科研項目財務管理信息系統存在的問題及應對策略探析

楊清 查榮麗 普云飛

中圖分類號：F275 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）04- 108- 02

摘 要 近年，在深化科研項目管理改革方面，財政部會同科技部先后制定《若干通知》（財教〔2011〕434號），《若干意見》（國發〔2014〕11號），《關于進一步完善若干意見》（中辦發〔2016〕50號）等文，提出一系列管理改革措施，意圖以管理改革釋放創新活力。在互聯網信息技術不斷普及的形勢下，科研項目財務管理信息系統的建設是科研院所應對改革的重要趨勢?；诖?，本文將探討科研院所在科研項目財務管理信息化系統運用上存在的問題，并提出切實可行的應對策略，希望為科研信息化管理改革的一線人員提供有價值的參考。

關鍵詞 科研院所 科研財務管理信息化系統 問題 對策

科研項目財務管理信息化系統是指在傳統的會計處理基礎上，應用網絡技術與計算機技術構建一個靈活的、綜合的集科研經費預算管理、線上審批和財務制單于一體，并且可以動態查詢、分析科研經費使用情況，服務于科研院所全局的財務管理信息化系統?？蒲许椖控攧展芾硇畔⒒倪\用是科研院所提高信息化水平，深化“放管服”政策，提高科研服務水平的重要舉措。利用計算機系統實現科研經費收支的預算控制和動態管理、分析科研經費使用情況和縮短審批簽字時間創造了良好的條件，進一步提高科研項目預算的執行率，有助于科研人員順利通過科研項目的結題審計驗收。與此同時，諸多原因也導致目前科研院所的科研財務管理信息化系統使用存在很多不盡人意的地方。

一、目前科研項目財務管理信息系統存在的問題

（一）系統設置及使用人員缺乏一定的安全和保密意識

隨著互聯網信息技術的快速發展，各行各業已經邁進了互聯網時代。就科研院所而言，科研項目財務信息也屬于科研機密，特別是對于涉密項目來說做到安全與保密尤其重要，直接影響到項目是否能夠順利完成。一方面部分科研院所在科研項目財務信息系統建設時，因種種原因未對數據做出有效的保密措施，甚至一些科研院所的信息系統未完全設置操作記錄、操作數據備份等基本功能，這樣一旦發生科研項目財務數據信息泄露就無從查究。另一方面項目負責人在使用權限的授權時，為了使用便利，開通過多權限，增加了項目財務數據泄漏風險。同時信息化工作中還存在系統癱瘓、外部病毒入侵等干擾，科研項目財務管理信息化依舊存在缺乏安全性和保密性的問題，系統的安全性有待提高。

（二）系統功能設置和使用缺乏適應性和靈活性

由于專門開發一個符合單位情況的個性化信息系統的設計難度較大、所需資金成本高，目前大部分科研院所使用的科研財務管理信息化系統都是從軟件公司購買已開發好的固定操作模塊。雖然這些信息系統能夠在一定程度上滿足科研經費管理政策，卻忽略了針對不同科研院所主體使用的適應性和靈活性，給具體使用人員帶來了困擾：

1.系統功能與院所實際使用情況不符，未盡其用

（1）科研項目經費中管理費的使用可分為直接使用和計提使用兩種方式，部分科研財務管理信息化系統沒有考慮到區分科管費的使用方法，導致收入模塊中的科研管理費扣除方式單一，與本單位實際情況不符，若進行修正需要對軟件進行二次開發，導致單位財務人員不得不放棄對這些模塊的使用。

（2）科研財務管理信息化系統想要利用網絡實現線上審批，就需要掃描上傳電子附件以便審批人在線查閱，但是受網速和計算機內存等因素影響，有可能導致電子附件打開速度較慢，相較直接審閱紙質附件會耽誤較長時間，一定程度上影響審批工作的效率，未能達到方便、快捷的使用初衷。

2.信息化系統與財務核算軟件銜接不順暢

科研經費管理信息化系統實質上是科研院所財務核算軟件的輔助系統，需要與財務核算互開關口，實現有效銜接以實現數據與會計科目的傳輸與共享。一旦出現系統后臺計算或取數邏輯差異的情況，會導致不同軟件系統之間出現銜接問題，無法正常工作或保存數據，影響信息系統的正常使用。

3.信息化系統售后服務不到位

目前科研經費管理信息化系統的軟件開發公司主要集中在北京、上海、廣州等計算機行業發達地區。地處中西部地區的科研院所采購的科研財務管理信息化軟件可能面臨后期服務異地化問題，系統使用過程中聯系售后服務人員主要依賴電話和網絡，經常出現系統有問題時聯系不上，或聯系上了問題得不到及時解決的情況。

