淺析會計電算化背景下事業單位會計檔案管理

蔣正益

摘 要 在科技的推動下，國家信息化水平全面提升，會計電算化已經成為事業單位賬務處理的重要模式。在會計電算化背景下，做好會計檔案管理工作是現行財務檔案管理的當務之急。本文主要以事業單位會計檔案管理為主題，分析檔案管理會計電算化推行當中存在的問題，并針對問題制定應對策略。

關鍵詞 事業單位 會計電算化 會計檔案管理

一、會計電算化背景下規范會計檔案管理的重要意義

事業單位會計檔案主要是指在會計管理工作當中所形成的數據資料，包括會計圖標、文字、數字、憑證等內容，在信息時代，會計檔案既包括傳統紙質檔案，也包括電子檔案。對于事業單位而言，會計檔案是財務預算、收支的主要憑證。在我國最新頒布的《會計檔案管理辦法》中明確了會計檔案的相關內容，如管理手段、內容范圍等，并對其相關銜接也作出了具體的規定。

在會計電算化背景下，會計檔案具有以下特點：

其一，內容廣泛。會計電算化實現了會計檔案范圍的有效拓寬，無論紙質檔案還是數字化信息檔案均屬于其內容，同時，會計檔案還與數據庫、處理系統等密切關聯。

其二，承載形式更加廣泛。在會計電算化背景下，會計檔案存在的形式更加廣泛，既存在于紙質載體上，也存在于光盤、U盤、硬盤在內的各種介質中，還存在于遠程服務器數據庫存中。

其三，運行環境相對特定。在傳統模式下，檔案管理較為簡單，只需要提供紙質檔案即可滿足信息查閱需求，但在電算化背景下，需要具備相關的信息技術水平和專業知識，對應用人員以及電子檔案管理人員提出了更高的要求。

其四，信息利用程度高，共享力度大。在會計電算化模式下，會計檔案信息實現了有效處理，而且實現了數據之間的有效鏈接，使用者通過登錄系統即可獲取大量授權信息，同時這些數據信息經過系統處理，能夠有效地為使用者提供參考依據，更好地發揮數據的價值性。

其五，會計檔案的安全要求更高。會計信息儲存于光盤、U盤、硬盤等介質上，在一定環境下，會導致信息被非法修改、復制或銷毀。此外，會計信息化下的會計檔案處理均借助于網絡信息技術，對網絡運行安全、系統安全、軟件穩定性均具有較為嚴格的要求，一旦任一系統出現問題，就會影響會計檔案的安全性。

可見，隨著信息技術的不斷發展，對電算化會計檔案管理有更高的要求。需要不斷完善管理機制，更新會計管理系統，保證信息數據的真實性、完整性，這也能夠為單位持續健康發展提供基本資料的保障。

二、事業單位電算化會計檔案管理存在的問題

（一）對會計電算化檔案管理認識不足

部分事業單位在發展中并未對會計電算化檔案管理予以重視。尤其是高層領導對其重視度不足。新的《會計檔案管理辦法》實施以來，單位沒有按照相關要求及時改變，大多沿用以前的管理模式，使會計電算化檔案管理流于形式，同時對會計檔案管理的完整性和真實性也造成了影響。

（二）會計檔案管理的制度規范不完善

從目前電子會計檔案的使用管理情況來看，缺乏完善的管理機制，在檔案管理當中存在諸多問題，沒有考慮到會計電算化后會計檔案的特殊性，缺乏針對性的檔案管理制度，原有的檔案管理制度對電算化背景下的會計檔案管理指導性不強。并且在電子檔案模式下，對應數據信息主要運用硬盤、U盤等工具予以保存，這就容易引發數據損壞、丟失、泄露，數據安全性存在隱患。事業單位從手工記賬到單機版財務軟件記賬，再到網絡版財務軟件記賬，記賬形式不斷變化，然而管理體制并沒有隨著記賬形式的改變采取相應的改變，管理制度也沒有隨著記賬形式的發展逐步完善。對于存在于U盤、光盤和硬盤以及遠程服務器中的電子檔案，缺乏指導性強的收集歸檔制度、借閱使用和銷毀制度。

（三）電算化會計檔案管理人員設置不合理、專業水平不高

由于機構及人員編制設置緊張，大多數事業單位都是一人兼任多個工作崗位。在檔案管理方面，隨著《會計檔案管理辦法》的出臺，對原有制度規范進行了優化，其中對檔案分類問題作出了詳細論述，包括紙質檔案、電子檔案對應的內容、保存程序、消除方式等。與傳統檔案管理不同，會計電算化模式下的檔案管理與信息、技術、軟件、網絡、電算化知識、會計專業水平等密不可分，由于我國電算化教育人才滯后及單位人員不足等原因，事業單位也沒有配備這樣專業的人才。研究發現，會計檔案管理人員并不專業，尤其是事業單位人員多由財務部門轉崗而成，不具備檔案管理專業知識以及會計電算化技能，沒有經過專門的培訓，且同時兼任多項工作，造成檔案管理簡單粗暴。

（四）存在網絡和日常安全隱患

網絡信息化雖然為事業單位檔案管理提供了便利，但由于網絡自身缺陷，使得檔案管理面臨諸多安全風險。會計檔案信息處理需要及時對數據信息進行保存、備份，以避免由于系統故障或網絡風險引發的數據丟失、損害等問題，不過事業單位財務人員缺乏備份意識，沒有及時將數據進行備份，一旦計算機出現故障或網絡出現安全問題，很可能造成數據丟失或篡改。財務部門沒有配備專業的計算機維護人員，只是通過對財務人員的培訓，由財務人員對自己所使用的計算機進行日常維護，如果出現專業問題，財務人員很難解決。在維護中，對一些計算機的專業操作不熟悉，不能保證計算機的安全性，同樣容易造成數據泄露、丟失等問題發生。同時，在網絡時代，全網互聯，計算機數據儲存面臨著網絡病毒、黑客侵犯的危機，一旦遭遇入侵，整個網絡將會癱瘓，數據泄漏，給國家或單位造成不可挽回的損失。

