以“放管服”為背景的財務報銷應急機制探索

王雪

摘要：隨著全球化和信息化的腳步，人們利用“互聯網+”的手段，使生活方式和辦公方式更加便捷也更加高效，很多服務都可以足不出戶網上辦理，為人們的工作生活帶來了翻天覆地的變化。高校的正常運轉離不開財務報銷工作的支持，目前高校的報銷模式不斷向自助方式發展，但是距離全自助還有很大差距，尤其是在應對突發事件時可采用的應急機制建設方面還有所欠缺。本文旨在探索一套全自助式的財務報銷模式，用以填補高校財務報銷應急機制的空白。

關鍵詞：高校財務;報銷模式;全自助

引言

國務院印發的《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》指出，要貫徹落實黨中央、國務院關于推進科技領域“放管服”改革要求，減輕科研人員負擔，充分釋放創新活力，為實現經濟高質量發展、建設世界科技強國做出更大貢獻。在此背景下審視高校的財務報銷工作不難發現，學校的科研人員在財務報銷過程中花費的精力不菲，包括財務知識儲備不足、信息獲取渠道過窄等原因，但是最主要的原因在于現有的報銷模式自助程度不高、標準化水平較低、應急能力不足。在此背景下，本文通過研究如何實現報銷模式的全自助來提升財務報銷工作的標準化管理水平、彌補財務報銷應急機制，從而響應“放管服”要求，讓財務工作充分發揮其服務職能。

一、T高校現行報銷模式簡述及評價

（一）現行報銷模式簡述

T高校目前采用投遞式報銷和現場報銷相結合的模式，由報銷需求方和審核處理方共同完成，辦理網上投遞報銷時，報銷方將原始憑證及相關附屬材料整理粘貼后，在投遞報銷系統填寫相關信息后生成并打印網上投遞報銷單，經相關審批后，投遞至財務處指定的投遞箱中。審核處理方每日定時將投遞報銷材料從投遞箱中取出并做接單入庫處理，然后將投遞材料分配至審核制單人手中，準確無誤的單據會正常制單并結算，有問題的單據做退單處理。報銷需求方人員可從網上投遞系統查詢進度。同時無法采用網上投遞方式辦理的業務，如校內轉款、開具支票等業務采用網上區號排隊，現場叫號辦理的方式。

（二）現行報銷模式分析

1.現行報銷模式的優勢分析

現行的報銷模式具有免排隊、省時間的優點，大大縮短了辦事時間;結算方式均為網銀，減少現金、支票等結算方式的使用，降低了資金的持有風險;投遞報銷單需按類別填寫，避免票據粘貼混亂;票據分類工作前置，提高制單效率;同時，減少人員聚集，降低公共衛生安全風險，保障師生及財務人員的身體健康。現有的報銷模式使得財務核算效率和服務質量大大提升。

2.現行報銷模式存在的問題分析

隨著信息化和人工智能飛速發展，加之學校經費規模龐大，師生報銷需求的猛增對報銷模式提出了更高的要求。現行報銷模式在取得良好的實際效果的同時也暴露了一些需要改進的問題。

（1）責任不清，易丟單

現行的投遞式報銷模式下，經辦人會將投遞單據投入到財務處定點設置的投遞箱中，每天定時由財務人員取出，這個過程中，投遞人是否真正投遞很難確認，經常出現投遞人聲稱已經投遞，但遲遲未被處理的情況，通常此類情況經過認真翻找都能找到，且幾乎都是由于經辦人遺忘或補手續并未投遞，但由于沒有責任劃分憑證，難以區分保管責任。

（2）溝通不暢，效率低

投遞報銷模式下報銷人與審核人見面機會減少，報銷人只需要將單據投入投遞箱就可以離開，但是卻造成了溝通成本增加，加劇了信息不對稱，以前面對面就能解決的問題如簽字蓋章不全，缺少說明文字等情況，在現有的報銷方式下可能需要報銷人多跑一趟財務處才能解決。

