企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的流程分析

摘要：21世紀(jì)是經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代，也是資源高度共享、競(jìng)爭(zhēng)更加激烈的時(shí)代。人力資源管理理念和經(jīng)營手段都受到了時(shí)代浪潮的沖擊，先進(jìn)的管理技術(shù)和信息技術(shù)，特別是互聯(lián)網(wǎng)以及現(xiàn)代通訊技術(shù)的出現(xiàn)，都為管理提供了強(qiáng)有力地推動(dòng)和支持，使人力資源進(jìn)入全面應(yīng)用階段。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；信息系統(tǒng)；構(gòu)建

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）019-0000-02

一、引言

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，企業(yè)要想占據(jù)一定的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，有必要通過世界各地的組織建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，它可以讓全世界各種各樣的信息迅速傳遞到每一個(gè)連接點(diǎn)，以滿足各地客戶的需求。這種全球化給企業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)，它要求企業(yè)管理者必須以一種全新的思維方式重新思考企業(yè)的人力資源角色，特別是在當(dāng)今這個(gè)高度發(fā)達(dá)的信息社會(huì)，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，對(duì)人力資源進(jìn)行高效的管理，變得任重而道遠(yuǎn)。依托互聯(lián)網(wǎng)和信息系統(tǒng)平臺(tái)，構(gòu)建企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息化管理，提高人力資源管理效率，顯得越來越重要。

二、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)簡(jiǎn)介

人力資源管理信息系統(tǒng)是一種職能信息系統(tǒng)，它是指一個(gè)由具有內(nèi)部聯(lián)系的各模塊組成的，能夠用來采集、處理、存儲(chǔ)和發(fā)布人力資源管理信息的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?yàn)橐粋€(gè)組織的人力資源管理活動(dòng)的開展提供決策、控制、分析及可視化等方面的支持。它涵蓋的系統(tǒng)需求模型涉及到人力資源管理的六個(gè)模塊，即人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理，是系統(tǒng)業(yè)務(wù)的精華。

三、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)構(gòu)建流程

企業(yè)構(gòu)建人力資源管理信息系統(tǒng)的流程需要經(jīng)過需求分析、前期準(zhǔn)備、構(gòu)建過程和后期評(píng)估四個(gè)步奏。

（一）需求分析

需求分析是確定用戶的需求及其對(duì)信息系統(tǒng)的要求，并結(jié)合組織的現(xiàn)狀，目標(biāo)和技術(shù)等因素，通過深入分析確定出合理可行的信息系統(tǒng)需求，進(jìn)而通過規(guī)范的形式描述需求的過程。

⒈業(yè)務(wù)需求分析

業(yè)務(wù)需求反映了組織機(jī)構(gòu)或客戶對(duì)系統(tǒng)、產(chǎn)品高層次的目標(biāo)要求。也即在企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)境中系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”。現(xiàn)代企業(yè)人事工作是分割化的，不同的崗位所做的工作也不一樣，為此，就要詳細(xì)了解每個(gè)業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作流程及信息處理流程。

⒉用戶需求分析

用戶需求即用戶使用系統(tǒng)必須要完成的任務(wù)，人力資源部門是人力資源管理信息系統(tǒng)最主要的使用者，實(shí)施人力資源管理信息系統(tǒng)，人力資源部門就可以輕松地管理復(fù)雜繁瑣的人事信息，并從重復(fù)性的日常事務(wù)中解脫出來從而投注更多精力以支持和推動(dòng)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

⒊功能需求分析

功能需求定義了開發(fā)人員必須實(shí)現(xiàn)的軟件功能，使得用戶能完成他們的任務(wù)，從而滿足了業(yè)務(wù)需求。對(duì)于人力資源管理信息系統(tǒng)來說，它的基本功能應(yīng)該包括人事管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、績(jī)效考核管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理等。

（1）人事管理。人事管理功能主要是對(duì)企業(yè)所有員工的信息進(jìn)行管理，如，員工個(gè)人檔案信息的整理（個(gè)人基本信息、簡(jiǎn)歷、檔案資料等）、職位變動(dòng)、勞動(dòng)合同管理等一系列的信息的添加、刪除、修改，并授權(quán)。

（2）招聘管理。該功能主要是對(duì)企業(yè)招聘錄用人員的整個(gè)過程實(shí)施管理。根據(jù)企業(yè)用人部門的需求計(jì)劃制定整體的人力資源規(guī)劃，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源管理員對(duì)外發(fā)布招聘信息，之后收集應(yīng)聘人員的簡(jiǎn)歷，經(jīng)過初步篩選后，通知初選人員進(jìn)行面試，最終確定要錄用的人員。

