如何做好事業單位檔案整理工作

朱琛

摘要：事業單位檔案管理工作本身和運營方式存在較大的聯系，傳統的紙質檔案的管理制度在新技術、新變革的沖擊下逐漸不能適應當前的業務需要。為了讓事業單位的檔案整理工作更好的開展，就應當進一步推動事業單位檔案整理工作的發展，運用創新手段做好事業單位的檔案整理工作。本文就如何做好事業單位檔案整理工作的相關對策進行了闡述，希望可以進一步提升事業單位檔案管理的效率。

關鍵詞：事業單位;檔案整理;有效方法

對事業單位的檔案進行整理，主要的意義在于：一是，保存的資料和事跡便于日后業務需要時候的方便調閱;二是，在應急需要的時候，能夠提供有力的支持證據。另外，檔案材料也是事業單位在開展運營活動的參照物，事業單位在開展新工作、新項目時，能夠借鑒前人的檔案材料、豐富經驗、少走彎路，提升活動的效率、質量。事業單位的檔案整理水平高低事關事業單位的長遠發展，必須引起高度的重視，避免出現管理的隱患。檔案整理的各項工作如果做不好，會影響各項工作的未來開展，“以史為鑒可以知興替”。通過檔案整理的各項材料查閱，可以讓后人學習與借鑒，從而再更好地提出合理解決應對的方法。所以，無論何時何地，工作負責人都應當對單位的基礎情況、未來發展、制度組織做好記錄、整理與保存的工作，以協助事業單位更好地應對業務變幻，確保單位的穩健長遠發展。

一、事業單位檔案整理工作的原則

1、注意文件材料的完整性。

事業單位對單位的文件材料進行整理時，需要保持事業單位工作的內在聯系，遵循文件材料的形成規律以及形成特點。在整理文件材料時，注意文件材料的整體性，注意文件材料本身要完整，比如，文件的正文與附件、請示以及批復是不可分割的。只有這樣才利于遵循文件材料形成的規律，提高檔案整理工作的質量與水平。

2、保持文件之間的有機聯系。

事業單位每份文件之間必然存在一定的聯系，在文件的形成和來源中都具有一定的聯系，尤其是在文件內容和文件形式上也具有一定的聯系。事業單位不論是本單位產生的，還是上級單位下發的相關材料和指示，都與文件來源產生了密不可分的聯系。文件之間的聯系體現出文件之間的規律和特點，我們不能割裂文件之間的有機聯系，在事業單位檔案整理工作中必須保持其來源方面的固有聯系，不可隨意拆散，反之，就會破壞文件體系的內在和利用價值。

3、便于檔案的保管和利用。

事業單位檔案整理工作的最終目標是為了對檔案實體進行科學的管理和有效提供利用，因此，在檔案整理工作中，檔案整理人員需要時時刻刻從有利于檔案保管和利用出發。在整理的工作中，要充分尊重文件之間的聯系和檔案的來源，充分考慮到檔案保管的可利用性，采用有效的整理方式滿足檔案的保管和利用需要。

二、如何做好事業單位檔案整理工作

1、規范歸檔的范圍。

檔案整理工作是事業單位工作的重要組成部分，在進行檔案整理時，必須要保障文件信息的完整性和齊全性，對檔案整理的范圍進行科學的規劃，將各類文件的整理方式制定出合理的制度，要求檔案整理人員按照相關的制度標準去整理檔案文件。事業單位的歸檔范圍主要是以實際的活動為主，能夠明確地反映出檔案整理的內容，展現出事業單位日常的各項經濟活動。對于接收到的資料，應該明確資料屬于哪方面的內容，要保證企業的各項檔案資料都要完整地進行歸檔，防止出現檔案遺漏情況的產生，確保檔案資料的價值。在事業單位的檔案管理中主要是由定期保管和永久保管兩部分組成，定期保管需要結合檔案的特點，規定出檔案管理的期限。而永久保管的檔案，需要無限期地保存下去，并且里面涉及了大量的職能活動，是企業各項經濟活動內容的展現，對社會的發展和企業檔案的永久保存具有重要的作用。

2、要重視檔案整理工作。

要做好檔案整理工作的基礎就是要得到領導的支持，事業單位領導、檔案負責人必須要意識到檔案整理的重要性，參考一些優秀的事業單位整理工作典范，認識到檔案整理對于業務的支持、幫助的重要性，幫助單位領導、單位檔案整理負責人形成新的認識、新的態度，重視檔案整理的工作，提升檔案整理的質量效率。各級領導、負責人也要對市場上新的整理技術、整理工具進行了解，必要時候引進合適本單位的處理設備、處理技術以便更為有效管理復雜、繁多的檔案資料。同時，領導也要引入一些技術處理的外部高端力量、能力較強的人才來改善、優化檔案的整理工作，確保檔案整理的改革優化、執行到位。

3、加強對歸檔文件的整理。

事業單位的檔案整理活動主要是指按照檔案管理的規定，進行一系列的檔案裝訂、檔案分類、檔案編號和檔案排列等工作，這些工作是檔案整理工作的重要組成部分。在檔案整理的過程中，必須要保證檔案的齊全性和完整性，及時地進行檔案的歸檔，并對出現問題的檔案進行合理的修訂，加強對歸檔文件的整理，促進檔案整理的合理性。

4、建立健全檔案整理的規章制度。

事業單位要做好檔案整理工作的前提是制定切合實際的規章制度來規范此項工作。事業單位要建立相應的檔案整理規章制度，強化規范管理，對檔案整理進行統一規范，使事業單位的管理人員在進行檔案整理的過程中，能夠有章可循，有法可依，走上規范化發展之路。在此基礎上還要狠抓落實，確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案整理工作的順利開展。

三、結語

對于檔案方面的管理人員來說，在實際的工作過程當中，應當要立足于單位的實際情況，并且要不斷學習以及借鑒較為先進的管理方面的經驗，適應當前檔案方面的管理工作的最新形勢。在這個過程當中需要具有較強的保密意識以及具有高度的法制觀念以及意識，捉進事業單位的檔案方面的整理工作走向科學、規范以及法制的道路。

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