（3）口徑不一、難滿意

財務處負責審核制單的財務工作人員較多，年齡跨度也很大，且受教育水平和經驗不同也導致了核算中的口徑不一致，這種現象會令前來報銷的師生經常一頭霧水，不知道該聽從誰的建議，進而對財務部門產生不信任和不安全感，大大降低了他們對財務服務的滿意度。

（4）應急不足、響應慢

作為學校運轉的重要一環，現行的報銷模式表現出應急機制缺乏，應對能力不足的問題，比如，現行投遞方式只在工作時間才能進行投遞，而科研人員忙于自身工作，常常在下班后發現已經錯過投遞時間。另外，一些突發情況導致人員不能聚集時，財務報銷工作只能暫停。

二、全自助式財務報銷模式探索

（一）全自助式報銷模式的必要性

高等院校作為國家人才培養、科研攻關、創新創業的重要陣地，是國家的重要智庫，是國家為實現經濟高質量發展、建設世界科技強國的重要保障。學校全體師生開展教學、組織科研都離不開必要的經費支出，這些都離不開財務報銷工作，然而現行的報銷模式標準化水平不高，應急機制不足，也就產生了師生報銷需求劇增與財務服務能力不足的矛盾。因此，高校財務部門利用各類信息化手段，配備相關硬件設施，探索一套既能提升現有工作水平又能用于應急響應并切實可行的、全自助的財務報銷模式勢在必行。

（二）全自助式報銷模式流程設計

目前，我國很多高校都推出了自助投遞報銷模式，該模式以網上投遞報銷模式為基礎發展而來，以自助投遞機為主要工具，實現了24小時的自助投遞，大大提升了報銷人員投遞時間的靈活性，無論財務人員是否上班，都可以隨時進行投遞。與此同時，投遞動作發生的同時，自助投遞機會出具投遞接收憑證，單據保管責任移至財務部門，這樣就避免了責任劃分不清造成的丟單現象，使投遞報賬模式前進了一大步。但是這種模式仍然無法做到完全的自助報銷，因此還需要進一步探索。

基于實際財務報銷工作，新的全自助式報銷流程可以設計如下：首先，實現全自助報銷必須配備自助投遞收單機，在自動收單的同時出具用于明確責任劃分的收單證明，確保單據一旦投遞，保管責任則由報銷人轉移至財務處，這樣做可以根本上避免由于責任不清造成的丟單問題。下一步由財務部門派專人收單并消毒，在投遞單據物流管理系統中進行分單后，進行審核制單處理。審核無誤的報銷單據會進行資金結算，最后報銷完畢的相關材料進行會計檔案的歸檔管理。若審核過程中出現問題，則需要將報銷材料退回給報銷人或由報銷人補充材料，可以通過自助方式取回退票或補充材料，財務人員按每日指定時間統一放置退票或收取補充材料，同時再做消毒處理。這樣的流程可以使得財務報銷更加標準化、規范化、安全化。

三、實現無接觸報銷的必要條件

（一）配備相關硬件，保障自助服務

全自助式報銷模式既能在平時提升審核效率，保證單據安全，又能在特殊時期發揮作用，保證報銷工作順利進行，要想實現全自助報銷模式，就必須將所有的人際間的物理交接節點加以梳理，利用現有的信息化手段和方法進行管理和數據記錄。經過梳理發現，在財務報銷過程中分別在單據投遞、退單領取、補充材料環節會產生人員間的材料交接，這些環節都可以利用現有的自助設備完成，因此自助投遞、領取退單、補充材料以及材料消毒設備必不可少，同時為防止責任劃分不清，應采取相應措施加以保障，例如可以讓報銷人在投遞、領取、補充材料時掃描二維碼并填寫相關信息如材料張數、金額等后生成交接單據以便清晰劃分責任，并利用攝像監控技術加以佐證。這些自助設備的配備不僅能在特殊時期發揮重要作用，還可以在平時節約人力資源，解放財務人員的勞動力。