（三）不同層級的科研信息系統各自為陣，缺乏整體性

一是在國家層面，“十三五”期間各級政府資金項目全面推行信息化管理平臺的建設及使用，但是由于各級政府資金科研來源的不同，各自開發的信息系統不同，一名承擔多個項目的科研人員可能同時持有多個信息平臺賬戶，需要根據資金來源的不同登錄不同的信息化管理平臺錄入項目信息，由此引起科研人員的異議。

二是在部分科研院所內部，財務部門和科研部門是科研項目財務管理信息化系統的主推部門，難以全面的與科研院所包括采購、庫房、合同等其他信息化系統的有效配合，各職能部門從自我業務層面出發推進信息化建設，各平臺彼此獨立，信息共享困難。以上原因都會導致經辦人員多系統重復使用，增加工作量，擠占工作時間的問題。

二、科研項目財務管理信息系統建設的對策探討

（一）加強科研項目財務管理信息系統安全性與保密性

科研項目財務管理信息系統建設后，科研院所需要在內部建立并完善監督與控制機制，鼓勵與引導相關人員學習有關法律法規，嚴格按照科研院所的保密制度和相關財務制度來開展工作，不得隨意泄露科研項目財務管理信息系統的賬號與密碼，避免科研院所的項目信息和財務信息流出。與此同時，科研院所需要加強信息系統的數據保密工作，要從硬件和軟件方面注重安全性和保密性措施的實施，如局域網登錄、設置防火墻、增加軟件操作記錄功能、定期數據備份管理等，重要的信息資料需要做好穩妥備份保存工作，在享受信息化帶來的便捷性的同時，也不失安全性和保密性。

（二）注重科研院所信息系統的整體頂層設計

科研院所信息系統的全面應用涉及單位的管理模式、組織架構、業務流程等方面，是一個復雜的管理與組織革新過程。單位信息系統的頂層設計應作為科研院所最高領導層面高度重視的工作，至上而下地為信息系統全覆蓋使用提供支持。在當前業財融合信息化的模式下，建立從經辦的業務部門發起，依次傳遞到采購、庫房、合同管理等各相關部門，形成以業務流引導經濟流的業務閉環設計，才是充分發揮科研院所信息系統使用功效的基礎，同時也解決了單位內部多賬號多平臺登錄的問題。

（三）增強科研項目財務管理信息系統的適應性和靈活性

1.規范流程設計

每一個科研院所都有自己的研究重點領域和行業特點，在推進科研項目財務管理信息系統建設時需要充分做好前期調研，結合自身實際情況，與系統開發公司深入溝通，全程主導，一定要把單位特有的業務管理內容鑲嵌到系統的流程中，務必將科研項目管理與財務核算管理緊密聯系，這樣才能為科研人員管理項目提供便捷，并且能更真實地反映科研項目財務數據。如設計項目支出的審批環節時，應實時結合國家關于科研項目經費管理辦法的相關規定；設計項目費用統計表時分類統計匯總，結合科研人員與財務人員的需求為主導，靈活的增加“借款在途”“實際到賬率”“執行率”等，做到直觀明了。

2.建立健全管理制度和使用操作流程

以制度來規范操作流程，明確項目管理過程中各部門人員的崗位職責，合理設置內部控制的關鍵崗位，明確劃分職責與權限，實施相應分離措施，形成相互制約、相互監督的工作機制；明確各崗位辦理業務和事項的權限與范圍、審批程序與相關責任；明確信息內部公開的內容、范圍、方式和程序。建立信息化系統維護工作小組，人員包含各個業務部門人員以及相關軟件開發公司售后服務人員，明確信息化使用過程中各維護人員的職責，劃分權限，各司其職，以問題的解決時間、更正缺陷的效率等具體指標來明確獎懲機制，與人員績效和軟件公司維護費的發放掛鉤。

（四）提升科研財務助理的綜合業務素質

科研財務助理的綜合業務素質直接影響著科研項目財務管理信息系統的建設成果和使用效果，科研院所要注重提升科研財務工作者的綜合業務素質，應定期組織系統化的系統使用培訓，促使科研工作者熟練掌握系統的運行管理與數據分析技能。

三、結語

總而言之，利用互聯網信息技術建設科研項目財務管理已經成為科研院所應對科研改革，改善自身經濟管理能力、強化項目管理的一種新趨勢。信息化系統不僅可以及時準確反映科研項目的財務信息，且有利于規范科研經費的預算管理。科研院所領導人和科研項目管理者必須要正視科研項目財務管理信息系統存在的問題，并采取切實有效的對策，增強信息化效率，讓系統使用人員能夠通過系統快速準確的查詢有效信息，真正的發揮系統的作用，為科研項目的順利開展奠定良好的基礎。