外貿函電撰寫“三位一體”策略構建探究

吳石梅

摘? 要：《外貿函電》課程作為商務英語專業的核心課程之一，其課程教學目標是培養學生函電撰寫能力。函電撰寫能力是商務英語專業學生必備的專業核心能力之一。本研究依據外貿函電特點，從語言、語氣和內容三個層面構建“三位一體”函電撰寫策略，以期為提升外貿函電教學質量提供一定的參考。

關鍵詞：外貿函電;三位一體;策略;構建

中圖分類號：G640? ? ? ?文獻標志碼：A? ? ? ? ?文章編號：2096-000X（2020）24-0120-03

Abstract： As one of the core courses for business English majors， Foreign Trade Correspondence aims to cultivate students' ability of writing correspondence. The ability to write correspondence is one of the essential core competencies for business English majors. According to the characteristics of foreign trade correspondence， this study constructs the writing strategies of foreign trade correspondence from the three aspects of language， tone and content， hoping to provide some reference for improving the teaching of foreign trade correspondence.

Keywords： Foreign Trade Correspondence; the trinity; strategies; construction

《外貿函電》課程作為商務類專業的核心課程之一，其課程目標是培養學生畢業后必備的核心能力，即函電撰寫能力。該課程內容主要包含建立業務關系、詢盤、發盤、回復、銷售合同、包裝、保險、賠償、仲裁等不同主題信函的撰寫。《外貿函電》課程中的信函實際是指有著國際貿易關系的合作雙方由于彼此的業務往來而產生的信件。外貿函電信件是指用簡單樸實的語言，準確表達意愿，讓合作雙方非常清楚地了解寫信人的意圖。從某種程度上說，外貿函電的溝通類似于一場馬拉松式的談判。[1]而外貿函電的基本要求則是主題明確、內容簡潔、語言精煉、表述完整。同時，外貿函電也有其固定的語言特點、習慣用法、常用句型以及特定的寫作規范。本研究以《外貿函電》課程中的信件為語料，從語言、語氣和內容三個層面構建“三位一體”函電撰寫策略，為更好地達成貿易交易和提高教學質量提供參考和借鑒。

一、外貿函電的語言表達策略

外貿函電寫作有別于其他類型的英文寫作。傳統的英文寫作格式靈活，作者可根據自身喜好和寫作習慣，選擇復雜句型結構和詞語來表達情感。而外貿函電撰寫過程中，寫信人與收信人之間的關系是貿易合作伙伴關系，相互溝通和談判的目的旨在更好地促使雙方愉快、順利地交易。因此，寫作時需考慮雙方關系及利益，信函內容兼顧目的與效率。成功的外貿函電應達到兩個目的，一是收信人正確、全面地理解寫信人意圖;二是達成寫信人的目的。因此外貿函電寫作有其自身的語言特點。

（一）語言的專業性

外貿函電屬于專門用途英語（ESP）范疇，Duley Evans和St John（1996）指出，專門用途英語發展的最大領域當屬商務英語，而外貿函電課程教學是我國商務英語教學的起源。[2]在對外交易中，處理不同的貿易環節時，都需要較強的專業知識，這就必然導致《外貿函電》課程的專業性特點。[3]《外貿函電》教學也經常會使用國際通用的專業詞匯和縮略語。如常用的專業詞匯如一般詢盤（general inquiry）、報盤（offer）、還盤（counter-offer）、支付條款（terms of payment）、保險（insurance）、索賠（claim）等;常用的國際貿易術語縮略語有：離岸價格（FOB）、到岸價格（CIF）和成本加運費（CFR）等。在外貿支付中，應用的縮略語，如付款交單D/P（Documents against Payment）、 承付交單D/A（Documents against Acceptance）、信匯M/T（Mail Transfer）、 電匯T/T（Telegraphic Transfer）、票匯D/D（Demand Draft）。在外貿運輸中，常用縮略語為：提單B/L（bill of lading）、集裝箱貨運站CFS（container freight station）、集裝箱堆場CY（container yard）、門到門D/D（door to door）等。 因此，在外貿函電撰寫中，應該掌握相關的專業術語，準確發表含義，達成寫作目的和交易目的。

（二）語言簡潔明了

語言簡潔明了實際是指在函電撰寫時，語言力求簡介明了，表達內容能夠使讀者快速捕捉和領會，并且能夠按著寫信人的意愿做出行事判斷。因此，寫信人在進行函電撰寫時，首先需要考慮的問題是要了解讀信人的實際情況，在遣詞造句方面力求清晰明了、言簡意賅。