（二）完善內部管理，推行“首接負責制”

“首接負責制”是指財務審核人員從接收到報銷單據起至完成報銷結算前，對該單據存在的任何財務報銷問題有指導義務，修改后符合報銷標準的單據應由第一次接收該單據的審核人員辦理完成。這一制度在已有的自助報銷模式中起到了良好的作用，在全自助式報銷模式中，首接負責制的意義更加重大，全自助的報銷模式旨在引入質量管理理念，用標準化的管理方式根本提升財務工作質量，可以完全省去報銷人和審核人的面對面接觸，因此一份單據由一個財務人員從頭至尾進行接收—指導—辦結就可以完成，可以提升財務人員的制單效率，避免由于反復投遞、反復審核造成的時間浪費，也避免了報銷人往返奔波造成的時間浪費和財務審核人員報銷口徑不一致帶來的矛盾，在全自助式模式下，全面嚴格推行“首接負責制”更是避免單據丟失、推諉扯皮的重要手段。

（三）統一報銷口徑，制定“只跑一次清單”

財務審核人員由于教育程度、經驗積累、業務理解、年齡層次各有不同，會產生報銷口徑不一致的情況，影響制單效率，也降低了師生的信任感和滿意度。對此，可以采用“一次報銷成功清單”的標準化質量管理手段加以優化。報銷中發生退單的情況大多是一些瑣碎的問題，如審批手續不全、附加材料補全等，財務部門經過匯總分類，可以制作出一個“只跑一次清單”，在報銷人填寫網報手續后自動生成并與報銷單一同打印出來，要求報銷人投遞之前進行自查，這樣就可以大大減少因低級錯誤造成的退單。

（四）暢通師生信息獲取渠道，推出智能客服系統

全自助式的報銷模式減少了報銷人員向財務人員咨詢的機會和渠道，必然會造成溝通不暢，因此只能更多地依靠撥打辦公電話咨詢，但是由于日常辦公時間有限以及咨詢人數過多會造成電話占線，給咨詢帶來極大困難，令師生求助無門;同時，接聽大量重復的咨詢電話也會嚴重影響財務人員的工作效率，財務人員通常是白天忙忙碌碌，工作成效卻不明顯，時間都消耗在重復解答疑問上，日常的核算工作還需要加班加點才能完成。因此，推出基于微信公眾號或電話智能導航系統的智能財務咨詢平臺十分必要。財務工作人員可以將出現頻率較高的咨詢問題分類匯總并不斷補充，上傳至智能咨詢系統，這樣的智能財務咨詢系統能做到全天候不排隊，隨問隨答不占線，從而保證咨詢渠道暢通，也能把財務人員從簡單重復的問答中解放出來。

（五）加快審批速度，推行電子流轉審批

在報銷過程中，按照傳統的審批方式，至少需要負責人、經辦人、驗收人三個人分別簽字，而且還要加蓋單位公章，如果遇到負責人出差或不在等情況，審批流程所需時間就會更長，在審批環節中造成報銷周期的被迫延長，平時只是造成報銷較慢，但是遇到經費結題、出版時間局促等特殊事項，就要求報銷快速完成。在信息化手段的幫助下，目前學校很多審批事項已由傳統模式轉變為網上公文流轉審批方式，審批人只要能上網就可以隨時隨地審批并快速流轉至下一審批環節，提升了審批速度。財務報銷的審批應借助相關流轉審批經驗，推行財務報銷電子審批。

結語

時代的飛速前進對各行各業都提出了更高的要求，高校作為國家實現科教興國和人才強國戰略的重要陣地，承擔著重要的責任。財務工作作為高校正常運轉必不可少的一環，更應該不斷探索新的模式以便不斷適應高校的發展。全自助報銷模式既能有效地節約人力成本，助推學校行政管理能力的內涵式發展，又能彌補應急機制的空白，從根本上提升學校師生的滿意度。

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