高校人事檔案數字化工作室建設探析

馬進

【摘要】人事檔案數字化符合信息時代的要求，改變了檔案業務的工作模式，具有提高工作效率、保護紙質檔案、防止篡改檔案等優點。“兵馬未動，糧草先行”，建設一個安全可靠、工作方便的數字化工作室是檔案數字化工作成功開展的第一步。

【關鍵詞】人事檔案? 數字化? 數字化工作室? 建設方案

一、總體目標

人事檔案數字化工作室建設的總體目標是：全面加強信息化建設，提升檔案服務水平，實現“一流管理，一流服務”。對工作室進行用電改造，保證用電安全;采購硬件設備，不僅滿足當下的業務需求，同時為未來的業務需求留出冗余空間;建設檔案業務內網。

二、實施步驟

1.需求分析

“知己知彼，百戰不殆”，一定要摸清高校人事檔案數字化工作的范疇和需求，才能有針對性的建設數字化工作室。

高校人事檔案數字化工作主要包括以下幾個方面：

（1）檔案接收、整理。檔案部門接收的新檔案往往沒有系統地整理過，需要根據《干部人事檔案工作條例》所規定的檔案整理標準進行整理建檔。人事檔案每年都會新增材料，這些材料也需要進行預先整理才能掃描、入檔。

（2）錄入人事信息、目錄信息。人事信息包括姓名、籍貫、單位、學習經歷、工作經歷等;目錄信息是《干部人事檔案工作條例》所規定的十大分類信息。這些信息都需要錄入人事檔案數字化管理系統。

（3）檔案掃描、數字檔案掛接、圖形處理。檔案材料用掃描設備掃描成數字圖片;數字圖片再掛接到人事檔案數字化管理系統，與目錄信息建立連接;最后數字圖片進行高清處理，生成高清圖片。

（4）驗收。對數字化成果進行驗收，檢查成品質量。

根據調查，我國中等以上規模高等院校的人事檔案，數字化加工的需求一般為3000至8000卷，會產生檔案數據30萬至80萬條，數字圖片120萬至320萬張，至少占用計算機存儲空間600GB至1.6TB。

應在檔案安全、注重效率的前提下，根據現有條件確定數字化加工團隊的規模。數字化加工團隊至少要有兩人組成，一個典型的團隊應當包括檔案整理員、材料錄入員、掃描員，共需4-6人組成。配套的辦公空間在20-30平方，需掃描儀3臺，計算機5臺，打印機1臺。

2.設備選購

在前期調查分析典型人事檔案數字化需求的基礎上，筆者設計了一套設備采購方案，組成的網絡拓撲圖如下所示：

方案中所有檔案數字化工作產生的數據存儲在服務器上。服務器選購12核CPU，64G內存，強大的并發處理能力足以應對多客戶端對服務器的訪問;選購4塊10T的企業級硬盤組成RAID5磁盤陣列，兼顧空間利用率與安全性，即使1塊硬盤損毀，也能保證數據安全。方案中選購了一臺NAS網絡存儲器用來備份服務器中的數據。NAS通過網絡連接服務器，定時對檔案數據進行自動備份。NAS與服務器放在不同的房間，保證備份數據的安全。

方案中選用了松下KV-S7097掃描儀，該掃描儀有ADF掃描和平板掃描兩個方式。平板縱向掃描時間<0.8秒，橫向掃描時間<0.52秒。掃描儀有一鍵掃描功能，可將設定好的掃描作業預先通過計算機登記到掃描儀，一鍵掃描。計算機需要對原始檔案圖片進行高清處理，需要較高的圖形處理能力。計算機安裝數字化加工軟件，需要有較大的內存和高速CPU。方案選用的計算機配置有酷睿I5-8500 CPU，8G高速內存，1T硬盤，獨立顯卡擁有4G顯存。

方案選用24口千兆網管交換機，該機能最多支持24臺設備連接到網絡，并有較好的可擴展性。該機支持多種安全認證方式，支持MAC地址過濾和端口過濾功能，能有效防范病毒攻擊，提供安全可靠的網絡服務。

3.改造電路

數字化工作室用電設備多，有些設備峰值功率接近1.6千瓦，辦公室一般也沒有足夠的插座，通過插排擴展用電不安全。因此建議對工作室進行電路改造，在保證用電安全的前提下穩妥開展檔案數字化工作。工作室設備用電功率如下表所示：

經計算全部設備峰值功率為5.74千瓦，單相220V電壓，額定電流為I=P/U=5.74*1000/220=26A。根據國標GB4706.1-1992/1998規定的電線負載電流值，4平方銅芯線允許長期負載電流為：25A—32A，6平方銅芯線允許長期負載電流為：32A—40A。工作室用電要有足夠的冗余空間，因此方案選用6平方銅芯線進行電路改造。

4.改造網路

數字化工作室上網的設備很多，網絡插頭不夠，星型的網絡結構也意味著網絡中心結點要有較高的吞吐量，因此工作室進行網路改造十分必要。局域網中常見的網線有雙絞線、同軸電纜、光纜三種。雙絞線因物美價廉的特點，是綜合布線工程中最常用的傳輸介質，成為局域網布線的首選。目前超五類、六類雙絞線使用最為廣泛。超五類線可以很好的支持百兆網絡，在傳輸過程中的抗干擾性能較強，衰減小，性價比高，但支持千兆網絡時會略顯吃力。六類線可以穩定支持千兆網絡，其傳輸速率遠高于超五類線。我們可以根據使用場景選擇線材，如果網路布線長度超過100米選擇六類線，小于100米選擇超五類線。

三、結語

“干部人事檔案是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。”人事檔案數字化是功在當代，利在千秋的大事要事，必將開啟干部人事檔案工作的新篇章。