以需求為驅動談集中采辦模式下的統籌工作

何津

摘 要：隨著經濟市場的競爭力度不斷加劇，組織的采辦工作已經成為增強企業競爭實力的重要環節。采辦工作在具體執行過程中存在諸多問題，例如采辦腐敗、組織競價能力偏弱等，為了避免這些問題，部分組織開始實施集中采辦模式，而集中采辦模式又存在統籌工作龐大、繁瑣等問題，為了更好地開展集中采辦模式下的統籌工作，本文從采購需求的角度進行分析，分析采辦需求工作中存在的問題，進而從需求的角度提出解決方案，以提高組織在集中采辦模式下統籌工作的效率，所研究的結論以期對相關組織在集中采購模式下的統籌工作具有一定的借鑒性價值。

關鍵詞：需求;驅動;集中采辦;統籌

新時代集中采辦模式的實行有效地提升了組織采辦工作中的議價能力，同時還能夠有效地避免采購腐敗等問題。但是集中采辦工作也有其自身的弊端，集中采辦將組織各個部門以及各個分、子公司的采購集中統一采購，這樣較大程度地增加了采購人員的工作量，以及工作難度。同時，采購工作的分析從各個部門及各個分、子公司的需求出發，需求的收集與分析也是一項較為復雜的工作，而采辦工作中需求分析工作還存在部分問題，在這樣的情況下，以需求為驅動的采辦統籌工作難以有效地開展。對此，本文分析了采辦需求工作中存在的問題，并提出了對應的解決建議，所得出的結論具有現實價值和理論意義。

一、采辦需求工作中存在的問題

（一）采辦需求主體責任不明確

采辦需求分析工作需要執行者具有良好的主體責任意識和主動作為意識，目前組織中采辦需求工作存在主體責任不明確的問題，該問題使得采辦需求工作易出現需求分析結論不準確，給組織造成資金和資源浪費問題。當前，組織中主體責任意識不足的問題主要表現在，一是采辦執行者主動作為意識不足，在進行采辦需求分析時，做制定的采辦需求報告僅為了滿足各部門的采辦需求或滿足專家的意見，未根據實際情況進行需求分析;二是推卸責任，缺乏擔當意識。采辦執行人在需要對市場進行調查的工作，完全依賴于專家的結論，最后所得出來的采辦需求出現問題時，又將責任推卸給相關專家。采辦需求分析是保證采辦資源被最大化利用的重要環節，需求分析不準確，易出現多余采辦或采辦不足等問題，嚴重影響組織的正常生產運營，進而影響組織的經營能力和市場競爭力。

（二）采辦需求缺乏規范化

采辦工作的執行人在調查、收集各個部門的采辦需求時，也存在采辦需求缺乏規范化的問題，缺乏規范化和標準化的采辦需求清單易使得采辦人員出現重復采辦、所采辦的物資不符合相關需求部門的要求，從而出現資源浪費，或因為退換貨出現延長收貨時間等問題，進而給組織的財務資金和正常的生產運營帶來負面影響。當前組織的采辦需求不規范化主要體現在，一是物資的品名、型號、屬性等沒有統一規范的描述，使得采辦人員無法獲得準確的信息，從而出現采辦錯誤等問題;二是需求部門所提供的采辦需求清單描述不符合標準，造成采辦需求統計人員統計工作繁雜，需求審核時間耗時較長;三是需求部門所提供的采辦需求清單描述不詳細，細節表述不規范，易使得所采辦物資需要相關人員花費大量的時間來驗證采辦物資是否符合生產要求。

（三）采辦需求系統利用效率不高

在信息化的新時代，辦公信息化科技化已經成為各個組織的工作常態，采辦工作是一項復雜且繁瑣的工作，利用信息化系統來輔助采辦工作，提高采辦工作的效率是新時代企事業組織必備的硬件條件。當前，組織的采辦需求系統利用效率不高，阻礙了采辦需求工作提高工作效率。采辦需求系統利用率不高主要表現在以下幾個方面，一是采辦的管理系統不完善，流程與制度的制定缺乏高效性，使得采辦工作環節多耗時長;二是采辦的需求系統與業務系統關聯性差，使得采辦需求系統不能較好地支持組織的業務系統;三是組織的采購系統的咨詢系統未充分發揮作用，無法及時地為各個需求部門提供較好的咨詢服務，降低了組織的采辦工作效率。