三、完善事業單位電算化會計檔案管理的對策

（一）正確認識電算化會計檔案管理的重要性

在國家檔案管理工作中，事業單位會計檔案管理是主要的構成因素，并在其中發揮著重要作用，而電算化會計檔案管理又是單位會計管理工作的重中之重。對此，單位領導要重視檔案管理，正確認識會計檔案管理的重要性，只有高層領導從思想上予以重視，才能引起基層工作人員的注意，真正發揮會計檔案管理的價值。

（二）建立完善會計檔案管理制度

隨著會計檔案管理模式的轉變，必須對原有會計檔案管理制度進行優化，使其更好地滿足電算化背景下的檔案管理需求。對于事業單位而言，要制定完善的會計檔案搜集、查閱、保存、使用、銷毀等機制，明確操作流程，同時，要針對會計電算化特征，完善電子檔案安全保障機制，提高數據的安全性。具體可從以下方面入手：

一是完善信息搜集、歸檔機制。傳統會計信息搜集與會計電算化數據搜集存在差異，對此要根據新的數據搜集流程制定對應的制度體系。如會計憑證、財務報告、賬簿可以率先進行打印，并由相關主體簽字、蓋章后裝訂成冊予以歸檔。其他會計資料也應按要求及時歸檔。

二是構建備份機制，增強會計檔案的安全性。電算化會計檔案管理主要以計算機為依托，通過軟件信息技術處理實現檔案信息的數據化管理，所有數據儲存在數據庫，易導致數據丟失、損害。對此，可以通過檔案備份機制構建來增強數據的安全性，做到防患于未然。此外，還要對系統安全性進行定期維護，做好安全防護。

三是完善檔案儲存機制。在新的發展階段，在傳統紙質檔案管理方面，應注意防潮、防塵、防火、防盜等;對于電子會計檔案，要注重防磁化、防塵等處理工作，同時做好數據編碼，提高數據檢索利用效率。

四是構建會計檔案借閱機制。單位會計檔案具有相對保密性，極少外借，若需借閱，必須依據相對制度規范進行借閱，而且要做好檔案歸還檢查工作，確保歸還時信息的完整性，此外，出借人不得泄露檔案信息。

五是檔案銷毀制度。對于達到銷毀年限且經鑒定可以銷毀的會計檔案，須列舉清單，明確被銷毀檔案卷號、編號、冊數等內容。電子檔案的銷毀必須與國家相關法律法規相吻合，遵循電子檔案銷毀若干規定，須由會計機構、單位檔案管理機構等多部門聯合監銷。對于債權債務尚未結束的檔案內容，即便到期也不能予以銷毀，針對此類檔案，需將紙質檔案獨立保存，同時轉存電子檔案，做好獨立保管工作，當債務問題解決后方可按程序銷毀。

（三）配備專業人員，提升專業素養

會計電算化檔案管理對管理人員有更高要求，不僅要求其具備專業的檔案管理知識，還要求其具備計算機技術等。對此，單位應當單獨設立會計電算化檔案管理人員，并結合單位檔案管理需求制定對應的培訓機制，邀請專業人員對各個崗位的檔案管理工作進行專業的針對性強的培訓，提升從業者的綜合素質，建立一支既懂財務又懂電算化檔案管理的復合型人才。安排專業人員從事專業工作才能提升單位的會計電算化檔案管理的整體水平。

（四）加強網絡和日常安全管理

在網絡時代，網絡安全一直是信息化建設當中面臨的主要難題，在電算化檔案管理當中，同樣需要注重網絡安全問題，要通過安全防護、網絡預警機制構建等來保障系統安全運行，為數據儲存、傳遞提供良好的網絡環境。事業單位在檔案管理中可以構建密碼管理機制，通過授權方式對登錄人員予以限制，嚴禁非受權人員登錄和使用該計算機或軟件。做好信息化系統的安全管理，設置防火墻，加大系統安全防護力度。構建專用網絡，禁止外網使用的U盤或存儲媒介在其計算機上使用。不斷修復系統漏洞，定期更新軟件系統，采取最新硬件設備，降低風險發生概率。對于計算機硬盤容量不足的，要及時增加硬盤容量或更換計算機。構建網絡安全預警體系，做好潛在風險的防范，一旦發現風險，要第一時間予以處理，同時做好數據信息的備份工作，提高數據儲存的安全性。

四、結語

在網絡信息化時代，會計電算化已經成為檔案管理的重要運行模式，事業單位在檔案管理工作當中即要發揮這一模式的積極作用，提高檔案管理效率，又要做好該模式的風險預防工作，通過管理制度優化、安全預警機制構建、專業人才隊伍培養等來為檔案管理工作提供堅實的保障。

（作者單位為廣安市中心血站）

參考文獻

[1] 宋媛媛.會計電算化條件下事業單位會計檔案管理探析[J].現代辦公，2019（4）：174.

[2] 劉冶.基于會計電算化的財務檔案管理信息化建設[J].科技經濟信息化，2018（11）：27-29.

[3] 蔡俏冰.淺析事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題[J].辦公室業務，2017（11）：111.

[4] 朱紅霞.會計電算化條件下事業單位檔案管理研究[J].中國管理信息化，2017（8）：48.