企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)構建的流程分析

摘要：21世紀是經(jīng)濟全球化的時代，也是資源高度共享、競爭更加激烈的時代。人力資源管理理念和經(jīng)營手段都受到了時代浪潮的沖擊，先進的管理技術和信息技術，特別是互聯(lián)網(wǎng)以及現(xiàn)代通訊技術的出現(xiàn)，都為管理提供了強有力地推動和支持，使人力資源進入全面應用階段。

關鍵詞：人力資源管理；信息系統(tǒng)；構建

中圖分類號：F272.92 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）019-0000-02

一、引言

在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，企業(yè)要想占據(jù)一定的競爭優(yōu)勢，有必要通過世界各地的組織建立一個網(wǎng)絡，它可以讓全世界各種各樣的信息迅速傳遞到每一個連接點，以滿足各地客戶的需求。這種全球化給企業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)，它要求企業(yè)管理者必須以一種全新的思維方式重新思考企業(yè)的人力資源角色，特別是在當今這個高度發(fā)達的信息社會，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，對人力資源進行高效的管理，變得任重而道遠。依托互聯(lián)網(wǎng)和信息系統(tǒng)平臺，構建企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源信息化管理，提高人力資源管理效率，顯得越來越重要。

二、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)簡介

人力資源管理信息系統(tǒng)是一種職能信息系統(tǒng)，它是指一個由具有內(nèi)部聯(lián)系的各模塊組成的，能夠用來采集、處理、存儲和發(fā)布人力資源管理信息的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠為一個組織的人力資源管理活動的開展提供決策、控制、分析及可視化等方面的支持。它涵蓋的系統(tǒng)需求模型涉及到人力資源管理的六個模塊，即人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理，是系統(tǒng)業(yè)務的精華。

三、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)構建流程

企業(yè)構建人力資源管理信息系統(tǒng)的流程需要經(jīng)過需求分析、前期準備、構建過程和后期評估四個步奏。

（一）需求分析

需求分析是確定用戶的需求及其對信息系統(tǒng)的要求，并結合組織的現(xiàn)狀，目標和技術等因素，通過深入分析確定出合理可行的信息系統(tǒng)需求，進而通過規(guī)范的形式描述需求的過程。

⒈業(yè)務需求分析

業(yè)務需求反映了組織機構或客戶對系統(tǒng)、產(chǎn)品高層次的目標要求。也即在企業(yè)的業(yè)務環(huán)境中系統(tǒng)應該“做什么”。現(xiàn)代企業(yè)人事工作是分割化的，不同的崗位所做的工作也不一樣，為此，就要詳細了解每個業(yè)務過程和業(yè)務活動的工作流程及信息處理流程。

⒉用戶需求分析

用戶需求即用戶使用系統(tǒng)必須要完成的任務，人力資源部門是人力資源管理信息系統(tǒng)最主要的使用者，實施人力資源管理信息系統(tǒng)，人力資源部門就可以輕松地管理復雜繁瑣的人事信息，并從重復性的日常事務中解脫出來從而投注更多精力以支持和推動企業(yè)的戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

⒊功能需求分析

功能需求定義了開發(fā)人員必須實現(xiàn)的軟件功能，使得用戶能完成他們的任務，從而滿足了業(yè)務需求。對于人力資源管理信息系統(tǒng)來說，它的基本功能應該包括人事管理、招聘管理、培訓管理、績效考核管理、薪酬福利管理、勞動關系管理等。

（1）人事管理。人事管理功能主要是對企業(yè)所有員工的信息進行管理，如，員工個人檔案信息的整理（個人基本信息、簡歷、檔案資料等）、職位變動、勞動合同管理等一系列的信息的添加、刪除、修改，并授權。

（2）招聘管理。該功能主要是對企業(yè)招聘錄用人員的整個過程實施管理。根據(jù)企業(yè)用人部門的需求計劃制定整體的人力資源規(guī)劃，經(jīng)過領導審批同意后，由人力資源管理員對外發(fā)布招聘信息，之后收集應聘人員的簡歷，經(jīng)過初步篩選后，通知初選人員進行面試，最終確定要錄用的人員。

