論事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

摘要：隨著我國經濟與科學技術迅猛發展，事業單位檔案管理需要不斷轉變管理方式才能滿足社會發展的需要。而且事業單位檔案管理信息化也是一種新的發展趨勢，但是任何事物的發展都需要一個磨合和適應的過程，因此，我們要發現并找到事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并采取科學、合理的措施去解決這些問題，從而促進其在信息化建設道路上的順利發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

現代科學技術的發展可以說是日新月異，無論是事業單位的檔案管理還是社會上的企業管理都需要與時俱進，這樣才能使企事業單位的發展跟上時代的腳步，從而促進其本質上的發展。事業單位檔案管理信息化是以網絡技術、計算機技術、數據庫技術等為基礎的一種現代化管理方式。信息化在事業單位檔案管理中的應用可以使檔案中的各種數據匯總至數據庫，從而更加便于管理人員的使用，進而也提高了管理人員的工作效率_[1]。

一、事業單位檔案管理信息化的優勢

檔案管理是事業單位發展過程中的重要組成部分，也是管理人員管理水平與管理質量的重要體現。因此，檔案管理信息化可以促進事業單位的有序發展，其中的重要性主要體現在以下幾個方面。

首先，完善了事業單位檔案管理的管理方式。在信息技術不斷發展的今天，傳統的檔案管理方式越來越不能滿足人們工作的需要，而檔案管理的信息化健全了事業單位的管理體系，使事業單位的發展得到了進一步完善。在事業單位檔案管理建設中推行信息化建設，不止促進了檔案管理的發展，完善了管理人員的管理方式，還提高了管理人員的管理效果，從而使得事業單位的檔案管理水平得到了極大的提升，進而促進了事業單位的有序發展。

其次，使得檔案資源得以充分利用。在事業單位檔案管理工作的進程中，對檔案進行信息化的管理，可以使檔案信息得到充分且合理的運用，從而推動了事業單位各項決策的實施和開展。在檔案管理工作不斷完善的過程中，利用信息化技術，可以使得檔案收集、檔案整理、檔案保管等等一系列的工作更加數據化、更加平臺化，還更加具有便利性和安全性。信息化技術也使得所需管理的資源得到了充分利用，從而大大地促進了管理人員的管理效率，也為檔案管理工作的順利開展提供了有效保障。

最后，提高了檔案管理的管理質量。傳統的事業單位檔案管理方式比較偏向人工化，主要依靠的是管理人員在檔案室進行查找、整理以及統計等工作，這種工作模式，需要耗費大量的人力，而且工作效率也比較低。如今的辦公模式越來越趨于自動化和無紙化等現代化的工作模式，而信息化檔案管理模式就是一種現代化的管理方式，使檔案的生成發生了較大改變。檔案管理信息化使所需管理的要素可以統一呈現在計算機的管理系統中，像起草、下發等工作流程都可以在計算機和通訊線路中進行，也使得檔案信息具有了真實性、系統性、價值性等特征，從而使得管理工作更加完善，進而促進了管理質量的不斷提升。

二、阻礙事業單位檔案管理信息化建設的因素

（一）檔案管理信息化沒有得到應有的重視

在實際的事業單位檔案管理工作中，由于管理方式與管理能力等因素的限制，管理人員沒有充分進行檔案管理信息化的建設，從而就造成了檔案管理信息化開展的片面性。這一問題產生的根本原因是由于事業單位對此的不重視，只單純的認為檔案管理就是利用計算機進行管理。檔案管理信息化建設過程中，計算機管理檔案信息只是管理工作的開始，信息化管理還包括了電話通信、網站建設等工作。

（二）檔案管理人員的管理水平有待提高

在大部分的事業單位中，管理人員的現代化技術水平都普遍偏低，現代高技術人才比較缺乏，其中關于檔案信息化處理的復合型人才更是少之又少，這一定程度上阻礙了信息化建設的進程。同時，現在的事業單位檔案管理人員長期處于傳統的管理方式中，對信息化技術沒有足夠的認識和了解，這就使得管理人員在檔案管理過程中無法有效掌握信息技術_[2]。

（三）檔案管理工作缺乏安全性

事業單位的檔案管理中有許多需要保密的信息，如果進行信息化建設，就需要對這些信息進行聯網處理，而在聯網以后就會產生信息泄露、信息篡改、被病毒入侵、被黑客攻擊等隱患，這諸多因素都阻礙了檔案管理的信息化建設。同時，還有一部分原因是管理人員的安全意識薄弱，從而也容易發生泄密的問題。

三、事業單位檔案管理信息化的應用措施

（一）加強領導及管理人員對信息化的認識

在部分事業單位中，由于領導沒有認識到信息化管理的重要性，只單純的認為當前的管理方式已經適應了單位發展的需要，不用投入大量的資金進行信息化建設，這是阻礙信息化進程的一方面原因。因此，我們要不斷提高領導對此的重視程度，并強化檔案信息化的推行力度，這才能從根本上促進信息化的發展。同時，對管理人員也要加強他們對此的認識，從而才能推動檔案管理信息化建設。

（二）對管理人員進行專業培訓

目前大部分的管理人員對信息化技術還處在表面的認識上，沒有對其大數據、云存儲等這一方面的認知，這也是阻礙信息化發展的一個重要因素，所以，管理人員對信息化要有一定的認識，才能有效提高其的專業技能水平。而且隨著計算機技術與網絡技術的發展，企業信息化已經成為如今的發展趨勢，這就需要管理人員必須掌握一定的相關技能。由于計算機技術和網絡技術更新換代比較快，事業單位不僅要對管理人員進行培訓，還要進行定期培訓，從而不斷更新他們的知識結構。

（三）完善網絡安全體系

事業單位檔案管理工作在進行信息化建設時，要重視自己的網絡安全問題，這樣才能有效抵御病毒、黑客等不安全因素的入侵。在進行網絡安全建設時，要嚴格細化檔案管理的等級，根據信息的保密程度來采取不同的防護措施，這樣也可以不斷完善網絡安全體系，從而推進事業單位檔案管理的網絡安全建設。

結束語

事業單位的檔案管理工作質量影響著事業單位的發展進程，因此，我們要不斷完善管理工作方式，從而推動事業單位的有序發展。事業單位檔案管理的信息化使得檔案管理工作的效率有了進一步提升，也使得檔案信息更加系統化。

參考文獻

[1]蔣濤.大數據技術在事業單位檔案管理中的應用分析[J].人力資源，2020（06）：90.

[2]武生萍.如何推進事業單位檔案信息化建設[J].人力資源，2020（06）：93.

作者簡介：郭忠（1969.05-），山東菏澤人，北京社會函授大學，大專，山東省濟寧市社會保險事業中心，研究方向：檔案管理。