人才選拔任用及培養(yǎng)等方面提供重要的參考依據(jù)。另一方面人事檔案是組織一項重要的基礎(chǔ)性工作，可以對職工一定時間內(nèi)的情況和工作相關(guān)的信息等進(jìn)行搜集、整理和歸檔等，進(jìn)而可以為組織人事考核等工作提供參考，這樣可以引導(dǎo)廣大職工不斷結(jié)合自身的崗位等加強(qiáng)自我控制和約束，投入更多的精力等融入到工作中來，不斷提高自身的工作動力，創(chuàng)造更大的價值，在實現(xiàn)自身人生理想的同時也為組織創(chuàng)造更多的績效，實現(xiàn)雙贏。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作實施現(xiàn)狀分析

在組織人力資源管理工作開展過程中目前針對人事檔案管理工作組織對其重要性認(rèn)識不足，沒有有效提升人事檔案管理工作的規(guī)范性和高效性，具體存在的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）人事檔案意識不足，管理模式不夠創(chuàng)新。一方面組織對人事檔案管理工作沒有一個清晰的認(rèn)識，沒有將其作為一項重要的基礎(chǔ)工作來進(jìn)行部署和安排，甚至一些人員為了獲得好的前途或者評價，對個人的人事檔案信息等進(jìn)行更改。在人事檔案管理方面還存在檔案丟失、檔案整理資料不規(guī)范、檔案人事信息等泄露等問題，從而難以提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。另一方面人事檔案管理模式比較固化，缺乏創(chuàng)新，組織沒有結(jié)合實際等不斷建立完善的人事檔案信息化系統(tǒng)，在相關(guān)資金的投入及硬件軟件設(shè)施的配置等方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（2）人事檔案信息利用深度不夠。目前組織在開展人事檔案管理工作的過程中主要是關(guān)注人事檔案信息有沒有及時補(bǔ)充完善和進(jìn)行歸檔，對于人事檔案相關(guān)的信息如何利用，如何發(fā)揮人事檔案信息在人力資源各個模塊工作中的作用和效用等方面缺乏深入的研究和思考，沒有結(jié)合實際全面提高人事檔案信息利用成效，從而不利于組織人力資源以及其他管理業(yè)務(wù)工作的穩(wěn)定有效開展。

三、新時期提升人事檔案在人力資源管理中的價值路徑分析

為了進(jìn)一步提高組織人事檔案管理成效，切實發(fā)揮其在人力資源管理中的有效價值，建議從以下幾個方面來進(jìn)行探究完善：

（1）提升對人事檔案管理工作的重視性，并不斷完善基礎(chǔ)管理體系。人事檔案是組織一項重要的基礎(chǔ)工作，無論是對個人成長還是組織發(fā)展都具有重要的作用。為此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)政策的宣傳培訓(xùn)，提高組織全員對人事檔案管理工作的重視性，并引導(dǎo)他們結(jié)合實際自覺地對人事檔案信息等補(bǔ)充完善和積極提供，從而切實提高人事檔案信息的完整性。同時要圍繞人事檔案管理工作加強(qiáng)建章立制，結(jié)合國家相關(guān)的檔案管理要求和規(guī)范對人事檔案管理工作如何開展提出明確的要求和導(dǎo)向，加強(qiáng)人事檔案管理權(quán)責(zé)分配，設(shè)置專門的部門和人員來開展人事檔案管理工作，對人事檔案各類信息如何收集、整理歸檔以及利用等方面建立清晰的流程等，切實保證組織人事檔案管理工作扎實完善開展。

（2）加強(qiáng)人事檔案管理模式的創(chuàng)新。要在不斷完善和補(bǔ)充組織人事檔案管理信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的檢查，確保檔案信息真實全面，同時對人事檔案管理工作加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，引入現(xiàn)代信息技術(shù)等建立完善的人事檔案信息化平臺，針對不同的人事檔案進(jìn)行分類整理和歸檔，完善信息化功能模塊，從而更好地提高人事檔案綜合規(guī)范管理成效。

（3）加強(qiáng)人事檔案信息的利用。在圍繞組織人力資源管理各項工作的開展針對如何利用人事檔案信息等進(jìn)行分析研究，對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行及時利用，將其和組織培訓(xùn)、人力資源規(guī)劃、人才培訓(xùn)以及選拔任用、績效考核和薪酬體系完善等工作全面融合起來，將人事檔案信息中的關(guān)鍵要素進(jìn)行提取，以此為基礎(chǔ)將其和組織其他人力資源管理以及業(yè)務(wù)工作等進(jìn)行融合，進(jìn)而全面提高人事檔案信息的綜合開發(fā)利用價值。

此外還應(yīng)當(dāng)圍繞人事檔案管理工作不斷提高人力資源隊伍的綜合素質(zhì)，尤其是人事檔案管理人員要不斷加強(qiáng)政策、理論以及專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)，不斷提升他們的職業(yè)技能和服務(wù)意識等，引導(dǎo)他們結(jié)合組織的發(fā)展戰(zhàn)略等圍繞如何提升人事檔案綜合利用價值等方面積極探索，形成更多的成果，積極探索人事檔案體系化建設(shè)的新模式和方法，切實提高人事檔案綜合利用管理成效。

總之，對于組織而言人事檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)工作，也是需要認(rèn)真研究和規(guī)劃部署落實的基礎(chǔ)項目，只有結(jié)合組織實際不斷完善人力資源管理體系，加強(qiáng)人事檔案管理的綜合性，這樣才能不斷提高人事檔案管理成效，為組織健康有序發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)和強(qiáng)大的信息支持。

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