二、給以需求為驅動的集中采辦模式下統籌工作的建議

（一）強化采購人員的主體責任

組織的采購工作是依法依規依照組織真實需求所采購，所以采購人員必須要具備較強的責任心和主動作為的意識，才能保障采購工作能夠依法依規地進行。因此，組織應該通過多渠道來強化采購人員的主體責任。一是通過宣傳教育提高采購人員的主體責任意識，如通過表彰會議、短片宣傳、文化宣傳活動等方式，讓采購人員提高榮譽感，自覺具備主體責任意識;二是通過激勵制度來強化采購人員的主體責任，對在采購工作中表現突出，具有較強的積極主動性和擔當意識的優秀職工，進行物質和精神獎勵，鼓勵和宣揚這種行為，使得更多的采購人員自覺激勵自己增強責任意識，而對主體責任意識較差，容易推卸責任的采購人員，應進行積極的批評教育，使之不斷地提高自我的責任擔當意識;三是公開征求相關專家或第三方專業機構的意見，根據組織具體采購需求特點靈活選擇專家的意見，使得專家意見符合組織采購的實際需求。

（二）規范采購需求工作

規范化、標準化采購需求工作能夠有效地提高采購統籌工作的效率。采購需求工作統一化、標準化采購物資品類、名稱、型號等，有利于采購人員準確地采購相關物資，同時也能夠有效地提高驗貨效率。規范化、標準化采購需求工作的方法如下：一是將相同品類的物資進行歸納匯總，盡量分成一級目錄后，再根據一級目錄分為二級目錄以及三級目錄等，使得相關人員能夠準確高效地根據大類找到對應的小類物品。分類必須有據可依，同時有相應的分類解說，以便相關人員能夠更為便捷地辨認出各類物品的種類;二是標準化采購需求統籌表和申請表等，采購人員應按照相關分類及相關采辦要求，制作標準化的統籌工作表格，表格盡量以選擇題的形式出現，便于相關需求申請人員能夠準確地根據類別對采購物資進行詳細準確的描述。從而提高采購統籌工作中的溝通效率，避免反復溝通修改返工。三是，根據集中采購的具體情況，按照類別成立采購小組，明確不同采購小組的工作職責、采購程序、采購要求等。各個不同的采購物資根據類別進行分析后，相對應的采購小組與相應的業務需求部門進行溝通，這樣能夠更加高效地溝通采購需求，從而提高采購統籌工作的效率。

（三）完善采辦需求系統

采辦需求系統的進一步完善需要從多方面著手，需要從采辦人員、信息系統、業務流程、制度等方面進行逐一關聯與完善。首先需要提高采辦人員的綜合素質，根據組織內采購人員的整體素質，對采購人員進行相應的培訓，提高采購人員的責任意識、專業素質和其他相關素質，同時定期組織采購人員進行最新的法律法規知識的學習，對采購信息系統的學習，熟練掌握采購必備的相關技能和知識。其次，提高信息系統的利用效率，將采購系統與各個相互聯系的業務系統進行關聯，根據業務需求來分析采購需求。再次，優化業務流程，集中采購的工作，會集中組織中各個部門的統一采購需求，這樣會使得采購需求的量及工作內容較大，從而增加采辦需求工作的統計與分析時間，梳理組織的業務流程，將不必要的業務流程和審批流程進行精簡，提高采購需求工作的溝通效率和審批效率，從而提高采購工作的統籌工作的效率。最后，完善采辦咨詢機制。采辦工作需要良好的溝通能力，在采購需求統計及后期的相關采辦工作中，無時無刻需要對細節進行溝通和分析，為了提高采購統籌工作的溝通效率，采購需求采集人員需要時刻對不清楚的細節工作與業務部門保持密切的溝通，從而保障采購信息的準確性。

三、結束語

綜上所述，采購工作的核心是基于業務部門的需求，因此，基于需求的采購統籌工作要圍繞需求來進行。本文所提出的以需求為驅動的分析集中采辦模式下的統籌工作，需要以需求為核心來分析。集中采辦模式使得采辦工作量十分龐大和繁瑣，需要采購人員投入較大的時間和精力，據此，本文根據采辦需求中存在的主要問題進行了分析，圍繞問題提出了強化采購人員的主體責任、規范采購需求工作和完善采辦需求系統等措施。這些措施需要根據組織的具體情況進行調整后使用，需使得方法在實際采用過程中切合實際，且方法細化后具備較強的可行性后運用。

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