基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)研究

戴云云 肖相金

摘要：該文對(duì)高校圖書館座位管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，分析了圖書館座位利用的基本規(guī)律，基于簡單公平的原則，提出了基于“友好協(xié)商”原則座位管理的基本思路。該文是提高圖書館座位管理利用率和提升圖書館服務(wù)能力的創(chuàng)新性探索，也是將社交平臺(tái)與圖書館讀者服務(wù)結(jié)合的一次實(shí)踐，為圖書館引進(jìn)更多社會(huì)化軟件提高讀者服務(wù)質(zhì)量提供了參考。

關(guān)鍵詞：座位管理;友好協(xié)商;圖書館;微信

隨著社會(huì)對(duì)創(chuàng)新人才的需求越來越緊迫，高校圖書館除文獻(xiàn)、資料、圖書傳遞職能以外，還承擔(dān)著一部分教學(xué)職能，已成為高校的第二課堂。圖書館學(xué)習(xí)環(huán)境的不斷改善，吸引了越來越多讀者來館學(xué)習(xí)，圖書館座位的“緊俏”和如何高效利用座位資源，成為圖書館的管理難題。一些圖書館引入座位管理系統(tǒng)，這在一定程度上提升了座位的利用效率，緩解了座位管理上出現(xiàn)的問題，但在實(shí)際使用過程中，這些系統(tǒng)依然存在著一些不足。本文探討的基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)，是在盡量不影響讀者座位使用原有習(xí)慣的前提下，以友好公平的原則，提高圖書館座位利用率，從而提升圖書館服務(wù)能力與水平。

一、圖書館座位管理現(xiàn)狀

本研究通過高校圖書館門戶網(wǎng)站、搜索引擎、微信及電話在線咨詢等途徑，對(duì)江西省32所本科院校座位管理情況進(jìn)行了調(diào)研，調(diào)查結(jié)果顯示，江西省37.5%以上的本科高校圖書館已經(jīng)使用或正在建設(shè)座位管理系統(tǒng)。這些高校中使用的座位管理系統(tǒng)基本上都是“預(yù)約—簽到”模式。部分系統(tǒng)預(yù)約時(shí)，讀者可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看各區(qū)域座位的利用情況，根據(jù)喜好和需求選擇座位。也有的管理系統(tǒng)不支持預(yù)約，只能現(xiàn)場選座。在簽到方式上，有些系統(tǒng)采用刷卡機(jī)或者門禁閘機(jī)刷卡方式簽到，另一些座位管理系統(tǒng)則以掃描二維碼的方式簽到。最近兩年，出現(xiàn)了基于Beacon技術(shù)藍(lán)牙簽到模式。在管理軟件上，當(dāng)前應(yīng)用較早的座位管理系統(tǒng)基本上是需要下載和安裝專門APP，這樣讀者使用起來不夠方便快捷。

圖書館引入和使用相應(yīng)的軟件系統(tǒng)來管理座位，以此來提升座位的使用效率，收到了一定的成效，但也存在著一些問題。如未能充分考慮不同讀者需求，或者不同時(shí)段而進(jìn)行靈活的管理，其操作流程繁瑣，給讀者使用座位帶來了不便，增加了讀者的時(shí)間成本。為解決座位管理中的這些困難與矛盾，本文提出了一套基于友好協(xié)商原則、公平可靠、規(guī)則簡單、管理靈活的座位管理系統(tǒng)，以此來全面提升圖書館服務(wù)的效率和效能。

二、基于“友好協(xié)商”原則座位管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）座位需求的基本規(guī)律

筆者從事圖書館座位管理相關(guān)工作多年，發(fā)現(xiàn)在普通的二本高校中，只有少數(shù)讀者經(jīng)常到圖書館學(xué)習(xí)并使用座位。通過對(duì)某高校圖書館2017-2019年入館數(shù)據(jù)的分析（如表1）發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常到館的讀者所占的比例大約為20%，基本符合帕累托原則（Pareto Principle）。帕累托原則，也稱“二八定律”、關(guān)鍵少數(shù)法則（Vital Few Rule）、不重要多數(shù)法則（Trivial Many Rule），廣泛應(yīng)用于社會(huì)學(xué)和管理學(xué)等各個(gè)領(lǐng)域，帕累托法則可以表述為事件80%的影響來源于20%的原因。

圖書館在進(jìn)行座位管理時(shí)，20%經(jīng)常到館的讀者固然是圖書館的重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象，但同時(shí)也要保證其他80%讀者的正常權(quán)益。對(duì)于經(jīng)常到館學(xué)習(xí)的讀者更容易接受并遵守座位管理規(guī)定，以此來保證他們的座位需求，但對(duì)于不太經(jīng)常到館的讀者可能不愿意為了偶爾到館而去了解座位管理規(guī)定、安裝APP或者預(yù)約座位等。

圖書館座位的利用也并不是一直都處于高峰期或者座位緊張期，如在臨近期末考試或者有其他特殊需求時(shí)座位才處于緊張狀態(tài)。根據(jù)帕累托法則，也可以認(rèn)為圖書館座位只有20%的時(shí)間內(nèi)處于緊張期，80%的時(shí)間內(nèi)是處于充裕狀態(tài)。在圖書館各個(gè)座位的利用上，也基本遵循帕累托法則，即大約20%的座位位置是“熱門”的，最受讀者歡迎的，如有電源的座位、光線好的座位等，這些讀者眼中的“熱門位置”也是容易發(fā)生爭執(zhí)和矛盾的重要因素。

