高校檔案管理創新措施研究

趙萍

摘? ? 要：普通高等學校是向社會輸送人才的地方，檔案管理是高校發展中的重要元素，因此如何建立完善嚴謹的檔案管理體系，應該引起各院校工作人員的重視，很多院校有意識地整改檔案管理制度，但由于管理模式老套，在管理中沒有充分發揮現代科技給管理帶來的便利。本文詳細闡述了高校檔案管理困境和如何實現高校檔案管理的創新。

關鍵詞：高校;檔案管理;創新措施

1 高校檔案管理存在的困境

1.1 檔案信息利用率低

高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價值，除了本身所具有的事實記錄可供查閱之外，高校檔案中還蘊藏著豐富的精神資源和人文財富。比如，學生黨員等各類優秀學生的個人檔案對于高校進行思想政治教育工作有極大的幫助，高校可以積極發揮黨員的模范帶頭作用，推進高校的思想政治教育工作和對外宣傳工作。據有關學者調查發現，高校檔案資源中最常被利用的往往是教學檔案，主要包括學生成績單、學位證明等，這與當下用人單位對于畢業生的要求有關;其次為財會和黨群類檔案利用較多，而科研和外事類檔案利用率普遍較低[1]。這說明，當前高校的檔案信息利用率較低，且分布不均勻，尤其在學術研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

1.2 檔案管理技術滯后

信息時代數據更新非常之快，數字檔案越來越受歡迎，它將資源數字化加工后，運用計算機軟件對檔案信息進行管理，并運用網絡工具對用戶提供服務。高校在建立數字檔案之初，開發信息錄入、檢索、整合等工具，實現了由傳統紙質檔案到數字信息化的進步。然而，很多高校存在管理技術滯后，不能及時跟上信息的更新速度，導致很多檔案信息陳舊甚至不準確的現象依然存在。當用戶再次檢索查詢時，出現數字檔案信息不全面、不準確的情況，往往也無法找到最原始的紙質數據，無法滿足用戶對最新數據的需求，這就大大降低了數字檔案的利用價值，失去了它應有的優點。

2 高校檔案管理工作的創新策略

2.1 增強教職工的檔案觀念

隨著信息化的發展，人們檔案信息的更新加速，檔案管理意識在人力.資源管理中發揮著越來越重要的作用。檔案管理主要用于個人發展以及學校管理。在職工記錄的管理以及使用過程中，職工已經深刻認識到完整記錄對于他們自身發展的重要性，以提高對記錄管理的認識并熱門檔案的概念。此外，加強職工重視檔案的觀念，將有助于職工積極配合檔案管理服務工作，有效提高職工檔案的完整性，為檔案管理工作打下良好基礎。

2.2 建立健全高校檔案的管理制度

高校檔案管理系統的建立以及完善，不僅要根據檔案工作的要求，還要對檔案管理人員進行評價。管理系統必須闡明高校檔案的管理內容，并將每個時期的檔案中生成的數據記錄在檔案中。檔案資料、論文以及其他內容必須在檔案中標準化。嚴格檢查檔案的全部內容，闡明如何使用檔案，并闡明檔案的訪問以及使用權利。在評估記錄管理工作中，有必要評估業務能力，專業技能等方面，并評估工作的實際效果[3]。對于歸檔問題，包括檔案傳輸記錄，過時的歸檔等，應評估問題的嚴重性，并檢查歸檔員的工作。

2.3 創新高校檔案管理方法

高校檔案管理服務水平的提高不能與服務方法的創新脫節。高校的不斷發并展產生了大量的檔案。因此，在信息技術飛速發展的背景下，高校檔案管理應與信息技術積極結合，以滿足高校檔案管理發展的新要求，并提高信息技術水平，提高高校檔案管理的有效性。在創新高校檔案管理服務模式時，首先要使高校檔案管理人員認識到現代管理，也就是說，積極將現代信息技術引入圖書館。掌握具體的檔案管理發展過程，充分發揮圖書館信息管理的作用，有力地促進高校檔案管理工作的順利進行。其次，在信息時代的背景下，高校必須充分重視信息建設，將信息技術合理地引入高校管理過程中，并有效地保持發展水平。最后，提高檔案資源的使用效率。在不斷.發展的過程中，高校正在積極建立檔案管理計算機化系統，以確保充分利用檔案資源的作用，從而最大程度地管理高校檔案。

2.4 增大檔案資源的開放度

高校檔案資源管理的最終目標是為目標用戶提供信息服務。因此，為了有效地提高高校檔案資源的利用效率，必須提高高校檔案資源的開放性。首先，我們需要對信息服務有很好的了解，明確我們的責任以及義務，并促進信息資源的實時共享。高校檔案管理辦公室應作為信息載體，為用戶提供更好的信息服務。其次，高校檔案管理部門要積極與高校圖書館、信息管理部門等部門建立緊密的合作關系，并利用大量的信息資源進行共享。并促進高校各部門信息的流通以及使用[4]。最后，高校檔案管理員確實需要意識到共享信息并不意味著完全開放。在共享信息的同時，應高度重視信息安全。因此，高校可以積極引進國內外先進的管理技術，創新檔案管理方法，確保信息的安全使用，從而有效地確保安全性。

2.5 引進復合型檔案人才

新時代高校檔案管理對于工作人員的要求已不止于本專業領域的基礎技能，同時擁有計算機、互聯網專業技術甚至其他各專業專項技能的綜合能力人才越來越被需求。高校針對現有的人員應提供充足的學習培訓機會，挖掘潛力;另一方面要招賢納士，廣泛吸收優秀的綜合素質人才，以此來加快高校檔案管理整體水平的提升速度。

2.6 檔案信息的分類和規劃須準確

深入挖掘檔案信息，檔案種類的劃分必須具有針對性，要完全針對檔案的內容和性質進行，提高檔案的利用效率。重視檔案信息的補充和完善，對殘缺的信息及時增補，保證錄入到系統中的信息是完整的、準確的。加快檔案資源體系的構建，以便利用檔案信息高質量的服務于全校的師生。

結束語

總而言之，社會在進步，這些推動了高校檔案管理的模式，促進了改革。在提高檔案管理效率的優勢下，相關部門工作人員對于檔案的管理態度一定要認真，無論是資料的收集和整理，還是信息真實性的調查，或者使用新科技，任何環節都馬虎不得，滿足檔案的管理和學生的發展需要。相關部門對于暴露出的問題要及時進行探究、解決，保證檔案管理的安全性，防止出現病毒入侵、外來優盤插入等情況。

參考文獻：

[1]徐中華.做好高校檔案利用服務工作的途徑分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2018，34（06）：139-140.

[2]董央央.探討如何構建高校檔案工作新模式[J].才智，2018（17）：207+209.

[3]胡建紅.高校檔案評估給高校檔案管理帶來的新思考[J].呂梁教育學院學報，2018，35（01）：86-87.

[4]郭婷.大數據時代高校檔案管理理念的轉變[J].文學教育（上），2018（03）：166-167.