1. 正確選用詞匯

初學寫作的人一般認為詞越難越正式越好，殊不知一份晦澀難懂的信件只會浪費對方時間，甚至因對方理解不了信函的意圖和目的，而將其擱置一邊，失去雙方合作機會。通俗易懂、言簡意賅的信函會提高彼此的工作效率。因此，外貿函電中盡量采用短的、廣為人知的單詞代替生僻的詞匯。但簡潔不等于簡單，簡潔性在信函寫作中體現為：使用簡潔的詞匯、少用陳詞濫調、避免冗長的表達和不必要的重復;信函中可以引入表格數據、實例、圖片等說明觀點，突出寫作目的。

2. 避免模糊表達

外貿函電中模棱兩可的表達會讓讀者產生誤解，影響商務溝通。因此，信函措辭應盡量選用具體詞匯，指代清楚。如“Does the radio advertisement have a positive effect？”這句話意思就比較模糊。應該改為“Does the radio advertisement increase our sales？” 修改之后意思就會更加清晰明了。同時，應該避免使用產生歧義的詞匯。如“As to the ship sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.”翻譯中文的意思就是“從香港到舊金山有直達船”，但是bimonthly 究竟是一個月兩次即半月一次呢，還是兩個月一次？很明顯，在句子中并不明確。因此，在信函中避免模糊，要清楚地說明“一個月兩次”還是“兩個月一次”。第一個句子“We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.”意思為每月兩次直達船。第二個句子“We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.”意思為每半月一次直達船。第三個句子“We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.”意思為每兩個月一次直達船。

3. 注意修飾詞位置

在外貿信函中，有時修飾詞的位置不同，會導致不同的含意。如句子“Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible.”和句子“Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.” 以上兩句中“as soon as”所在的位置不同，所修飾的內容就會不同，句子所表達的意思也就截然不一樣。如第一句可譯成“請告你們要我們為此盡快做些什么”。第二句的意思則是“請盡快告知，你們要我們為此事做些什么”。由此可判斷，修飾詞在句子中的位置，可以決定句子的意思。

4. 適當架構句群與段落

外貿函電中應該避免使用復雜從句和太長的句子。盡量使用簡短的句子，這樣更加便于讀信人閱讀。如 “We are sending you our price list and catalogue for the new season， and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients.”將此句改為“We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients.”前句句型復雜，句子相對較長，所包含的信息過多，不便于讀信人更好地理解句子內容的表達。將前句修改后，句子由原句一句話變成了兩個句子。很顯然，修改后的句子，其中后半句是前半句的解釋說明，使得讀信人能夠更好理解句意。此外，句子之間采用合適的銜接詞進行連接也顯得尤為重要，例如“such as”“as soon as”等能更好地幫助讀信人理解句群關系。

（三）語言的非正式性

貿易交往中崇尚真誠而自然地溝通和交流，而外貿函電作為交流的媒介，傳遞的是對彼此的關切與尊重，而關切和尊重則從語言的表達上體現出來。函電寫作中語言的表達則大多應采用非正式或中性的語言。

二、外貿函電的語氣構建策略

（一）體諒原則（Consideration）

在商務交往中，貿易的雙方應該站在對方的角度思考問題。經驗豐富的商務工作者，往往能夠預判客戶需求和疑問，能夠及時地站在對方的立場考慮問題。因此，在函電撰寫過程中，不僅要體現在禮貌的用語，而且更重要的是學會換位思考，體現體諒的原則來表達相互的尊重。對于信函給予及時的回復，字里行間體現出對對方的關心和友好，以此建立良好的貿易伙伴關系。在函電撰寫過程中，我們可遵循兩個原則：第一，以對方為主的寫作態度（You-attitude）。通過這樣的語言表達，讓對方感到備受尊重。第二，措辭得體（Appropriate wording）。貿易交往中，合作雙方出現意見分歧和爭端是不可避免的問題。即使在這種情況下，貿易的雙方也不應在信函中表達出現出言不遜、相互指責和惡語傷人的現象。我們應保持禮貌和體諒的態度，冷靜處理問題，有禮有節的表明自身立場，維護良好的貿易合作關系。