（3）培訓(xùn)管理。該功能主要是按照各部門提交的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)各部門的員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。

（4）績(jī)效考核管理。該功能主要是對(duì)所有員工的日常出勤、請(qǐng)假、休假等情況進(jìn)行管理。通過各種信息數(shù)據(jù)表的錄入，生成每個(gè)員工的考勤表，進(jìn)而對(duì)其績(jī)效進(jìn)行考核管理。

（5）薪酬福利管理。該功能主要是對(duì)各員工的薪酬進(jìn)行管理。首先根據(jù)企業(yè)規(guī)章制度設(shè)定企業(yè)的發(fā)薪日，然后根據(jù)企業(yè)的員工級(jí)別設(shè)置薪酬模板和福利模板，并為企業(yè)所有員工進(jìn)行設(shè)置，最后根據(jù)績(jī)效考核情況形成工資表、福利表等，并將數(shù)據(jù)傳入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

（6）勞動(dòng)關(guān)系管理。該功能主要是對(duì)員工的勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)等進(jìn)行管理。根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)要求形成員工的勞動(dòng)合同書、保險(xiǎn)繳費(fèi)表等，為員工的工資發(fā)放提供一定依據(jù)。

⒋非功能需求分析

人力資源管理信息系統(tǒng)不僅需要滿足以上需求，還應(yīng)該滿足以安全性、可行性和開放性。

（二）前期準(zhǔn)備

需求分析之后在構(gòu)建系統(tǒng)之前還需要準(zhǔn)備相關(guān)資料：

⒈工具原料的準(zhǔn)備

人員：在管理信息系統(tǒng)構(gòu)建之前，首先應(yīng)建立信息系統(tǒng)開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)小組，并對(duì)其進(jìn)行信息化知識(shí)的培訓(xùn)，之后由其將企業(yè)中各級(jí)人員的積極性調(diào)動(dòng)起來，使大家明白構(gòu)建管理信息系統(tǒng)的重要性。

資金：人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建過程中需要大量的資金作為后盾，企業(yè)不僅要看到信息系統(tǒng)構(gòu)建過程順利的一面，還要考慮到它對(duì)資金的大量需求，以免在構(gòu)建過程中出現(xiàn)進(jìn)退兩難的尷尬局面。

數(shù)據(jù)：構(gòu)建管理信息系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)，便無法對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行分析，對(duì)技術(shù)人員來說，不能進(jìn)行單個(gè)模塊的測(cè)試，也無法對(duì)程序進(jìn)行單獨(dú)調(diào)試，也就不能進(jìn)行整個(gè)系統(tǒng)的試運(yùn)行。

⒉企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的準(zhǔn)備

由于企業(yè)在日常運(yùn)作過程中可能會(huì)不斷地在管理工作中找到很多的不足之處，為了保證系統(tǒng)建設(shè)過程的順利進(jìn)行，應(yīng)對(duì)企業(yè)的管理制度和管理流程進(jìn)行整合重組，清除一切管理工作中的障礙，保證資金流、物流等的順暢，提高企業(yè)管理水平。

⒊軟件開發(fā)商的選擇

企業(yè)在對(duì)軟件開發(fā)商進(jìn)行選擇時(shí)，應(yīng)該盡量選擇行業(yè)內(nèi)的軟件供應(yīng)商，因?yàn)檫@些公司對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)比較熟悉，在許多概念上可以達(dá)到理解一致。另外，對(duì)于大型企業(yè)，因?yàn)槠錁I(yè)務(wù)流程較為復(fù)雜，所以應(yīng)該選擇規(guī)模較大的軟件供應(yīng)商，因?yàn)檫@類公司有充分的人力和物力來開發(fā)滿足企業(yè)需要的軟件。

⒋開發(fā)計(jì)劃的制定

在進(jìn)行具體的開發(fā)工作之前，必須準(zhǔn)備一份可行的開發(fā)計(jì)劃，列出開發(fā)時(shí)間和進(jìn)度表、責(zé)任人，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，保證人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建工作按期保質(zhì)進(jìn)行下去。具體計(jì)劃包括構(gòu)建目的、依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)的確定、構(gòu)建原則及要求的確定和構(gòu)建策略及方法。