（3）培訓管理。該功能主要是按照各部門提交的培訓計劃，對各部門的員工進行相應的培訓。

（4）績效考核管理。該功能主要是對所有員工的日常出勤、請假、休假等情況進行管理。通過各種信息數(shù)據(jù)表的錄入，生成每個員工的考勤表，進而對其績效進行考核管理。

（5）薪酬福利管理。該功能主要是對各員工的薪酬進行管理。首先根據(jù)企業(yè)規(guī)章制度設定企業(yè)的發(fā)薪日，然后根據(jù)企業(yè)的員工級別設置薪酬模板和福利模板，并為企業(yè)所有員工進行設置，最后根據(jù)績效考核情況形成工資表、福利表等，并將數(shù)據(jù)傳入財務管理系統(tǒng)。

（6）勞動關系管理。該功能主要是對員工的勞動合同、社會保險等進行管理。根據(jù)國家的相關法律法規(guī)要求形成員工的勞動合同書、保險繳費表等，為員工的工資發(fā)放提供一定依據(jù)。

⒋非功能需求分析

人力資源管理信息系統(tǒng)不僅需要滿足以上需求，還應該滿足以安全性、可行性和開放性。

（二）前期準備

需求分析之后在構建系統(tǒng)之前還需要準備相關資料：

⒈工具原料的準備

人員：在管理信息系統(tǒng)構建之前，首先應建立信息系統(tǒng)開發(fā)的領導小組，并對其進行信息化知識的培訓，之后由其將企業(yè)中各級人員的積極性調(diào)動起來，使大家明白構建管理信息系統(tǒng)的重要性。

資金：人力資源管理信息系統(tǒng)的構建過程中需要大量的資金作為后盾，企業(yè)不僅要看到信息系統(tǒng)構建過程順利的一面，還要考慮到它對資金的大量需求，以免在構建過程中出現(xiàn)進退兩難的尷尬局面。

數(shù)據(jù)：構建管理信息系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)，便無法對現(xiàn)有的系統(tǒng)進行分析，對技術人員來說，不能進行單個模塊的測試，也無法對程序進行單獨調(diào)試，也就不能進行整個系統(tǒng)的試運行。

⒉企業(yè)基礎管理工作的準備

由于企業(yè)在日常運作過程中可能會不斷地在管理工作中找到很多的不足之處，為了保證系統(tǒng)建設過程的順利進行，應對企業(yè)的管理制度和管理流程進行整合重組，清除一切管理工作中的障礙，保證資金流、物流等的順暢，提高企業(yè)管理水平。

⒊軟件開發(fā)商的選擇

企業(yè)在對軟件開發(fā)商進行選擇時，應該盡量選擇行業(yè)內(nèi)的軟件供應商，因為這些公司對企業(yè)的業(yè)務比較熟悉，在許多概念上可以達到理解一致。另外，對于大型企業(yè)，因為其業(yè)務流程較為復雜，所以應該選擇規(guī)模較大的軟件供應商，因為這類公司有充分的人力和物力來開發(fā)滿足企業(yè)需要的軟件。

⒋開發(fā)計劃的制定

在進行具體的開發(fā)工作之前，必須準備一份可行的開發(fā)計劃，列出開發(fā)時間和進度表、責任人，并嚴格按照計劃執(zhí)行，保證人力資源管理信息系統(tǒng)的構建工作按期保質(zhì)進行下去。具體計劃包括構建目的、依據(jù)及標準的確定、構建原則及要求的確定和構建策略及方法。

（三）構建過程

⒈體系結構設計

信息系統(tǒng)體系結構包括信息系統(tǒng)的概念結構、信息系統(tǒng)的基礎設施結構、信息系統(tǒng)的信息資源結構和信息系統(tǒng)的軟件架構等。信息系統(tǒng)體系結構設計需要考慮信息系統(tǒng)的基礎設施、信息系統(tǒng)的拓撲結構、信息資源結構、信息系統(tǒng)的體系結構模式和信息系統(tǒng)的軟件架構等方面的設計問題。