（二）設(shè)計(jì)原則

圖書館在進(jìn)行座位管理設(shè)計(jì)時(shí)需要充分考慮座位的供需情況，在保證座位利用效率的同時(shí)，要兼顧公平性和便捷性。“友好協(xié)商”原則是指盡量不給讀者使用座位增加額外的操作過程，只在座位緊張或使用有沖突時(shí)友好協(xié)商處理。讀者選擇座位遵循先到先得，若讀者使用完離開，座位可直接供下一位讀者選擇;座位處于充裕狀態(tài)時(shí)，即到館讀者人數(shù)少于座位數(shù)的情形下，讀者可自由選擇座位，不需要預(yù)約等額外操作;只有當(dāng)座位使用存在沖突時(shí)，才需要借助管理系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。

（三）平臺(tái)選擇

當(dāng)前，大多圖書館引入的座位管理系統(tǒng)，讀者需要下載APP、在線注冊(cè)之后才能進(jìn)行預(yù)約并使用座位，這使得讀者使用座位體驗(yàn)較差，尤其對(duì)那些偶爾才到館學(xué)習(xí)的讀者增添了較大障礙。因此，本系統(tǒng)將使用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行管理，減少了下載APP、注冊(cè)等煩瑣的環(huán)節(jié)。

微信已廣泛應(yīng)用于讀者的移動(dòng)設(shè)備中，基于微信平臺(tái)開發(fā)座位管理系統(tǒng)，讀者不需要重新下載安裝專屬APP，不多占用手機(jī)硬件資源，但又可實(shí)現(xiàn)專屬APP的強(qiáng)大功能。同時(shí)，座位管理時(shí)若需要讀者之間進(jìn)行協(xié)商，可應(yīng)用微信的即時(shí)通訊功能，在用戶完成綁定之后，可能通過微信實(shí)時(shí)接收和反饋協(xié)商意見，具備了其它APP不具有的優(yōu)勢(shì)。

（四）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

基于友好協(xié)商的座位管理系統(tǒng)的前提是盡量不影響讀者使用圖書館座位的日常習(xí)慣，在座位不緊張時(shí)讀者無需通過座位管理系統(tǒng)進(jìn)行任何操作。只在座位緊張的情況下，或有讀者已占座而暫時(shí)不使用時(shí)，才需要應(yīng)用該管理系統(tǒng)。根據(jù)座位的實(shí)時(shí)情況，可以分為兩種情形來處理：第一種是暫時(shí)離座（如圖1），另一種是讀者想使用他人“暫時(shí)離開”的座位（如圖2）。圖中，N1為讀者暫時(shí)離開且無他人使用座位時(shí)保留時(shí)長，N2為讀者暫時(shí)離開期間有其他讀者要使用座位時(shí)的保留時(shí)長，N3為特殊時(shí)段讀者離開時(shí)座位時(shí)的保留時(shí)長。

如圖1所示，假設(shè)讀者A暫時(shí)離開座位時(shí)，系統(tǒng)將為A保留座位N1時(shí)間，N1時(shí)間內(nèi)該座位仍屬于讀者A。若在讀者A暫時(shí)離開期間內(nèi)，有讀者B欲使用該座位，則讀者A需在N2時(shí)間內(nèi)返回座位，否則將釋放座位，讀者B可使用該座位。

如圖2所示，讀者B欲使用已被A占用的座位時(shí)，借助座位管理讀者B與A進(jìn)行友好協(xié)商，協(xié)商的信息通過微信傳遞，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通。讀者B掃碼后，系統(tǒng)將詢問A是否繼續(xù)使用座位，A通過管理平臺(tái)進(jìn)行回復(fù)，若回復(fù)“否”則釋放座位，B可使用該座位;若回復(fù)“是”，則A需要在N2時(shí)間內(nèi)返回座位，否則座位釋放，讀者B可使用。

從以上流程可以看出，若座位未被他人占用（座位上沒有私人物品），讀者保留原來習(xí)慣，不需要其他操作直接使用座位。只有當(dāng)讀者暫時(shí)離開或使用他人已占用的座位時(shí)才需要應(yīng)用管理系統(tǒng)，以友好協(xié)商的方式進(jìn)行管理。同時(shí)，系統(tǒng)也對(duì)于某些特殊時(shí)段進(jìn)行了設(shè)置，如吃飯時(shí)間等，允許座位保留更長時(shí)間，做到人性化管理。

三、結(jié)語

本文提出和設(shè)計(jì)的基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)，旨在盡量不改變讀者使用習(xí)慣的前提下，提高座位的利用效率，提升圖書館服務(wù)能力，同時(shí)體現(xiàn)友好公平性。在綜合分析了當(dāng)前各圖書館座位管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀后，根據(jù)座位利用的基本規(guī)律，提出了基于友好協(xié)商原則的建立在微信公眾平臺(tái)的座位管理系統(tǒng)。是微信作為新媒介應(yīng)用于圖書館管理，解決圖書館實(shí)際問題的新嘗試。

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作者簡介：

戴云云（1980年-），女，漢族，江西南昌人，講師，碩士，江西警察學(xué)院圖書館館員。

肖相金（1984年-），男，漢族，江西贛州人，博士研究生，江西警察學(xué)院圖書館館員。

課題項(xiàng)目：

本文系江西警察學(xué)院科研項(xiàng)目研究成果（項(xiàng)目編號(hào)：2016YB002）。