（二）禮貌原則（Courtesy）

禮貌是貿易交往中的核心法則，禮貌的言語表達和謙虛的態度可有效促進雙方之間的合作關系。因此，在信函中多用“thank you for”“We regret that…”“It will be highly appreciated that…”等禮貌用語。在商務關系處理中，不可避免的出現糾紛和摩擦，禮貌溫馨的言語表達將成為化解雙方僵局的潤滑劑。當處理索賠和拒絕接受信函時，措詞要力求委婉禮貌。在進行函電撰寫時也可考慮使用適當的方法和技巧。第一，采用被動句式。被動語態能使請求的語氣顯得更加委婉禮貌。如“You made a very careless mistake.” 若改成“A very careless mistake was made.”會更好。其次，采用疑問句式。試比較以下三句話“Make payment by D/P”“We request you to make payment by D/P.”和“could you make payment by D/P？”通過分析比較得出，這三句話分別采用不能的句式來表達同樣的意思。但因為句式不同，所表達的效果截然不同。第一句是祈使句，口氣太強硬，有命令對方接受之嫌;第二句為陳述句，語言表達太過直接，沒有委婉之意;第三句則是疑問句，表達效果最佳，即表達了自身的意愿，還避免了語言的過渡直率和咄咄逼人。由此可知，在信函中如果要向對方提出請求時，三種句式比較，疑問句的表達和使用會取得更好的效果。

三、外貿函電內容構建策略

（一）完整（Completeness）

信函的完整性不僅指對對方問題的一一回復，還就信函所要表達的重要內容和目標要強調清楚。信函內容的完整有利于構建良好的企業信用和形象，提高工作效率，避免不必要的糾紛，有助于建立良好的合作關系。一封信函寫得是否完整，可用五“W”對信函進行檢驗。即“Who， What， Where， When及Why（包括How）”如在定貨的信中，要明確闡述“需要什么商品”（What you want）、“什么時候需要”（When you need the goods）、“貨物發到何地何人收”（to Whom and Where the goods to be sent）和“如何付款”（How payment will be made）來檢查信函內容的完整性。

（二）具體（Concreteness）

外貿函電中，信函內容具體是指內容具體、確定，言之有物，而不是籠統抽象。尤其是寫信人要求對方回應解決糾紛、咨詢或提供幫助等信息時，更應該講究具體原則。信函中可用具體數據、事實說話。如此句話中“We thank you for receiving your letter yesterday.”，像類似“yesterday”和“today”這樣表示時間的詞匯在句子中就非常抽象模糊、不具體。此類表達時間的含糊詞匯不適合在外貿信函中使用，勢必會引起不必要糾紛和誤解，從而導致雙方合作的失敗。因此，這句應改為類似下面的句子“We thank you for your letter of April 1st， 2017.”類似的另外一個例子，如“I will send the catalogs to you soon.”就不如“I will send the catalogs to you in three days.”

（三）準確（Correctness）

對外貿函電而言，準確是指信函中語法、單詞拼寫的正確和標點符號使用的規范。此外，它還包含語言的恰當表達、良好的語言風格和務實的態度。如“This product is absolutely the best one on the market.”此句的描述就太過夸張，不夠準確。應改為“This product is the best one we can supply.”兩句相比較，后一句明顯準確具體，給人信任感。信函撰寫者應該依據信函的內容，來選擇信函的表達方式。如當信息對收信人來說是好消息時，在信函撰寫時，一般選擇直接告知的方式;如果不利于對方的信息或是壞消息時，信函內容的邏輯則采取間接方式先解釋說明。合適的告知方法則更有利于雙方交易的達成。

四、結束語

隨著國家“一帶一路”重大戰略部署的推進，我國外向型經濟的發展意味著日益頻繁的對外貿易活動與信息交往。[1]外貿函電在對外貿易活動中，起著重要的溝通交流媒介作用。本研究從外貿函電的語言特點、語氣的表達及函電內容三個層面，構建了如“三位一體”函電撰寫策略，以打造客戶至上的外貿函電信函內容，構筑和諧輕松的貿易合作關系，有效順利實現貿易交易目標。

參考文獻：

[1]熊小秦.以客戶為中心的外貿函電溝通策略[J].對外經貿實務，2020（01）：64-67.

[2]鄔孝煜.淺談進出口英語函電教學的邊緣化與課程建設問題[J].商務英語教學與研究，2010（00）：53-62.

[3]吳立媛.職業教育體系中《外貿函電》課程教學改革策略研究[J].吉首大學學報（社會科學版），2017，38（S2）：186-188.