⒉系統(tǒng)功能模塊描述

信息系統(tǒng)體系結構建立之后，需要對系統(tǒng)的具體功能進行詳細設計，具體功能包括用戶管理、人事管理、招聘管理、培訓管理、績效考核管理、薪酬福利管理等，因系統(tǒng)功能模塊是系統(tǒng)實現(xiàn)的依據(jù)，需要考慮所有的設計細節(jié)，必須仔細認真。

（1）用戶管理。用戶輸入用戶名稱和密碼進入系統(tǒng)，企業(yè)所有員工都是本系統(tǒng)的用戶。HR管理員在此模塊可以對用戶的基本信息進行添加（錄入）、修改和刪除，并對用戶的管理權限進行設置等。

（2）人事管理。通過員工信息維護，可以添加、刪除、修改員工的個人基本信息，確保企業(yè)信息庫信息的準確性。而對于合同，在信息系統(tǒng)中則可以清晰看到相關情況，及時簽訂、終止和續(xù)簽，確保合同的有效性。因為員工離職涉及到工作轉接、工資結算等事項，所以審批流程比較復雜，信息系統(tǒng)中員工離職調(diào)配操作方便，降低了員工流動成本。

（3）招聘管理。首先制定企業(yè)招聘計劃，然后按照企業(yè)規(guī)定的招聘流程，對外發(fā)布招聘崗位信息，考核應聘人員并根據(jù)考試成績最終確定錄用人員，與之簽訂勞動合同，將之信息添加至人才庫。

（4）培訓管理。培訓是為了讓員工提高自己的技能，從而更好的為企業(yè)服務。在此系統(tǒng)中可以在公共平臺添加培訓制度、培訓課程等信息，方便員工及時了解相關培訓要求或內(nèi)容等，降低培訓需求分析成本。

（5）績效考核管理。常見績效考核的方法有KPI、BSC、360度考核等，對于各種考核方法系統(tǒng)有默認的考核項和考核要素，也可以根據(jù)實際情況添加新的考核項和考核要素，企業(yè)還可以根據(jù)需要添加新的考核方法。最終根據(jù)各種考核要素形成考核表，方便人力資源人員對其進行分析。

（6）薪酬福利管理。隨著全球化的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模也越來越大，然而不同地區(qū)不同職位薪酬范圍是不一樣的，通過信息系統(tǒng)的設定，可以清晰的看到企業(yè)所有員工的薪酬項目列表，方便財務人員對工資的發(fā)放。

（四）后期評估

系統(tǒng)初步建好不代表完全建好，具體運行如何，有什么不足之處，在后期都還需要逐步完善，并加以改進。具體來說首先需要用戶對系統(tǒng)進行測評，在測評過程中發(fā)現(xiàn)不足，測評結束后由用戶把問題反饋給技術人員，然后由其對系統(tǒng)進行改進，最終盡可能得以完善。

四、結束語

在這樣一個知識經(jīng)濟時代，企業(yè)之間的競爭異常激烈，隨著人力資源管理的信息化，信息系統(tǒng)的構建正在成為企業(yè)獲勝的一大法寶。本文根據(jù)信息系統(tǒng)構建的安全性、可行性、開放性和互操作性的原則（安敏，2013），通過對企業(yè)的需求分析，從體系結構設計和功能結構設計兩個大的方面實現(xiàn)了人力資源管理信息系統(tǒng)的構建，此信息系統(tǒng)的開發(fā)，不僅優(yōu)化了人力資源管理的工作流程，提升了人力資源管理的水平，還提高了日常工作的效率。

參考文獻：

[1]薛獻華.企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)應用研究[D].華中師范大學，2004.

[2]蘇列英，黨寧，張妙俞.人力資源管理信息系統(tǒng)[J].商場現(xiàn)代化，2006（32）.

作者簡介：汪淋淋（1991-），女，漢族，河南開封人，單位：河南大學商學院2015級碩士研究生，研究方向：戰(zhàn)略管理。