（三）構(gòu)建過程

⒈體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)包括信息系統(tǒng)的概念結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)的信息資源結(jié)構(gòu)和信息系統(tǒng)的軟件架構(gòu)等。信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)需要考慮信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施、信息系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)、信息資源結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模式和信息系統(tǒng)的軟件架構(gòu)等方面的設(shè)計(jì)問題。

⒉系統(tǒng)功能模塊描述

信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)建立之后，需要對(duì)系統(tǒng)的具體功能進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，具體功能包括用戶管理、人事管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、績(jī)效考核管理、薪酬福利管理等，因系統(tǒng)功能模塊是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的依據(jù)，需要考慮所有的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)，必須仔細(xì)認(rèn)真。

（1）用戶管理。用戶輸入用戶名稱和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，企業(yè)所有員工都是本系統(tǒng)的用戶。HR管理員在此模塊可以對(duì)用戶的基本信息進(jìn)行添加（錄入）、修改和刪除，并對(duì)用戶的管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置等。

（2）人事管理。通過員工信息維護(hù)，可以添加、刪除、修改員工的個(gè)人基本信息，確保企業(yè)信息庫信息的準(zhǔn)確性。而對(duì)于合同，在信息系統(tǒng)中則可以清晰看到相關(guān)情況，及時(shí)簽訂、終止和續(xù)簽，確保合同的有效性。因?yàn)閱T工離職涉及到工作轉(zhuǎn)接、工資結(jié)算等事項(xiàng)，所以審批流程比較復(fù)雜，信息系統(tǒng)中員工離職調(diào)配操作方便，降低了員工流動(dòng)成本。

（3）招聘管理。首先制定企業(yè)招聘計(jì)劃，然后按照企業(yè)規(guī)定的招聘流程，對(duì)外發(fā)布招聘崗位信息，考核應(yīng)聘人員并根據(jù)考試成績(jī)最終確定錄用人員，與之簽訂勞動(dòng)合同，將之信息添加至人才庫。

（4）培訓(xùn)管理。培訓(xùn)是為了讓員工提高自己的技能，從而更好的為企業(yè)服務(wù)。在此系統(tǒng)中可以在公共平臺(tái)添加培訓(xùn)制度、培訓(xùn)課程等信息，方便員工及時(shí)了解相關(guān)培訓(xùn)要求或內(nèi)容等，降低培訓(xùn)需求分析成本。

（5）績(jī)效考核管理。常見績(jī)效考核的方法有KPI、BSC、360度考核等，對(duì)于各種考核方法系統(tǒng)有默認(rèn)的考核項(xiàng)和考核要素，也可以根據(jù)實(shí)際情況添加新的考核項(xiàng)和考核要素，企業(yè)還可以根據(jù)需要添加新的考核方法。最終根據(jù)各種考核要素形成考核表，方便人力資源人員對(duì)其進(jìn)行分析。

（6）薪酬福利管理。隨著全球化的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模也越來越大，然而不同地區(qū)不同職位薪酬范圍是不一樣的，通過信息系統(tǒng)的設(shè)定，可以清晰的看到企業(yè)所有員工的薪酬項(xiàng)目列表，方便財(cái)務(wù)人員對(duì)工資的發(fā)放。

（四）后期評(píng)估

系統(tǒng)初步建好不代表完全建好，具體運(yùn)行如何，有什么不足之處，在后期都還需要逐步完善，并加以改進(jìn)。具體來說首先需要用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)，在測(cè)評(píng)過程中發(fā)現(xiàn)不足，測(cè)評(píng)結(jié)束后由用戶把問題反饋給技術(shù)人員，然后由其對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，最終盡可能得以完善。

四、結(jié)束語

在這樣一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，隨著人力資源管理的信息化，信息系統(tǒng)的構(gòu)建正在成為企業(yè)獲勝的一大法寶。本文根據(jù)信息系統(tǒng)構(gòu)建的安全性、可行性、開放性和互操作性的原則（安敏，2013），通過對(duì)企業(yè)的需求分析，從體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)兩個(gè)大的方面實(shí)現(xiàn)了人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，此信息系統(tǒng)的開發(fā)，不僅優(yōu)化了人力資源管理的工作流程，提升了人力資源管理的水平，還提高了日常工作的效率。

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[2]蘇列英，黨寧，張妙俞.人力資源管理信息系統(tǒng)[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2006（32）.

作者簡(jiǎn)介：汪淋淋（1991-），女，漢族，河南開封人，單位：河南大學(xué)商學(xué)院2015級(jí)碩士研究生，研究方向：戰(zhàn)略管理。